Prozesse müssen allumfänglich gelebt und angewendet werden

Es bestehen mannigfaltige Gründe, weshalb ein Prozess in der Praxis nicht gelebt wird oder nicht so gelebt wird, wie vorgesehen. Es ist unmöglich alle Gründe zu erfassen, sehr wohl aber lassen sich die häufigsten identifizieren. Allen gemein ist, dass Theorie und Praxis nicht übereinstimmen. Doch wie kommt es dazu?

Prozess nicht praktikabel

Prozesse werden oft nach Erfordernissen von ISO- und anderen Zertifizierungen, Kundenvorgaben oder IT-Systemen geschaffen. In vielen Unternehmen herrscht auch die Meinung vor, Mitarbeiter müssten lediglich geschult werden und dann muss die Einhaltung mit Disziplin durchgesetzt werden. Prozesse werden aber nur dann gelebt, wenn sie auch praktikabel sind. Legendär sind sowohl das Lied von Mike Krüger: „Sie müssen nur den Nippel durch die Lasche ziehen und dann die Kurbel ganz nach oben drehen…“ als auch die Tetra-Pack Vorführung eines Molkereichefs im österreichischen Fernsehen.

Gute Prozesse, wie gute Produkt,e folgen den Grundprinzipien von product design und Poka Yoke – sie sind intuitiv richtig und selbsterklärend aufgebaut.

Prozesse müssen allumfänglich gelebt und angewendet werden

Es bestehen mannigfaltige Gründe, weshalb ein Prozess in der Praxis nicht gelebt wird oder nicht so gelebt wird, wie vorgesehen. Es ist unmöglich alle Gründe zu erfassen, sehr wohl aber lassen sich die häufigsten identifizieren. Allen gemein ist, dass Theorie und Praxis nicht übereinstimmen. Doch wie kommt es dazu?

Prozess nicht praktikabel

Prozesse werden oft nach Erfordernissen von ISO- und anderen Zertifizierungen, Kundenvorgaben oder IT-Systemen geschaffen. In vielen Unternehmen herrscht auch die Meinung vor, Mitarbeiter müssten lediglich geschult werden und dann muss die Einhaltung mit Disziplin durchgesetzt werden. Prozesse werden aber nur dann gelebt, wenn sie auch praktikabel sind. Legendär sind sowohl das Lied von Mike Krüger: „Sie müssen nur den Nippel durch die Lasche ziehen und dann die Kurbel ganz nach oben drehen…“ als auch die Tetra-Pack Vorführung eines Molkereichefs im österreichischen Fernsehen.

Gute Prozesse, wie gute Produkt,e folgen den Grundprinzipien von product design und Poka Yoke – sie sind intuitiv richtig und selbsterklärend aufgebaut.

Prozess nicht bekannt

Prozesse werden gerne im Elfenbeinturm ersonnen und dann ausgerollt; einmalig geschult und dann nie wieder nachkontrolliert. Um sicherzustellen, dass Prozessumstellungen wirklich gelebt werden, ist es zwingend nötig, dass zielgruppenorientierte Schulungsunterlagen erstellt werden. Diese sollten laufend zur Verfügung stehen und neue Mitarbeiter ebenso dementsprechend eingeschult werden. Ebenso wichtig ist es, dass die Aufzeichnungen der Schulungen aller Mitarbeiter aktuell gehalten werden und dass die Einhaltung der Prozesse zumindest stichprobenartig kontrolliert wird.

Allen relevanten Personen sollte der Prozess bekannt sein

Prozess angeordnet und nicht gemeinsam erarbeitet

Das Einbinden der Betroffenen bei der Erstellung von neuen Prozessen erhöht zum einen die Akzeptanz, zum anderen wird die Chance erhöht, einen Prozess zu erschaffen, der praktikabel und intuitiv ist. Man sollte sich stets bewusst sein, dass Mitarbeiter in ihrer schier unendlichen Kreativität täglich viele Stunden Zeit haben, um sich Workarounds zu überlegen, um ihre Arbeit angenehmer oder einfacher zu machen – oftmals mit verheerenden Konsequenzen. So ist 1979 American Airlines Flug 191 abgestürzt, weil Mechaniker entgegen den Herstellervorgaben einen Weg gefunden hatten beim Wechseln von Triebwerken viel Zeit zu sparen.

Der Flugzeugabsturz ging wegen Zeitsparen in die Geschichte ein

Prozess „outdated“

Die Welt verändert sich. Technologische Verbesserungen, neue Mitarbeiter, neue Standards, Erkenntnisse oder Kundenanforderungen erfordern stets flexible Veränderung von Prozessen. Bei Änderungen der Rahmenbedingungen sollten bestehende Prozesse hinterfragt und gegebenenfalls angepasst werden. Oftmals wird dies von Mitarbeitern zwar gemacht, aber ohne genaue Kenntnis der Gründe, weshalb Prozesse in der aktuellen Form gestaltet wurden. Daraus ergeben sich entweder neue Fehlerquellen oder zumindest wird das Denken verankert, man wüsste es ohnehin besser als das Management und auch andere Prozessbeschreibungen verlieren an Bedeutung. Eine laufende Kontrolle und Überarbeitung von Prozessen sichert die Summe aller Prozesse im Unternehmen und gewährleistet optimierte Abläufe und Produktivität.

Wie die Roten Elefanten Ihnen bei Prozessoptimierung helfen?

  • IST-Stand – Prozessanalyse und Bewertung: Dabei erarbeiten wir einen individuellen Ansatz für jeden unserer Kunden. Wir orientierten uns an der Situation sowie der Kultur des Unternehmens.
  • Fehlerbeschreibung und Überdenken der aktuellen Prozesse

  • Lösungsfindung: Vorschläge zur Neustrukturierung bestehender Prozesse
  • Konzeption SOLL-Prozess

  • Implementierung: Gemeinsame Anpassung der Strukturen an den geplanten Soll-Zustand

  • Prozess-Simulation zur Überprüfung der Ergebnisse

  • Erfolgskontrolle

Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.

Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater im Bereich Prozessoptimierung wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!

Prozess nicht bekannt

Prozesse werden gerne im Elfenbeinturm ersonnen und dann ausgerollt; einmalig geschult und dann nie wieder nachkontrolliert. Um sicherzustellen, dass Prozessumstellungen wirklich gelebt werden, ist es zwingend nötig, dass zielgruppenorientierte Schulungsunterlagen erstellt werden. Diese sollten laufend zur Verfügung stehen und neue Mitarbeiter ebenso dementsprechend eingeschult werden. Ebenso wichtig ist es, dass die Aufzeichnungen der Schulungen aller Mitarbeiter aktuell gehalten werden und dass die Einhaltung der Prozesse zumindest stichprobenartig kontrolliert wird.

Allen relevanten Personen sollte der Prozess bekannt sein

Prozess angeordnet und nicht gemeinsam erarbeitet

Das Einbinden der Betroffenen bei der Erstellung von neuen Prozessen erhöht zum einen die Akzeptanz, zum anderen wird die Chance erhöht, einen Prozess zu erschaffen, der praktikabel und intuitiv ist. Man sollte sich stets bewusst sein, dass Mitarbeiter in ihrer schier unendlichen Kreativität täglich viele Stunden Zeit haben, um sich Workarounds zu überlegen, um ihre Arbeit angenehmer oder einfacher zu machen – oftmals mit verheerenden Konsequenzen. So ist 1979 American Airlines Flug 191 abgestürzt, weil Mechaniker entgegen den Herstellervorgaben einen Weg gefunden hatten beim Wechseln von Triebwerken viel Zeit zu sparen.

Der Flugzeugabsturz ging wegen Zeitsparen in die Geschichte ein

Prozess „outdated“

Die Welt verändert sich. Technologische Verbesserungen, neue Mitarbeiter, neue Standards, Erkenntnisse oder Kundenanforderungen erfordern stets flexible Veränderung von Prozessen. Bei Änderungen der Rahmenbedingungen sollten bestehende Prozesse hinterfragt und gegebenenfalls angepasst werden. Oftmals wird dies von Mitarbeitern zwar gemacht, aber ohne genaue Kenntnis der Gründe, weshalb Prozesse in der aktuellen Form gestaltet wurden. Daraus ergeben sich entweder neue Fehlerquellen oder zumindest wird das Denken verankert, man wüsste es ohnehin besser als das Management und auch andere Prozessbeschreibungen verlieren an Bedeutung. Eine laufende Kontrolle und Überarbeitung von Prozessen sichert die Summe aller Prozesse im Unternehmen und gewährleistet optimierte Abläufe und Produktivität.

Wie die Roten Elefanten Ihnen bei Prozessoptimierung helfen?

  • IST-Stand – Prozessanalyse und Bewertung: Dabei erarbeiten wir einen individuellen Ansatz für jeden unserer Kunden. Wir orientierten uns an der Situation sowie der Kultur des Unternehmens.
  • Fehlerbeschreibung und Überdenken der aktuellen Prozesse

  • Lösungsfindung: Vorschläge zur Neustrukturierung bestehender Prozesse
  • Konzeption SOLL-Prozess

  • Implementierung: Gemeinsame Anpassung der Strukturen an den geplanten Soll-Zustand

  • Prozess-Simulation zur Überprüfung der Ergebnisse

  • Erfolgskontrolle

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Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater im Bereich Prozessoptimierung wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!

Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite

Christoph
ChristophRupprecht
Lorand
LorandExner

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Christoph
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Lorand
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