Prozessoptimierung

Unter Prozessoptimierung verstehen wir in erster Linie die kontinuierliche Verbesserung der vorhandenen Arbeitsabläufe mit den vorhandenen Ressourcen. Ziele der Prozessoptimierung sind optimale Arbeitsabläufe durch Prozessketten mit sauberen Schnittstellen und die eindeutige Zuweisung von Verantwortlichkeiten, entsprechend der Kompetenzen, zur nachhaltigen Steigerung der Effizienz und Absicherung der Prozessqualität.  Der Wille zur Optimierung steht an erster Stelle, daraus folgernd ist stets erst eine Analyse des IST-Zustandes vorgesehen.

Für Manager und Mitarbeiter im täglichen Arbeitsumfeld, die bemerken, dass der sogenannte „Wurm drinnen ist“, ist der wichtigste Schritt Veränderungen ins Auge zu fassen und das Bestreben Prozesse zu verschlanken und zu vereinfachen. Das ist in vielen Fällen nicht so einfach, hängt dieser Schritt eng mit der Unternehmenskultur der Organisation zusammen. Ein stabiles Arbeitsumfeld ist nämlich ohne optimale Prozesse unmöglich. Das logische Ziel steht für alle gleichermaßen im Vordergrund: Prozesse sollen effektiv und effizient sein. Idealerweise sollten Prozesse stets so ausgestaltet sein, dass sie „fail safe“ sind, d.h. geringe Abweichungen oder einzelne Aufmerksamkeitsfehler können durch den Prozess selbst aufgefangen werden bzw. Fehler so offen aufgedeckt werden, dass eine Übergehung dieser nicht möglich ist. Zudem sind Prozesse essentiell für die Sicherstellung von Qualitätsstandards indem sie Standardisierung schaffen, welche unabdingbar für gleichbleibende Qualität ist. Das Prozessmanagement muss an das natürliche Verhalten des Menschen und dessen Umfeld angepasst sein. Ein Mensch verschraubt ja nicht am Ende einer Leiter auf einem Bein balancierend etwas, heißt also der Prozess sollte auch im Geiste keine Akrobatik sein oder einen Balanceakt erfordern, um erfolgreich umgesetzt zu werden.

Bei den Roten Elefanten dreht sich bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden hin zu besseren Prozessabläufen alles um die klare Definition der IST-Situation (IST Aufnahme) und zu einer detaillierten Fehler- bzw. Potenzialbeschreibung, welche dann weiter zur Lösungsfindung führt. Weiter geht es dann mit der Konzeption des SOLL-Prozesses. Die Implementierung des SOLL-Prozesses stellt die Königsklasse dar, denn nur von der Idee alleine kann der optimierte Prozess nicht leben. Die Feststellung ob der Prozess schlanker und effektiver erfolgt, stellt die Erfolgskontrolle dar. Zu guter Letzt sollte die systeminerte Verankerung von kontinuierlicher Verbesserung ein wesentlicher Bestandteil des Prozessmanagements werden.

Die Roten Elefanten sehen in ihrer Tätigkeit als Steigerer der Produktivität im Sinne der Prozessoptimierung, dass es bei jedem Unternehmen oder jeder Abteilung eines individuellen Ansatzes bedarf. Keine Organisation gleicht der anderen, wenn es um die Kultur, die Situation und die Menschen geht. Ein ganz wesentlicher Punkt ist, dass jeder Lösungsansatz zur Verbesserung der Prozesse stark verhaltensorientiert ist, denn die Roten Elefanten begreifen mit ihrem Blick von außen das Unternehmen als eigenständigen Organismus, wo das Fördern des natürlichen Verhaltens der Menschen auf positive Weise im Vordergrund steht, statt unnatürliches Verhalten zu erzwingen.

Im Bereich Prozessoptimierung erklären Ihnen die Experten der Roten Elefanten in vielen weiteren Artikeln im Detail und aus der Praxis, was aus ihrer Erfahrung die wichtigsten Eckpfeiler dieses essentiellen Bausteins der Unternehmenskultur sind.