Wie eine Unternehmenszentrale wieder in Tritt kam – Reorganisation as its best!
Ausgangssituation
Der Klient der Roten Elefanten ist eines der größten Handelsunternehmen für Schuhe in Europa und beschäftigt mehrere tausend Mitarbeiter an mehreren hundert Standorten in vielen eurpäischen Ländern. Es waren und sind schwierige Jahre für den modischen Einzelhandel, wodurch auch für den Klienten der Roten Elefanten umfangreiche Umstruktrurierungen notwendig wurden.
Der Strukturwandel im Schuheinzelhandel erfordert ein generelles Umdenken, aber diverse Reformbemühungen, die intern eingeleitet wurden, führten nicht zum gewünschten Erfolg. Es gab mehrere Sanierungsinitativen in der Vergangenheit, mit von oben verordneten -10%-Programmen, die jedoch nicht den gewünschten Erfolg brachten. Das Unternehmensergebnis lag weit unter den Erwartungen.
Die Roten Elefanten wurden zur Durchführung einer Potenzialanalyse eingeladen, um mögliche Verbesserungspotenzialegenau zu betrachten. Erster Schritt: Czipin durchleuchtet gründlich und erkennt diverse Schwachstellen.
Fitness Check Ergebnisse
Nach einem intensiven Fitness-Check (Analyse) der Organisation ergeben sich einige wichtige Indikatoren für das weitere Vorgehen. Vor allem erweisen sich Produktivitätspotenziale in der Aufbauorganisation und in den Ablaufprozessen entscheidende Produktivitätskiller.
Erkenntnis Nr. 1: Unübersichtliche komplexe Organisationsstrukturen behindern die Effizienz des täglichen Arbeitens. Die Aufbauorganisation zeichnet sich durch eine Vielzahl an „Direct Reports“ für den Vorstand aus, die bereits auf der obersten Ebene zu einer enormen Komplexität führen.
Erkenntnis Nr. 2: Unflexible, über die Jahre eingefahrene Arbeitsprozesse mit zahlreichen Detailschritten wurden nie grundlegend hinterfragt und führten zu einer Vielzahl von redundanten Kontroll- und Freigabeschritten.
Erkenntnis Nr. 3: Zahlreiche Systemmöglichkeiten zur effizienten Disposition der Waren zu den einzelnen Filialen waren zum einen nicht allen Mitarbeitern bekannt bzw. wurden nicht ausreichend genutzt. Einfache Dinge wurden kompliziert durchgeführt (z.B. Erstzuteilungen von Schuhen in die Filialen, Artikelverlegungen von einem Standort zum anderen, ..)
Erkenntnis Nr. 4: Die Führungskräfte auf allen Ebenen waren zwar absolute Fachprofis in ihrem Bereich, arbeiteten jedoch sehr isoliert und ohne Verständnis für die Probleme und Sorgen der eigenen sowie der anderen Abteilungen. Damit blieb der Blick auf das Ganze verstellt, jeder hatte nur die Probleme und Ziele des eigenen Bereichs im Visier.
Am Ende des Tages drückten unnötig hohe Overhead-Kosten (indirekte Kosten) auf die Ergebnisrechnung der einzelnen Filialen und machen einen wirtschaftlichen Betrieb nahezu unmöglich. Negativer Effekt ist, dass auch das gesamte Unternehmensergebnis immer weniger wird.
Wie eine Unternehmenszentrale wieder in Tritt kam – Reorganisation as its best!
Ausgangssituation
Der Klient der Roten Elefanten ist eines der größten Handelsunternehmen für Schuhe in Europa und beschäftigt mehrere tausend Mitarbeiter an mehreren hundert Standorten in vielen eurpäischen Ländern. Es waren und sind schwierige Jahre für den modischen Einzelhandel, wodurch auch für den Klienten der Roten Elefanten umfangreiche Umstruktrurierungen notwendig wurden.
Der Strukturwandel im Schuheinzelhandel erfordert ein generelles Umdenken, aber diverse Reformbemühungen, die intern eingeleitet wurden, führten nicht zum gewünschten Erfolg. Es gab mehrere Sanierungsinitativen in der Vergangenheit, mit von oben verordneten -10%-Programmen, die jedoch nicht den gewünschten Erfolg brachten. Das Unternehmensergebnis lag weit unter den Erwartungen.
Die Roten Elefanten wurden zur Durchführung einer Potenzialanalyse eingeladen, um mögliche Verbesserungspotenzialegenau zu betrachten. Erster Schritt: Czipin durchleuchtet gründlich und erkennt diverse Schwachstellen.
Fitness Check Ergebnisse
Nach einem intensiven Fitness-Check (Analyse) der Organisation ergeben sich einige wichtige Indikatoren für das weitere Vorgehen. Vor allem erweisen sich Produktivitätspotenziale in der Aufbauorganisation und in den Ablaufprozessen entscheidende Produktivitätskiller.
Erkenntnis Nr. 1: Unübersichtliche komplexe Organisationsstrukturen behindern die Effizienz des täglichen Arbeitens. Die Aufbauorganisation zeichnet sich durch eine Vielzahl an „Direct Reports“ für den Vorstand aus, die bereits auf der obersten Ebene zu einer enormen Komplexität führen.
Erkenntnis Nr. 2: Unflexible, über die Jahre eingefahrene Arbeitsprozesse mit zahlreichen Detailschritten wurden nie grundlegend hinterfragt und führten zu einer Vielzahl von redundanten Kontroll- und Freigabeschritten.
Erkenntnis Nr. 3: Zahlreiche Systemmöglichkeiten zur effizienten Disposition der Waren zu den einzelnen Filialen waren zum einen nicht allen Mitarbeitern bekannt bzw. wurden nicht ausreichend genutzt. Einfache Dinge wurden kompliziert durchgeführt (z.B. Erstzuteilungen von Schuhen in die Filialen, Artikelverlegungen von einem Standort zum anderen, ..)
Erkenntnis Nr. 4: Die Führungskräfte auf allen Ebenen waren zwar absolute Fachprofis in ihrem Bereich, arbeiteten jedoch sehr isoliert und ohne Verständnis für die Probleme und Sorgen der eigenen sowie der anderen Abteilungen. Damit blieb der Blick auf das Ganze verstellt, jeder hatte nur die Probleme und Ziele des eigenen Bereichs im Visier.
Am Ende des Tages drückten unnötig hohe Overhead-Kosten (indirekte Kosten) auf die Ergebnisrechnung der einzelnen Filialen und machen einen wirtschaftlichen Betrieb nahezu unmöglich. Negativer Effekt ist, dass auch das gesamte Unternehmensergebnis immer weniger wird.
Zielsetzung des Fitness Trainings
Aus den Erkenntnissen des Fitness Check ergibt sich folgender Schluss: Die Roten Elefanten müssen gemeinsam mit dem Klienten ein neues Geschäftmodell entwickeln, das auf die effiziente „Servicierung“ von Kunden (bedeutet in diesem Fall in erster Linie die Filialen) abzielt.
Effiziente Ablaufsysteme mit intelligentem Automatisierungsgrad (viele Automatisierungsmöglichkeiten z.B. bei Warensteuerung waren in den IT Systemen vorhanden, wurden aber nicht genutzt)
Weniger Abteilungen mit umfassenderen Verantwortlichkeiten (die Organisationsstruktur wurde deutlich „abgespeckt“)
An neue Anforderungen angepasste Personalstruktur (-25% Personal bei gleicher bzw. sogar qualitativ besserer Leistung)
Ein Planungs- und Steuerungssystem, das Entscheidungen fordert und fördert (anstatt Instrumente, die den wahren Zustand des Unternehmens verschleiern)
In die Zukunft orientiertes Verhalten (keine Erklärungen warum etwas nicht funktioniert, sondern zielgerichtete Maßnahmen)
Umsetzung und Implementierung
Zentraler Schritt ist zunächst einmal die Entwicklung eines neuen, serviceorientierten Geschäftsmodells, das aus Sicht der Filialen (und damit Kunden)an der Reihe, das in erster Line lösungsorientiert statt problem- und regelorientiert, wie in der Vergangenheit, sein muss.
Grundvoraussetzung für eine effizientere Arbeitsweise ist ein umfassendes Systemtraining der bestehenden Mannschaft, um die vorhandenen IT-Möglichkeiten optimal auszuschöpfen. Denn, was eh schon im bestehenden ERP-System vorhanden ist, muss nicht erst mühsam neu entwickelt und konzipiert werden.
Gleich zu Beginn des Fitness Trainings wird die Organisationsstruktur deutlich vereinfacht und die Anzahl der „Direct Reports“ für den Vorstand um die Hälfte reduziert. Dies geschieht in mehreren Workshops auf der Top-Unternehmensebene gemeinsam mit Human Resources. Mit dieser schlanken Struktur ist auch gleich sichergestellt, dass die Verantwortungen klar und unmissverständlich geregelt wird. Dieser Schritt auf der Top Ebene fand auch in der gesamten Belegschaft die entsprechende Akzeptanz.
Die gemeinsame Erarbeitung und Implementierung von neuen, pragmatischen Planungs- und Steuerungssystemen sorgt für Transparenz und führt bis heute zu besseren und vor allem nachvollziehbaren Entscheidungen. Das Motto hierbei ist: „Zahlen und Fakten anstatt Bauchgefühl und Erfahrung.“
Letzten Endes wird mit dem gesamten Fitness Training und den damit verbundenen Maßnahmen eine neuartige Kultur im Unternehmen implementiert, die Lösungen generiert, anstatt vor Problemen zu kapitulieren.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den gesamten Veränderungsprozess war die intensive Einbeziehung eines super motivierten internen Projektteams aus teilweise jungen und teilweise sehr erfahrenen Experten aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens. Alle Mitglieder dieses Projektteams waren „progressive Querdenker“ und wollten aus tiefster Überzeugung eine Veränderung der eingefahrenen Prozesse und Verhaltensweisen herbeiführen. Durch dieses interne Projekt-Team wurde der positive Spirit der Veränderung in alle Unternehmensbereiche getragen.
Kundennutzen durch die Roten Elefanten
Im gesamten Overhead-Bereich (indirekte Bereiche, Verwaltung) wurden durch die Vereinfachung der Prozesse und Strukturen innerhalb eines Jahres 25% der Personalkosten bei gleichzeitiger Erhöhung des Service-Levels für die Filialen reduziert.
Neben den nüchternen Zahlen wurde durch das gemeinsame Fitness Training ein „Wir Gefühl“ in der gesamten Belegschaft etabliert, das…
…einen Motivationsschub nach sich zog, der bis heute anhält und die gesamte Mannschaft beflügelt.
Zielsetzung des Fitness Trainings
Aus den Erkenntnissen des Fitness Check ergibt sich folgender Schluss: Die Roten Elefanten müssen gemeinsam mit dem Klienten ein neues Geschäftmodell entwickeln, das auf die effiziente „Servicierung“ von Kunden (bedeutet in diesem Fall in erster Linie die Filialen) abzielt.
Effiziente Ablaufsysteme mit intelligentem Automatisierungsgrad (viele Automatisierungsmöglichkeiten z.B. bei Warensteuerung waren in den IT Systemen vorhanden, wurden aber nicht genutzt)
Weniger Abteilungen mit umfassenderen Verantwortlichkeiten (die Organisationsstruktur wurde deutlich „abgespeckt“)
An neue Anforderungen angepasste Personalstruktur (-25% Personal bei gleicher bzw. sogar qualitativ besserer Leistung)
Ein Planungs- und Steuerungssystem, das Entscheidungen fordert und fördert (anstatt Instrumente, die den wahren Zustand des Unternehmens verschleiern)
In die Zukunft orientiertes Verhalten (keine Erklärungen warum etwas nicht funktioniert, sondern zielgerichtete Maßnahmen)
Umsetzung und Implementierung
Zentraler Schritt ist zunächst einmal die Entwicklung eines neuen, serviceorientierten Geschäftsmodells, das aus Sicht der Filialen (und damit Kunden)an der Reihe, das in erster Line lösungsorientiert statt problem- und regelorientiert, wie in der Vergangenheit, sein muss.
Grundvoraussetzung für eine effizientere Arbeitsweise ist ein umfassendes Systemtraining der bestehenden Mannschaft, um die vorhandenen IT-Möglichkeiten optimal auszuschöpfen. Denn, was eh schon im bestehenden ERP-System vorhanden ist, muss nicht erst mühsam neu entwickelt und konzipiert werden.
Gleich zu Beginn des Fitness Trainings wird die Organisationsstruktur deutlich vereinfacht und die Anzahl der „Direct Reports“ für den Vorstand um die Hälfte reduziert. Dies geschieht in mehreren Workshops auf der Top-Unternehmensebene gemeinsam mit Human Resources. Mit dieser schlanken Struktur ist auch gleich sichergestellt, dass die Verantwortungen klar und unmissverständlich geregelt wird. Dieser Schritt auf der Top Ebene fand auch in der gesamten Belegschaft die entsprechende Akzeptanz.
Die gemeinsame Erarbeitung und Implementierung von neuen, pragmatischen Planungs- und Steuerungssystemen sorgt für Transparenz und führt bis heute zu besseren und vor allem nachvollziehbaren Entscheidungen. Das Motto hierbei ist: „Zahlen und Fakten anstatt Bauchgefühl und Erfahrung.“
Letzten Endes wird mit dem gesamten Fitness Training und den damit verbundenen Maßnahmen eine neuartige Kultur im Unternehmen implementiert, die Lösungen generiert, anstatt vor Problemen zu kapitulieren.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den gesamten Veränderungsprozess war die intensive Einbeziehung eines super motivierten internen Projektteams aus teilweise jungen und teilweise sehr erfahrenen Experten aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens. Alle Mitglieder dieses Projektteams waren „progressive Querdenker“ und wollten aus tiefster Überzeugung eine Veränderung der eingefahrenen Prozesse und Verhaltensweisen herbeiführen. Durch dieses interne Projekt-Team wurde der positive Spirit der Veränderung in alle Unternehmensbereiche getragen.
Kundennutzen durch die Roten Elefanten
Im gesamten Overhead-Bereich (indirekte Bereiche, Verwaltung) wurden durch die Vereinfachung der Prozesse und Strukturen innerhalb eines Jahres 25% der Personalkosten bei gleichzeitiger Erhöhung des Service-Levels für die Filialen reduziert.
Neben den nüchternen Zahlen wurde durch das gemeinsame Fitness Training ein „Wir Gefühl“ in der gesamten Belegschaft etabliert, das…
…einen Motivationsschub nach sich zog, der bis heute anhält und die gesamte Mannschaft beflügelt.
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Unterstützer und Helfer im Bereich Reorganisation, Führungsverhalten, Prozessoptimierung uvm. wollen wir als Ihr Partner gemeinsam an der Basis für Ihren zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Unterstützer und Helfer im Bereich Reorganisation, Führungsverhalten, Prozessoptimierung uvm. wollen wir als Ihr Partner gemeinsam an der Basis für Ihren zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
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