Das perfekte Beispiel für Einsparung der indirekten Kosten in der Verpackungsindustrie

Ausgangssituation

Unser Klient ist ein führender Verpackungshersteller in Europa. Aus der Zentrale in Österreich werden Werke und Niederlassungen in vielen europäischen Ländern gesteuert. Jedes Land, jede Niederlassung und jedes Werk ist allerdings mit seinen eigenen Herausforderungen konfrontiert. Der Konzern hat zwei Werke in Ungarn, die in den letzten Jahren wiederkehrend ihre eigenen Rekorde eingestellt haben.

In der Zentrale wurde zunächst ein Vergleich mit Werken in anderen Ländern angestellt und dabei wurde festgestellt, dass die absoluten Kosten zwar weit unter jenen in beispielsweise Österreich liegen, jedoch im Verhältnis zum Umsatz sind die Kosten für die Verwaltung in Ungarn übermäßig hoch. Aus Sicht der Managements ist das Rekordjahr somit kein Grund sich auf den Lorbeeren auszuruhen, sondern der richtige Zeitpunkt dem Trend der letzten Jahre entgegenzuwirken. Die Zeit ist gekommen, sich auf härtere Jahre vorzubereiten und neue Investitionen durch eine entsprechende Leistung rechzufertigen.

Aufgrund dieser Situation werden die Roten Elefanten von Czipin eingeladen einen Fitness Check der Organisation durchzuführen. Das Ziel ist, die Annahmen der Konzernzentrale zu überprüfen und die Gründe für diese offensichtlichen Abweichungen zu finden. Zusätzlich soll auch die Größe der Verbesserungsmöglichkeiten festgestellt sowie die ersten Ansatzpunkte und Maßnahmen definiert werden, damit ein Fitness Training im Sinne der Umsetzungsbegleitung die gewünschten Veränderung bringen kann.

Fitness Check Ergebnisse

Bereits nach den ersten Tagen des Fitness Checks wird klar, dass die ersten Analysen des Klienten völlig richtig sind. Es gibt nicht nur viele unterschiedliche Gründe für Ineffizienzen, sondern die Potenzialschätzungen des Kunden liegen sogar weit unter den tatsächlich möglichen Verbesserungen der beiden Werke.

Erkenntnis Nr. 1: Gleich zu Beginn fällt den Roten Elefanten die fehlende Transparenz in allen Bereichen auf. Es sind zwar alle MitarbeiterInnen sehr beschäftigt, aber keiner weiß was der andere tut und wann. Nur durch erheblichen Mehraufwand werden die entstehenden Fehler ausgeglichen.

Erkenntnis Nr. 2: Die beiden Standorte in Ungarn haben ein ausgeprägtes Konkurrenzdenken entwickelt. Das Gebot ist nicht an einem Strang zu ziehen sondern sich ganz bewusst eigene Strukturen aufzubauen. Dadurch entstehen viele unnötige Doppelgleisigkeiten, die ebenso zur Intransparenz beitragen.

Erkenntnis Nr. 3: Die Prozessabläufe sind chaotisch – Improvisation ist an der Tagesordnung. Die Prozesse in den beiden Standorten sind mit der Zeit einfach gewachsen, nicht aufeinander abgestimmt und somit auch nie hinterfragt worden. Dieses Bewusstsein für wenige effiziente Prozesse ist bei den Führungskräften und MitarbeiterInnen allerdings noch nicht vorhanden. Das tägliche Arbeiten wird dadurch immer chaotischer und ein positives Ergebnis am Ende des Tages ist auf die Improvisation der MitarbeiterInnen zurückzuführen.

Erkenntnis Nr. 4: Eine verlässliche Produktionsplanung findet nicht statt. Diese Tatsache ist in beiden Werken Teil der täglichen Herausforderungen bei. Die Planung wird mehrere hundert Male pro Tag angepasst und der aktuelle Stand ist nicht vorhanden. Die Vorhersage welche Aufträge und Produkte am Ende des Tages tatsächlich fertig sind, kann nicht getroffen werden. Keiner kennt sich aus, welcher der nächste Schritt ist.

Erkenntnis Nr. 5: Anstatt zu führen, verstecken sich die AbteilungsleiterInnen hinter administrativen Tätigkeiten. In all der Unsicherheit mit der fehlenden Transparenz, den unklaren Prozessen und der mangelhaften Planung ziehen sich die Führungskräfte in ihre Büros zurück. Sie versuchen, so gut es geht, selbst mitzuarbeiten. Somit fehlt der gesamten Situation auch noch das Regulativ, das zumindest versucht die Herausforderungen zu meistern, der Organisation Struktur zu geben und die MitarbeiterInnen zu führen.

Erkenntnis Nr. 6: Es gibt keine objektive Personaleinsatzplanung. Durch die vollkommen unsichere Planung und die vielen Richtungsänderungen sowie die fehlende Führung ist eine Einsatzplanung auch nicht mehr möglich. Ein Zustand, der die Produktivität des Unternehmens negativ beeinflusst und auch den MitarbeiterInnen die Motivation raubt. Es kommt vermehrt zu Extremsituationen, in welchen die MitarbeiterInnen entweder keine Arbeit haben oder unter einer extremen Belastung durch Spitzen im Arbeitsvolumen leiden.

Die Zielsetzung ist nach dem Fitness Check glasklar:

Die Bereiche Buchhaltung, Controlling, Auftragsverwaltung, Produktionsplanung, Logistik, Human Resources, Vertriebsinnen und -aussendienst, Entwicklung und Key Account Management beider Standorte sollen durch ein gemeinsames Fitness Training mit dem Klienten stark verbessert werden.

EIN Management-System mit dem Fokus Produktivität für alle Bereiche

Der erste Schritt für die Roten Elefanten war gemeinsam mit dem Team des Klienten das Thema Management System in Richtung „Produktivitätsmanagement System“ zu denken. Im Vordergrund steht, dass ein gemeinsames System entwickelt wird, dass allen Bereichen hilft und volle Transparenz liefert. Ein Management-System ist das zentrale System, das alle Informationen und Entscheidungen zusammenbringt. Lesen Sie mehr zum Thema „Management-Systeme“ hier. 

Die unterschiedlichen Zahlenwelten werden in einem gemeinsamen System vereint

Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Management System und die damit verbundene Transparenz ist eine gemeinsame, mit der Konzernzentrale abgestimmte, Zahlenwelt für beide Standorte. Damit hat auf einmal das gesamte Team denselben richtigen Blick auf das Geschäft und die aktuelle Situation. Sämtliche Entscheidungen werden nicht mehr nur nach Gefühl getroffen, sondern basieren auf denselben Zahlen und werden dadurch nachvollziehbar.

Für die indirekten Bereiche wird ein Prozess definiert

Die Prozesse in den indirekten Bereichen werden zusammengeführt, daraus resultiert, dass ein gemeinsamer Prozess definiert wird. Die Teams erkennen sehr schnell, dass der gemeinsame Prozess dafür sorgt, dass sie bei Bedarf immer Unterstützung  aus dem zweiten Standort bekommen. Zusätzlich hat der Prozess auch die Arbeit massiv vereinfacht, indem jetzt auch jeder weiß, was der andere zu tun hat.

Grundsteinlegung eines umfassenden Systems zur optimalen Personaleinsatzplanung

Mit dem neuen, einheitlichen Zahlensystem, dem neuen Prozess und den damit verbundenen klaren Aufgabenverteilungen konnten die Roten Elefanten nun den Grundstein für das Personaleinsatzplanungswerkzeug legen. Jede Aktivität wurde gemeinsam bewertet, unnötige Arbeitsschritte entfernt und Zielwerte für jeden Arbeitsschritt eingeführt. Mit viel Überzeugungskraft und gemeinsamer Arbeit an der Entwicklung wurde sehr schnell allen klar, welchen Mehrwert solch ein System haben kann.

Das Personaleinsatzplanungs-System vermag sogar verlässliche Vorhersagen für den gesamten Monat zu treffen…

Die Roten Elefanten sind noch einen Schritt weiter gegangen: Damit die Personaleinsatzplanung von den Führungskräften nicht als purer Mehraufwand gesehen wird, haben wir das System mit einem zusätzlichen Mehrwert, einer Vorschau-Funktion (Forecast), versehen. Für jeden Planungszyklus entwirft das System nun einen Vorschlag, wieviel Arbeit zu erwarten ist. Jede Führungskraft kann diese Vorschau anpassen, direkt in das Planungstool übernehmen und damit so die benötigte Personalstärke errechnen lassen.

… und ermittelt für jede Aufgabe einen effizienten WoMan-Power-Bedarf

Damit für alle Beteiligten die Planung transparent abläuft und dadurch keine Missverständnisse entstehen, haben die Roten Elefanten die Ergebnisse der Planung so zusammengefasst, dass jede/r MitarbeiterIn genau weiß, was wann zu tun ist. Somit gibt diese genaue Planung einerseits den Führungskräften die Möglichkeit immer genug richtige Ressourcen zur Verfügung zu haben und andererseits, dass die MitarbeiterInnen selbst über Transparenz und Flexibilität verfügen.

Das Personal wird so geschult, dass es flexibel für unterschiedliche Aufgaben einsetzbar ist, um Leerläufe zu vermeiden

Um die Personaleinsetzplanung noch effektiver umsetzen zu können, haben die Experten von Czipin mit dem Klienten nach MitarbeiterInnen gesucht, die neue Aufgaben übernehmen wollen. Die MitarbeiterInnen wurden intern geschult und sind dadurch in unterschiedlichen Abteilungen einsetzbar. Durch die dazu gewonnene Flexibilität ist sichergestellt, dass das Team zusammen alle Spitzen abdecken kann.

Checklisten für Auftragswünsche werden standardisiert, damit jeder im Team alle relevanten Infos erhält

Um die Qualität zu heben und den MitarbeiterInnen auch die Arbeit zu erleichtern, haben wir gemeinsam mit dem Klienten Checklisten erstellt, die die wichtigsten Fragestellungen bei einem neuen Auftrag abdeckt. Über die Checklisten geht keine Information verloren und die Weitergabe der Informationen an die Produktion wird strukturierter und somit fehlerfrei.

Coaching der Führungskräfte bis das Produktivitätsmanagement System in Fleisch und Blut übergegangen ist

Um die Werkzeuge und das gesamte Produktivitätsmanagement System vollständig zu nutzen und daraus den größtmöglichen Vorteil – eine signifikante Produktivitätssteigerung – zu erlangen, bedarf es täglichen Trainings und Coachings. Tag für Tag sind die Roten Elefanten mit den Führungskräften aller Abteilungen und Ebenen unterwegs und coachen sie so lange, bis das Produktivitätsmanagement System sitzt und sie so alle Bälle in der Luft halten können.

So wurden 25 Prozent Produktivitätssteigerung erreicht

Im gesamten indirekten Bereich des Klienten (Buchhaltung, Controlling, Auftragsverwaltung, Produktionsplanung, Logistik, Human Resources, Vertriebsinnendienst, Vertriebsaussendienst, Entwicklung und Key Account Management) und über alle Ebenen der beiden Standorte konnten die Roten Elefanten die Produktivität um mehr als 25 Prozent steigern.

Die Zusammenarbeit der Bereiche klappt nunmehr reibungsloser und führt zu mehr Gewinn

Die Roten Elefanten sorgen mit all den Maßnahmen und Werkzeugen dafür, dass die Zusammenarbeit zwischen den Bereichen reibungsloser und mit weniger Fehlern funktioniert. Dadurch entsteht weniger unnötige Arbeit und es folgt ein signifikant besseres Ergebnis!

Die Verwaltung der zwei Werke wurde erfolgreich zusammengelegt und das Wir-Gefühl gestärkt

Neben der Tatsache, dass die Verwaltung in weiten Bereichen zusammengelegt wurde, ist obendrein in den übrigen Bereichen die Gewissheit entstanden, dass es besser ist, einander zu unterstützen. Es ist ein „Wir-Gefühl“ entstanden.

Die im Ausland sitzende Zentrale bekommt endlich ein klares Bild der Lage vor Ort

Natürlich hat auch die Zentrale am Ende des Projektes enorm profitiert: Endlich haben sich alle Nebelschwaden verzogen und der Klient erhält ein gemeinsames klares Bild von beiden Standorten!