Erfahrungen eines Milchführers

Als Erstes belud ich den Lastwagen unter Mithilfe des Fahrers, dann waren wir die ganze Nacht im Burgenland unterwegs, um Geschäfte zu versorgen. Todmüde kam ich gegen 6 Uhr morgens nach Hause. Ich hasste diesen Job an jedem Abend, denn das Arbeitsklima war rau und jeder Fehler wurde schonungslos entdeckt, wenn bei den letzten Stops entweder Ware überblieb oder fehlte. Es war eine harte Lehre; aber ich lernte, pünktlich zu erscheinen, genau zu kommissionieren und alles genau gemäß Lieferschein nachzuzählen. Dazu musste ich aber zunächst „Ja“ zu meinen Fehlern sagen, lieb gewonnenene Verhaltensweisen ablegen und mich auf Veränderungen einlassen.

Jahrzehnte später finde ich mich in der Milchwirtschaft wieder. Ein großes Projekt steht vor mir und den „Roten Elefanten“. Das zu lösende Problem: Die Effizienz des gesamten Milchverarbeitungsprozesses von der Anlieferung bis zur Auslieferung war über die Jahre immer ineffizienter geworden –  unsere Aufgabe ist nun, gemeinsam mit dem Klienten den Weg zurück zu finden. Unser Fitness-Check bringt mit Hilfe tagelanger Begleitungen von Mitarbeitern und Führungskräften in Produktion, Instandhaltung, Vertrieb und Verwaltung die Ursachen sehr schnell auf den Punkt: Jeder arbeitet nach Kräften, aber die Abstimmung zwischen den Abteilungen funktioniert sehr schlecht. Die Produktion verständigt die Instandhaltung über Störungen zu spät und unvollständig, die Produktionsplanung denkt zu wenig voraus, was zu ständigen Umplanungen führt, der Vertrieb geht auf zu viele Sonderwünsche ein, etc. Was darauf hindeutet, dass das Hauptproblem in den Prozessen zu suchen ist.

Wir beginnen also, in Workshops alle Prozesse neu zu definieren und auch zu digitalisieren. Die Mitarbeit ist großartig. Die Teilnehmer engagieren sich in vorbildlicher Weise, und so gelingt es uns, sehr rasch diese Veränderungen zu dokumentieren und mit der Implementierung zu beginnen. Nach einigen Wochen sind die wichtigsten Punkte bereits umgesetzt, sodass wir  eine rasche Verbesserung der Effizienzzahlen erwarten. Trotz neuer digitaler Schnittstellen stellen der Klient und wir aber enttäuscht fest, dass sie nicht eintreten. Und natürlich beginnt der Auftraggeber nervös zu werden und Resultate einzufordern.

Wir diskutieren im Team, was uns bisher entgangen ist. Wir gehen Schritt für Schritt durch und stoßen auf die banale Tatsache, dass an den einzelnen Linien keine klar definierten Ziele vorhanden sind, die den Mitarbeitern Ansporn wären und den Führungskräften als Hilfen dienen, diese Ziele auch zu verfolgen und bei Abweichungen rasch für Maßnahmen zu sorgen.

Uns fallen wieder die 3 Hauptsätze der Produktivität ein:

• You get what you measure
• Plan your Work and work your plan
• You can only manage the whole if somebody manages also the detail

Diese Sätze werden zur Grundlage von weiteren Workshops. Nach drei Wochen legen diese Gruppen die Resultate vor: Jede Linie bekommt klare Ziele, die auf die Schichtpläne abgestimmt sind. Die Schichtleiter erhalten genau definierte Routinen: Es werden Schichtberichte entwickelt, die zu Tages- und Wochenberichten zusammen gefasst werden. Die Mitarbeiter halten jede Stunde fest, wie sie gegenüber Plan liegen: eine Aufgabe, die genau 30 Sekunden pro Stunde in Anspruch nimmt.

Der Startschuss zur Umsetzung wird sofort gegeben: wir beginnen auf vier von 16 Linien mit einem Pilotprojekt, verbringen von nun an unsere gesamte Zeit in der Produktion und helfen den Mitarbeitern und Führungskräften die Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Bald stellen sich die ersten Resultate ein. Die Leistung beginnt zu steigen. Und jetzt helfen uns auch die Prozessverbesserungen, die bereits implementiert wurden.

Aus meiner langjährigen Erfahrung weiß ich, dass die Qualität von Projekten in erster Linie von der Bereitschaft der Mitarbeiter unserer Kunden abhängt, mit meinem Projektteam zusammenzuarbeiten. Bei diesem Projekt war diese Bereitschaft überdurchschnittlich vorhanden.

Der zweite Grundstein ist die Bereitschaft, Veränderungen zu akzeptieren und umzusetzen. Dieses Abschiednehmen von liebgewonnenen Verhaltensweisen kommt dem sehr nahe, was ich vor 50 Jahren erlebt habe: In der Nacht zu arbeiten, statt zu schlafen, selbst Geld verdienen, statt Taschengeld zu bekommen, Verantwortung für Ergebnisse zu übernehmen. Das war nicht einfach, aber ich bin noch heute froh diesen Sprung sehr früh gewagt zu haben.