Wozu Prozesse darstellen?
Wie ein Prozess dargestellt werden kann oder schlussendlich dargestellt wird, hängt davon ab, wozu die Darstellung erfolgt.
Eines der Faktoren für die Art der Darstellung ist der Detailierungsgrad. Die Hauptprozesse eines Unternehmens werden in der Prozesslandkarte dargestellt. Die Roten Elefanten sind erfahrene Helfer beim Erstellen und Verbessern von Prozessen, damit eine wirkungsvolle Veränderung auf allen Ebenen herbeigeführt werden kann.
Mit klar definierten Prozessen gehts besser
Prozesslandkarte
Ein Unternehmen wird stets an den Stakeholdern und hierbei in erster Linie an den zahlenden Kunden gemessen. Eine Prozesslandkarte ist dafür da, die Ablauforganisation einer Firma möglichst einfach grafisch darzustellen und die vorhandene Komplexität zu reduzieren. Die Prozesslandkarte gleicht wirklich einer echten Landkarte von Abläufen, Produktionslinien, Abteilungen und Bewegungen im Unternehmen.
In der Regel werden Kundenanforderungen bzw. deren Manifestierung (Anfrage bzw. Bestellvorgang) links und der Output (das Produkt, bzw. die Dienstleistung, oftmals beschrieben als „Kundenbedarf befriedigen“) rechts dargestellt. Dazwischen sind schrittweise die Kernprozesse bzw. die Prozesse, die zur Erstellung des Produkts oder der Dienstleistung dienen. Darunter angesiedelt sind die unterstützenden Prozesse, die nicht direkt dem Kundennutzen dienen, sondern die, die Kernprozesse ermöglichen. Das sind Prozesse wie Material bereitstellen, Mitarbeiter bereitstellen, etc. Über den Kernprozessen werden die Führungs- oder Managementprozesse dargestellt wie Unternehmensstrategie festlegen, Finanzierung sicherstellen usw. Oftmals werden zudem explizit unterhalb auch die Mess-, Analyse und Verbesserungsprozesse dargestellt.
In der Regel werden Kundenanforderungen bzw. deren Manifestierung (Anfrage bzw. Bestellvorgang) links und der Output (das Produkt, bzw. die Dienstleistung, oftmals beschrieben als „Kundenbedarf befriedigen“) rechts dargestellt. Dazwischen sind schrittweise die Kernprozesse bzw. die Prozesse, die zur Erstellung des Produkts oder der Dienstleistung dienen. Darunter angesiedelt sind die unterstützenden Prozesse, die nicht direkt dem Kundennutzen dienen, sondern die, die Kernprozesse ermöglichen. Das sind Prozesse wie Material bereitstellen, Mitarbeiter bereitstellen, etc.
Über den Kernprozessen werden die Führungs- oder Managementprozesse dargestellt wie zum Beispiel Unternehmensstrategie festlegen, Finanzierung sicherstellen. Oftmals werden zudem explizit unterhalb auch die Mess-, Analyse und Verbesserungsprozesse dargestellt.
Die wichtigsten Inhalte einer Prozesslandkarte:
Die wichtigsten Geschäftsprozesse
Zusammenhänge und Verbindungen dieser Geschäftsprozesse
Die verantwortlichen Prozesseigner („process owner“)
Schnittstellen zu Kunden / Lieferanten
Es gibt ganz viele Beispiele für Prozesslandkarten im Netz, jedoch ist es oft besser sich anhand einer Beschreibung wie oben beschrieben selbst entlang zu hanteln als eine „Standard-Prozesslandkarte“ aus dem Netz zu kopieren und das eigene Logo darüber zu legen. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und die Prozesslandkarte und dessen Gestaltung sagt viel über das Unternehmen aus und die zentrale Fragen müssen individuell in den Fokus rücken:
– Wo werden die Schwerpunkte gesetzt?
– Was gilt als Führungsprozess und was als Unterstützungsprozess?
– Entsprechen die Kernprozesse auch wirklich den Kernkompetenzen des Unternehmens?
Nur wenn man sich diese und ähnliche Fragen zu stellen traut, kann eine Prozesslandkarte entwickelt werden, welche vom Unternehmen auch wirklich gelebt wird und nicht nur eine Pflichtübung darstellt, die in einer Schublade zu verschwindet. Mehr Informationen zu gelebten Prozessen finden sie hier.
Wozu Prozesse darstellen?
Wie ein Prozess dargestellt werden kann oder schlussendlich dargestellt wird, hängt davon ab, wozu die Darstellung erfolgt.
Eines der Faktoren für die Art der Darstellung ist der Detailierungsgrad. Die Hauptprozesse eines Unternehmens werden in der Prozesslandkarte dargestellt. Die Roten Elefanten sind erfahrene Helfer beim Erstellen und Verbessern von Prozessen, damit eine wirkungsvolle Veränderung auf allen Ebenen herbeigeführt werden kann.
Mit klar definierten Prozessen gehts besser
Prozesslandkarte
Ein Unternehmen wird stets an den Stakeholdern und hierbei in erster Linie an den zahlenden Kunden gemessen. Eine Prozesslandkarte ist dafür da, die Ablauforganisation einer Firma möglichst einfach grafisch darzustellen und die vorhandene Komplexität zu reduzieren. Die Prozesslandkarte gleicht wirklich einer echten Landkarte von Abläufen, Produktionslinien, Abteilungen und Bewegungen im Unternehmen.
In der Regel werden Kundenanforderungen bzw. deren Manifestierung (Anfrage bzw. Bestellvorgang) links und der Output (das Produkt, bzw. die Dienstleistung, oftmals beschrieben als „Kundenbedarf befriedigen“) rechts dargestellt. Dazwischen sind schrittweise die Kernprozesse bzw. die Prozesse, die zur Erstellung des Produkts oder der Dienstleistung dienen. Darunter angesiedelt sind die unterstützenden Prozesse, die nicht direkt dem Kundennutzen dienen, sondern die, die Kernprozesse ermöglichen. Das sind Prozesse wie Material bereitstellen, Mitarbeiter bereitstellen, etc. Über den Kernprozessen werden die Führungs- oder Managementprozesse dargestellt wie Unternehmensstrategie festlegen, Finanzierung sicherstellen usw. Oftmals werden zudem explizit unterhalb auch die Mess-, Analyse und Verbesserungsprozesse dargestellt.
In der Regel werden Kundenanforderungen bzw. deren Manifestierung (Anfrage bzw. Bestellvorgang) links und der Output (das Produkt, bzw. die Dienstleistung, oftmals beschrieben als „Kundenbedarf befriedigen“) rechts dargestellt. Dazwischen sind schrittweise die Kernprozesse bzw. die Prozesse, die zur Erstellung des Produkts oder der Dienstleistung dienen. Darunter angesiedelt sind die unterstützenden Prozesse, die nicht direkt dem Kundennutzen dienen, sondern die, die Kernprozesse ermöglichen. Das sind Prozesse wie Material bereitstellen, Mitarbeiter bereitstellen, etc.
Über den Kernprozessen werden die Führungs- oder Managementprozesse dargestellt wie zum Beispiel Unternehmensstrategie festlegen, Finanzierung sicherstellen. Oftmals werden zudem explizit unterhalb auch die Mess-, Analyse und Verbesserungsprozesse dargestellt.
Die wichtigsten Inhalte einer Prozesslandkarte:
Die wichtigsten Geschäftsprozesse
Zusammenhänge und Verbindungen dieser Geschäftsprozesse
Die verantwortlichen Prozesseigner („process owner“)
Schnittstellen zu Kunden / Lieferanten
Es gibt ganz viele Beispiele für Prozesslandkarten im Netz, jedoch ist es oft besser sich anhand einer Beschreibung wie oben beschrieben selbst entlang zu hanteln als eine „Standard-Prozesslandkarte“ aus dem Netz zu kopieren und das eigene Logo darüber zu legen. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und die Prozesslandkarte und dessen Gestaltung sagt viel über das Unternehmen aus und die zentrale Fragen müssen individuell in den Fokus rücken:
– Wo werden die Schwerpunkte gesetzt?
– Was gilt als Führungsprozess und was als Unterstützungsprozess?
– Entsprechen die Kernprozesse auch wirklich den Kernkompetenzen des Unternehmens?
Nur wenn man sich diese und ähnliche Fragen zu stellen traut, kann eine Prozesslandkarte entwickelt werden, welche vom Unternehmen auch wirklich gelebt wird und nicht nur eine Pflichtübung darstellt, die in einer Schublade zu verschwindet. Mehr Informationen zu gelebten Prozessen finden sie hier.
Arbeitsbeschreibungen mit Beispielen
Am anderen Ende des Spektrums finden sich Arbeitsbeschreibungen. Prozesse werden hier zumeist einfach als Text beschrieben: „Bauteil X in Halterung Y einlegen, Schrauben A-C einsetzen und mit N Newtonmeter anziehen. Vorgabezeit 0,4 Min“ Besonders im Bereich der Produktion sind derartige Arbeitsgangbeschreibung sehr gängig. Heutzutage werden sie auch oft ergänzt z.B. durch Videos oder im einfacheren Fall durch Skizzen, technische Zeichnungen und/oder Prüfprotokollen.
Zwischen den beiden Extremen findet sich ein weites Feld das im Prozessmanagement hierarchisch aufgebaut wird. So werden die Hauptprozesse aus der Prozesslandkarte in Unterprozesse gegliedert, diese werden wieder in einzelne Teilprozesse untergliedert usw. und führt hin bis zur einzelnen Arbeitsbeschreibung. Vergleichbar einer russischen Babuschka-Puppe oder der Ordnerstruktur auf dem PC.
Nun zum einzelnen (Teil-) Prozess: Hier sind neben der textförmigen Beschreibung, der Landkartenansicht (bei Teilprozessen oft wie eine Ordnerstruktur oder ein Organigramm dargestellt) auch noch folgende weitere Formen gängig:
Pfeilformdarstellung
Diese Darstellung eignet sich am besten zur Veranschaulichung von simplen Prozessen – es folgt ein Schritt nach dem anderen. Der Vorteil liegt in der einfachen Kommunizierbarkeit. Auch Personen ohne jegliche Vorkenntnisse im Bereich des Prozessmanagements verstehen die Darstellung auf den ersten Blick.
Ereignisgesteuerte Prozesskette
„EPK“ oder auch „erweiterte EPK“ als „eEPK“ abgekürzt ist eine Prozessdarstellung, wo auch komplexere Verbindungen, Feedbackschleifen, benötigte Inputs, mehrere Outputs und der Gleichen dargestellt werden können. Diese Darstellungsform eignet sich auch ausgezeichnet zur Erstellung von automatisierten oder teilautomatisierten Prozessen bzw. in der Kommunikation mit Programmierern, da es sich immer um klare ja-nein, true-false oder endliche Verzweigungen handelt und eindeutige wenn-dann Verknüpfungen ersichtlich werden. Die einzelnen Elemente einer eEPK sind standardisiert. Startpunkt ist ein runder Punkt, Prozessschritte sind Rechtecke, Entscheidungspunkte Rhomben usw. Durch diese Standardisierung und der klaren Eindeutigkeit können Prozesse auch gut über sprachliche Barrieren oder ohne direkten Kontakt (Archivierung) übergeben werden, ohne dass es zu Missverständnissen kommt.
Flussdiagramm (DEMI bzw. RACI)
Dies kommt zumeist zur Anwendung, wenn Zuständigkeiten eindeutig festgehalten werden müssen oder mehrere Inputs und Outputs zu einem Prozess explizit dargestellt werden sollen. Bspw. mehrere Subsysteme wie Datenbanken, Abteilungen oder Fremdunternehmen, welche jeweils an der richtigen Stelle Input zu einem Prozess liefern müssen.
So können in einem Flussdiagramm neben dem eigentlichen Prozess je eine eigene Spalte eingefügt werden, wo Input und Output dargestellt wird. Ebenso ist es sehr verbreitet neben dem Flussdiagramm vier Spalten einzufügen:
D – Durchführungsverantwortung (R – responsible)
E – Entscheidung (A – accountable)
M – Mitarbeit (C – consulted)
I – Informationsrecht (I – informed)
Swimlane
Diese Form kommt zur Anwendung, wenn Schnittstellen (oder Übergabestellen) zwischen einzelnen Personen, Abteilungen oder Systemen innerhalb eines Prozesses klar geregelt und eindeutig dargestellt werden sollen. Mithilfe des Swimlane-Diagramms können Fehler auch in einem sehr langen und komplexen Prozess vermieden werden und die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Bereichen klar strukturiert werden. Ein weiterer Vorteil dieser Darstellung ist, dass sie stets horizontal verläuft. Große Ausdrucke bzw. Plots auf Wänden in Besprechungsräumen eignen sich für Workshops, gemeinsam mit allen Beteiligten, die Prozesse zu verbessern oder neu zu erstellen. So können Änderungen analog mit Post-Its oder Bleistift schnell umgesetzt werden und jeder ist im Bilde.
Die standardisierte Darstellung wird als BPMN (für Business Process Model and Notation) bezeichnet. Diese ähnelt stark der eEPK mit Kreisen als Ereignisse, Rechtecke für Prozesschritte, Rhomben für Entscheidungspunkte usw.
In diesen Spalten werden die einzelnen Personen, Abteilungen, Systeme oder Unternehmen entsprechend ihrer Funktion im Prozess bei den einzelnen Schritten eingetragen.
Jeder Prozess kann in jeder dieser Formen dargestellt werden. Die Darstellung ist somit nicht vom Prozess abhängig, sondern was man mit der Darstellung erreichen möchte. Auch sollte bedacht werden, dass eine Prozessdarstellung nur Sinn macht, wenn man damit etwas erreichen möchte, wie Prozesse zu verändern oder Veränderungen zu kommunizieren. Auch müssen einmal erstellte Darstellungen dann auch auf dem Laufenden gehalten werden. Eine hübsche Prozesslandkarte im Empfangsbereich der Vorstandsetage ist l’art pour l’art, sie sollte auch gelebt werden und von Zeit zu Zeit angepasst werden.
Software zur Prozessdarstellung:
Grundsätzlich können natürlich alle obigen Darstellungsarten mit Stift und einem Blatt Papier bewerkstelligt werden, aber die digitale Darstellung macht die Veränderung von Prozessen wesentlich einfacher. Dies reicht von MS Power Point über diverse Zeichenprogramme wie SmartDraw bis hin zu speziellen Programmen für Prozessmanagement wie Aris oder Symbio. Auch werden mittlerweile BPM-Programme (Business Process Management) branchenspezifisch ebenso wie online als Browserprogramm angeboten. Zudem bieten einige ERP-Systeme auch ein eigenes BPM-Modul an (SAP, Oracle, …). Weiters bieten mehrere Softwarehersteller für den Einstieg simplifizierte Gratisversionen mit begrenztem Funktionsumfang an. Eines der gängigsten ist ArisExpress, welche gegen eine kostenlose Registrierung auf der Aris-Webseite heruntergeladen werden kann.
Arbeitsbeschreibungen mit Beispielen
Am anderen Ende des Spektrums finden sich Arbeitsbeschreibungen. Prozesse werden hier zumeist einfach als Text beschrieben: „Bauteil X in Halterung Y einlegen, Schrauben A-C einsetzen und mit N Newtonmeter anziehen. Vorgabezeit 0,4 Min“ Besonders im Bereich der Produktion sind derartige Arbeitsgangbeschreibung sehr gängig. Heutzutage werden sie auch oft ergänzt z.B. durch Videos oder im einfacheren Fall durch Skizzen, technische Zeichnungen und/oder Prüfprotokollen.
Zwischen den beiden Extremen findet sich ein weites Feld das im Prozessmanagement hierarchisch aufgebaut wird. So werden die Hauptprozesse aus der Prozesslandkarte in Unterprozesse gegliedert, diese werden wieder in einzelne Teilprozesse untergliedert usw. und führt hin bis zur einzelnen Arbeitsbeschreibung. Vergleichbar einer russischen Babuschka-Puppe oder der Ordnerstruktur auf dem PC.
Nun zum einzelnen (Teil-) Prozess: Hier sind neben der textförmigen Beschreibung, der Landkartenansicht (bei Teilprozessen oft wie eine Ordnerstruktur oder ein Organigramm dargestellt) auch noch folgende weitere Formen gängig:
Pfeilformdarstellung
Diese Darstellung eignet sich am besten zur Veranschaulichung von simplen Prozessen – es folgt ein Schritt nach dem anderen. Der Vorteil liegt in der einfachen Kommunizierbarkeit. Auch Personen ohne jegliche Vorkenntnisse im Bereich des Prozessmanagements verstehen die Darstellung auf den ersten Blick.
Ereignisgesteuerte Prozesskette
„EPK“ oder auch „erweiterte EPK“ als „eEPK“ abgekürzt ist eine Prozessdarstellung, wo auch komplexere Verbindungen, Feedbackschleifen, benötigte Inputs, mehrere Outputs und der Gleichen dargestellt werden können. Diese Darstellungsform eignet sich auch ausgezeichnet zur Erstellung von automatisierten oder teilautomatisierten Prozessen bzw. in der Kommunikation mit Programmierern, da es sich immer um klare ja-nein, true-false oder endliche Verzweigungen handelt und eindeutige wenn-dann Verknüpfungen ersichtlich werden. Die einzelnen Elemente einer eEPK sind standardisiert. Startpunkt ist ein runder Punkt, Prozessschritte sind Rechtecke, Entscheidungspunkte Rhomben usw. Durch diese Standardisierung und der klaren Eindeutigkeit können Prozesse auch gut über sprachliche Barrieren oder ohne direkten Kontakt (Archivierung) übergeben werden, ohne dass es zu Missverständnissen kommt.
Flussdiagramm (DEMI bzw. RACI)
Dies kommt zumeist zur Anwendung, wenn Zuständigkeiten eindeutig festgehalten werden müssen oder mehrere Inputs und Outputs zu einem Prozess explizit dargestellt werden sollen. Bspw. mehrere Subsysteme wie Datenbanken, Abteilungen oder Fremdunternehmen, welche jeweils an der richtigen Stelle Input zu einem Prozess liefern müssen.
So können in einem Flussdiagramm neben dem eigentlichen Prozess je eine eigene Spalte eingefügt werden, wo Input und Output dargestellt wird. Ebenso ist es sehr verbreitet neben dem Flussdiagramm vier Spalten einzufügen:
D – Durchführungsverantwortung (R – responsible)
E – Entscheidung (A – accountable)
M – Mitarbeit (C – consulted)
I – Informationsrecht (I – informed)
Swimlane
Diese Form kommt zur Anwendung, wenn Schnittstellen (oder Übergabestellen) zwischen einzelnen Personen, Abteilungen oder Systemen innerhalb eines Prozesses klar geregelt und eindeutig dargestellt werden sollen. Mithilfe des Swimlane-Diagramms können Fehler auch in einem sehr langen und komplexen Prozess vermieden werden und die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Bereichen klar strukturiert werden. Ein weiterer Vorteil dieser Darstellung ist, dass sie stets horizontal verläuft. Große Ausdrucke bzw. Plots auf Wänden in Besprechungsräumen eignen sich für Workshops, gemeinsam mit allen Beteiligten, die Prozesse zu verbessern oder neu zu erstellen. So können Änderungen analog mit Post-Its oder Bleistift schnell umgesetzt werden und jeder ist im Bilde.
Die standardisierte Darstellung wird als BPMN (für Business Process Model and Notation) bezeichnet. Diese ähnelt stark der eEPK mit Kreisen als Ereignisse, Rechtecke für Prozesschritte, Rhomben für Entscheidungspunkte usw.
In diesen Spalten werden die einzelnen Personen, Abteilungen, Systeme oder Unternehmen entsprechend ihrer Funktion im Prozess bei den einzelnen Schritten eingetragen.
Jeder Prozess kann in jeder dieser Formen dargestellt werden. Die Darstellung ist somit nicht vom Prozess abhängig, sondern was man mit der Darstellung erreichen möchte. Auch sollte bedacht werden, dass eine Prozessdarstellung nur Sinn macht, wenn man damit etwas erreichen möchte, wie Prozesse zu verändern oder Veränderungen zu kommunizieren. Auch müssen einmal erstellte Darstellungen dann auch auf dem Laufenden gehalten werden. Eine hübsche Prozesslandkarte im Empfangsbereich der Vorstandsetage ist l’art pour l’art, sie sollte auch gelebt werden und von Zeit zu Zeit angepasst werden.
Software zur Prozessdarstellung:
Grundsätzlich können natürlich alle obigen Darstellungsarten mit Stift und einem Blatt Papier bewerkstelligt werden, aber die digitale Darstellung macht die Veränderung von Prozessen wesentlich einfacher. Dies reicht von MS Power Point über diverse Zeichenprogramme wie SmartDraw bis hin zu speziellen Programmen für Prozessmanagement wie Aris oder Symbio. Auch werden mittlerweile BPM-Programme (Business Process Management) branchenspezifisch ebenso wie online als Browserprogramm angeboten. Zudem bieten einige ERP-Systeme auch ein eigenes BPM-Modul an (SAP, Oracle, …). Weiters bieten mehrere Softwarehersteller für den Einstieg simplifizierte Gratisversionen mit begrenztem Funktionsumfang an. Eines der gängigsten ist ArisExpress, welche gegen eine kostenlose Registrierung auf der Aris-Webseite heruntergeladen werden kann.
Wie die Roten Elefanten Ihnen bei Prozessoptimierung helfen?
- IST-Stand – Prozessanalyse und Bewertung: Dabei erarbeiten wir einen individuellen Ansatz für jeden unserer Kunden. Wir orientierten uns an der Situation sowie der Kultur des Unternehmens.
Fehlerbeschreibung und Überdenken der aktuellen Prozesse
- Lösungsfindung: Vorschläge zur Neustrukturierung bestehender Prozesse
Konzeption SOLL-Prozess
Implementierung: Gemeinsame Anpassung der Strukturen an den geplanten Soll-Zustand
Prozess-Simulation zur Überprüfung der Ergebnisse
Erfolgskontrolle
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater im Bereich Prozessoptimierung wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Wie die Roten Elefanten Ihnen bei Prozessoptimierung helfen:
- IST-Stand – Prozessanalyse und Bewertung: Dabei erarbeiten wir einen individuellen Ansatz für jeden unserer Kunden. Wir orientierten uns an der Situation sowie der Kultur des Unternehmens.
Fehlerbeschreibung und Überdenken der aktuellen Prozesse
- Lösungsfindung: Vorschläge zur Neustrukturierung bestehender Prozesse
Konzeption SOLL-Prozess
Implementierung: Gemeinsame Anpassung der Strukturen an den geplanten Soll-Zustand
Prozess-Simulation zur Überprüfung der Ergebnisse
Erfolgskontrolle
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater im Bereich Prozessoptimierung wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
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