Wie ein Etikettenpapier-Hersteller den Gordischen Knoten löste

Ausgangssituation

Der Klient der Roten Elefanten ist ein Spezialist und führender Hersteller von Etikettenpapieren. Das österreichische Unternehmen produziert somit technische Spezialpapiere mit einem hohen Grad an Nachhaltigkeit für die Lebensmittel-, Getränke- und Konsumgüterindustrie. An zwei Standorten werden mit rund 590 Mitarbeitern 184.000 Jahrestonnen produziert – das entspricht rund 100 Milliarden Etiketten jährlich. Unglücklicherweise wurde nach schwachen Ergebnissen in den letzten Jahren und aus den unten genannten Gründen ein Verkauf oder das Stilllegen von Standorten überprüft.

Unterdurchschnittliches Auftragsvolumen wegen schlechter Konjunktur

Die Roten Elefanten wurden zur Durchführung einer Potenzialanalyse eingeladen, um mögliche Verbesserungspotenziale bzw. Schließungsvarianten genau zu betrachten.

Fitness Check Ergebnisse

Nach einem eingehenden Fitness-Check (Analyse) der Organisation ergaben sich einige wichtige Indikatoren für das weitere Vorgehen. Vor allem erwiesen sich Produktivitätspotenziale in den Ablaufprozessen. Am Standort A wurden 38 Prozent und am Standort B im Schnitt 47% nicht wertschöpfende Zeitverbringung identifiziert.

Zwei Standorte agieren parallel, nicht synergetisch

Die Aufbauorganisationen an beiden Standorten zeichnen sich durch eine starke Strukturierung in Kleinabteilungen sowie durch tiefe Hierarchieebenen aus – viele ineffiziente Schnittstellen.

Das Führungspersonal ist unstrukturiert, hierarchisch und ineffizient – reagiert vor allem auf Probleme anstatt sie zu vermeiden

Es existieren unzureichende Planungs- und Steuerungssysteme in allen Bereichen auf zeitnaher Basis. Nach Auftragseingang produziert eine schlecht durchdachte Prozessplanung unnötig hohe Kosten.

Aktive Führung ist im Unternehmen nur sehr gering ausgeprägt. Zu guter Letzt werden Reports erstellt, allerdings nicht zielgerichtet genutzt.

In Summe konnten Verbesserungspotenziale am Standort A in der Höhe von 2,7 Millionen Euro und am Standort B in der Höhe von 2,6 Millionen Euro umgesetzt werden.

Das entspricht einem Return on Investment von

5,2 : 1

Wie ein Etikettenpapier-Hersteller den Gordischen Knoten löste

Ausgangssituation

Der Klient der Roten Elefanten ist ein Spezialist und führender Hersteller von Etikettenpapieren. Das österreichische Unternehmen produziert somit technische Spezialpapiere mit einem hohen Grad an Nachhaltigkeit für die Lebensmittel-, Getränke- und Konsumgüterindustrie. An zwei Standorten werden mit rund 590 Mitarbeitern 184.000 Jahrestonnen produziert – das entspricht rund 100 Milliarden Etiketten jährlich. Unglücklicherweise wurde nach schwachen Ergebnissen in den letzten Jahren und aus den unten genannten Gründen ein Verkauf oder das Stilllegen von Standorten überprüft.

Unterdurchschnittliches Auftragsvolumen wegen schlechter Konjunktur

Die Roten Elefanten wurden zur Durchführung einer Potenzialanalyse eingeladen, um mögliche Verbesserungspotenziale bzw. Schließungsvarianten genau zu betrachten.

Fitness Check Ergebnisse

Nach einem eingehenden Fitness-Check (Analyse) der Organisation ergaben sich einige wichtige Indikatoren für das weitere Vorgehen. Vor allem erwiesen sich Produktivitätspotenziale in den Ablaufprozessen. Am Standort A wurden 38 Prozent und am Standort B im Schnitt 47% nicht wertschöpfende Zeitverbringung identifiziert.

Zwei Standorte agieren parallel, nicht synergetisch

Die Aufbauorganisationen an beiden Standorten zeichnen sich durch eine starke Strukturierung in Kleinabteilungen sowie durch tiefe Hierarchieebenen aus – viele ineffiziente Schnittstellen.

Das Führungspersonal ist unstrukturiert, hierarchisch und ineffizient – reagiert vor allem auf Probleme anstatt sie zu vermeiden

Es existieren unzureichende Planungs- und Steuerungssysteme in allen Bereichen auf zeitnaher Basis. Nach Auftragseingang produziert eine schlecht durchdachte Prozessplanung unnötig hohe Kosten.

Aktive Führung ist im Unternehmen nur sehr gering ausgeprägt. Zu guter Letzt werden Reports erstellt, allerdings nicht zielgerichtet genutzt.

In Summe konnten Verbesserungspotenziale am Standort A in der Höhe von 2,7 Millionen Euro und am Standort B in der Höhe von 2,6 Millionen Euro umgesetzt werden.

Das entspricht einem Return on Investment von

5,2 : 1

Zielsetzung des Fitness Trainings

  • Neuorganisation der beiden Unternehmen – Standort B wird zur Werkbank

  • Reorganisation und Vereinfachung der Ablauforganisation

  • Kennzahlengesteuerte Führung und kapazitätsgesteuerte Einsatzplanung

  • Effizienzsteigerung der Maschinen und Mitarbeiter in der Ausrüstung

  • Verhaltensänderung der Führungskräfte

Bei der Zielsetzung des Fitness Trainings (Projekt) stand eine Neuorganisation der beiden Standorte A und B im Vordergrund. Anhand der Fitness Check Ergebnisse kristallisierte sich heraus, dass der Standort B zukünftig als Werkbank fungieren wird.

Ein weiterer Hebel zur Produktivitätssteigerung war die Reorganisation und Vereinfachung der Ablauforganisation. Dies beinhaltete die Zentralisierung von Prozessen , die Reduktion von Doppelarbeiten, das Streamlining der Abläufe und das Heben von Synergiepotenzial vor allem in den indirekten Bereichen.

Weiters inkludierte die Überwindung der vorhandenen Herausforderungen eine kennzahlengesteuerte Führung und eine kapazitätsgesteuerte Einsatzplanung.

Darüber hinaus wiesen viele Ergebnisse aus dem Fitness-Check darauf hin, dass eine Effizienzsteigerung der Mitarbeiter und Maschinen in der Ausrüstung zu positiven Effekten führe.

Ein ganz zentrales Thema für die Roten Elefanten ist die Verhaltensänderung von Führungskräften, so war es auch hier der Fall. Es war essentiell ein Planungsinstrument zu installieren, das sozusagen „mitatmet“ und sich nach den aktuellen Gegebenheiten richtet und eine bedarfsorientierte Einsatzplanung ermöglicht. Es sollte weiters die Implementierung eines ergebnisorientierten Führungsverhaltens basierend auf Produktivitätskennzahlen folgen. Transparenz ist auch hier ein zentrales Gebot, deswegen beinhaltete die Konzeption ebenso die transparente Darstellung der Leistung je Abteilung. Eine echte Verhaltensänderung passierte, weil die Roten Elefanten die Führungskräfte bei ihrem Job im Tagesgeschäft intensiv begleiteten und diese auch coachten.

Umsetzung und Implementierung

Erster Schritt war, dass die Reorganisation zu einem Hauptstandort und Werkbank umgesetzt wird.

Während der sechswöchigen Potenzialvereinbarung wurde mit Aktivitätslisten (wie viel Zeit brauchen die Haupttätigkeiten und -prozesse ) sowie weiteren Beobachtungen das Potenzial pro Abteilung identifiziert.

Vereinbarung von Potenzialen und den daraus resultierenden Zielvorgaben

Die Abteilungsleiter selbst haben die von ihnen umzusetzenden Potenziale mit den dafür notwendigen Maßnahmen der Geschäftsführung präsentiert. Damit wurde die volle Unterstützung der Mannschaft sichergestellt.

Einbeziehung der Mitarbeiter bei den Veränderungsprozessen führt dazu, dass alle gemeinsam die Kuh vom Eis ziehen

In der Konzeptionsphase wurden die Abläufe und Prozesse vereinfacht, Abteilungen zu Pools zusammengelegt und die Tiefe der Hierarchieebenen vereinfacht.

Prozessoptimierung wie z.B. die engere Zusammenarbeit von Auftrags- und Produktionsplanung sowie Abwicklung

Um effizienter planen und steuern zu können, wurde die Verkaufsvorschau detaillierter und zeitnaher aufgebaut, daraufhin die Planung in der Arbeitsvorbereitung zweistufig aufgebaut und mit einer Personaleinsatzplanung volumenabhängig hinterlegt.

Implementierung von Info-Systemen

Dazu wurden in den Hauptbereichen (Vertrieb, Produktion, Ausrüstung und Instandhaltung) operative Kennzahlen auf Tages- und Wochenbasis konzipiert und anschließend mit der Mannschaft implementiert. Zusätzlich zu den Kennzahlen wurden Führungs- und Besprechungsroutinen zur Verbesserung der Zusammenarbeit sowie des Führungsverhalens aufgebaut.

Erarbeitung von Routinen beim Führungspersonal um Verbesserungen umzusetzen

Kundennutzen durch die Roten Elefanten

Neben den sehr hohen Gewinn- und Verlust-wirksamen Personalkostenverbesserungen wurden die Prozesse und Abläufe stark vereinfacht.

Neue Organisationsstruktur spart 25% Personalkosten ein

Die Organisation ist somit sowohl effizienter als auch flexibler geworden.

Besser aufeinander abgestimmte Prozesse reduzieren unnötige Kosten und steigern die Flexibilität

Neue Führungsroutinen erkennen Verbesserungspotenziale und setzen diese zeitnah um

Die Standorte haben somit wieder eine äußerst positive Zukunftsberechtigung bekommen.

Nach einem Jahr wieder konkurrenzfähig

Zielsetzung des Fitness Trainings

  • Neuorganisation der beiden Unternehmen – Standort B wird zur Werkbank

  • Reorganisation und Vereinfachung der Ablauforganisation

  • Kennzahlengesteuerte Führung und kapazitätsgesteuerte Einsatzplanung

  • Effizienzsteigerung der Maschinen und Mitarbeiter in der Ausrüstung

  • Verhaltensänderung der Führungskräfte

Bei der Zielsetzung des Fitness Trainings (Projekt) stand eine Neuorganisation der beiden Standorte A und B im Vordergrund. Anhand der Fitness Check Ergebnisse kristallisierte sich heraus, dass der Standort B zukünftig als Werkbank fungieren wird.

Ein weiterer Hebel zur Produktivitätssteigerung war die Reorganisation und Vereinfachung der Ablauforganisation. Dies beinhaltete die Zentralisierung von Prozessen , die Reduktion von Doppelarbeiten, das Streamlining der Abläufe und das Heben von Synergiepotenzial vor allem in den indirekten Bereichen.

Weiters inkludierte die Überwindung der vorhandenen Herausforderungen eine kennzahlengesteuerte Führung und eine kapazitätsgesteuerte Einsatzplanung.

Darüber hinaus wiesen viele Ergebnisse aus dem Fitness-Check darauf hin, dass eine Effizienzsteigerung der Mitarbeiter und Maschinen in der Ausrüstung zu positiven Effekten führe.

Ein ganz zentrales Thema für die Roten Elefanten ist die Verhaltensänderung von Führungskräften, so war es auch hier der Fall. Es war essentiell ein Planungsinstrument zu installieren, das sozusagen „mitatmet“ und sich nach den aktuellen Gegebenheiten richtet und eine bedarfsorientierte Einsatzplanung ermöglicht. Es sollte weiters die Implementierung eines ergebnisorientierten Führungsverhaltens basierend auf Produktivitätskennzahlen folgen. Transparenz ist auch hier ein zentrales Gebot, deswegen beinhaltete die Konzeption ebenso die transparente Darstellung der Leistung je Abteilung. Eine echte Verhaltensänderung passierte, weil die Roten Elefanten die Führungskräfte bei ihrem Job im Tagesgeschäft intensiv begleiteten und diese auch coachten.

Umsetzung und Implementierung

Erster Schritt war, dass die Reorganisation zu einem Hauptstandort und Werkbank umgesetzt wird.

Während der sechswöchigen Potenzialvereinbarung wurde mit Aktivitätslisten (wie viel Zeit brauchen die Haupttätigkeiten und -prozesse ) sowie weiteren Beobachtungen das Potenzial pro Abteilung identifiziert.

Vereinbarung von Potenzialen und den daraus resultierenden Zielvorgaben

Die Abteilungsleiter selbst haben die von ihnen umzusetzenden Potenziale mit den dafür notwendigen Maßnahmen der Geschäftsführung präsentiert. Damit wurde die volle Unterstützung der Mannschaft sichergestellt.

Einbeziehung der Mitarbeiter bei den Veränderungsprozessen führt dazu, dass alle gemeinsam die Kuh vom Eis ziehen

In der Konzeptionsphase wurden die Abläufe und Prozesse vereinfacht, Abteilungen zu Pools zusammengelegt und die Tiefe der Hierarchieebenen vereinfacht.

Prozessoptimierung wie z.B. die engere Zusammenarbeit von Auftrags- und Produktionsplanung sowie Abwicklung

Um effizienter planen und steuern zu können, wurde die Verkaufsvorschau detaillierter und zeitnaher aufgebaut, daraufhin die Planung in der Arbeitsvorbereitung zweistufig aufgebaut und mit einer Personaleinsatzplanung volumenabhängig hinterlegt.

Implementierung von Info-Systemen

Dazu wurden in den Hauptbereichen (Vertrieb, Produktion, Ausrüstung und Instandhaltung) operative Kennzahlen auf Tages- und Wochenbasis konzipiert und anschließend mit der Mannschaft implementiert. Zusätzlich zu den Kennzahlen wurden Führungs- und Besprechungsroutinen zur Verbesserung der Zusammenarbeit sowie des Führungsverhalens aufgebaut.

Erarbeitung von Routinen beim Führungspersonal um Verbesserungen umzusetzen

Kundennutzen durch die Roten Elefanten

Neben den sehr hohen Gewinn- und Verlust-wirksamen Personalkostenverbesserungen wurden die Prozesse und Abläufe stark vereinfacht.

Neue Organisationsstruktur spart 25% Personalkosten ein

Die Organisation ist somit sowohl effizienter als auch flexibler geworden.

Besser aufeinander abgestimmte Prozesse reduzieren unnötige Kosten und steigern die Flexibilität

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Die Standorte haben somit wieder eine äußerst positive Zukunftsberechtigung bekommen.

Nach einem Jahr wieder konkurrenzfähig

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Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.

Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Unterstützer und Helfer im Bereich Reorganisation, Führungsverhalten, Prozessoptimierung uvm. wollen wir als Ihr Partner gemeinsam an der Basis für Ihren zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!

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Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite

Christoph
ChristophRupprecht

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