Was ist Leadership 4.0 und wie funktioniert die digitale Führung von virtuellen Teams zum Erfolg – auch in der Krise
Globalisierung und Internationalisierung verändern die Rahmenbedingungen und Anforderungen an moderne Führungskräfte. Die aktuelle Corona-Pandemie stellt Unternehmen mangels Vorlaufzeit vor ganz besondere Herausforderungen. Ist das Homeoffice doch für viele Firmen ein Weg, bei niedriger Ansteckungsgefahr dennoch weiter funktionieren zu können. Diese Veränderungen im Arbeitsalltag können eine Chance für viele Unternehmen sein, um sich selber neu zu erfinden, einen Kulturwandel zu vollziehen und sich weiter zu entwickeln. Die Arbeit von zu Hause kann aber auch ins Auge gehen, denn die größte Gefahr – aber auch Chance für das Gelingen sitzt im Chefsessel.
Es macht natürlich immer einen Unterschied, ob man von langer Hand geplant oder durch äußere Umstände gezwungen in die virtuelle Arbeitswelt wechselt. Die Regeln hierfür bleiben jedoch gleich. Die folgenden Tipps aus der beruflichen Erfahrung eines Roten Elefanten in der Führung von internationalen virtuellen Teams, sollen Führungskräften helfen diese Herausforderung mit Bravour zu meistern:
Führungskräfte müssen bei Digital Leadership besonderes Augenmerk legen auf: Klare Zielvorgaben – Kommunikation – Routinen
- Proaktives Führen im Homeoffice – es müssen klare Spielregeln gelten
Für beide Seiten, die Führungskraft und den Mitarbeiter müssen die Erwartungshaltung sowie die Zielsetzung und Zuständigkeiten des flexiblen Arbeitens klar sein. Die Pflichten der Mitarbeiter müssen im Vorfeld geklärt und schriftlich vereinbart werden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Zu diesem Zweck ist eine Qualifikationsmatrix der betreffenden Mitarbeiter unumgänglich.
- Ist die Katze aus dem Haus…auch virtuelle Teams brauchen Führung
Virtuelle Teams ohne permanente Anwesenheit benötigen mindestens genauso aufmerksame und professionelle Führung, aber vor allem Ansprache. Meistens sogar deutlich mehr, da der Aufbau einer persönlichen Vertrauensbasis oft fehlt. Eine offene und wertschätzende Feedbackkultur ist daher ein absolutes MUST HAVE. Dieses sollte von der Führungskraft bewusster und regelmäßiger erfolgen.
- Infrastruktur schaffen – Wie rasch gelingt die Umstellung
Das neue Homeoffice bedingt diverse neue Systeme wie VPN-Clients bzw. andere digitale Lösungen um den Arbeitsalltag sicher und reibungslos zu gewährleisten. Nicht allen Mitarbeitern fällt es dabei leicht sich an die neuen Programme und Routinen zu gewöhnen. Dieser Umstand sollte gerade in der ersten Zeit nach dem Umstieg berücksichtigt werden. Am Ende dieses Beitrags fassen wir noch die gängigsten Tools für die Homeofficeorganisation zusammen.
- Vertrauen muss erlernt werden – Änderung der Unternehmenskultur annehmen und leben
Auch in einem nicht virtuellen Arbeitsalltag ist Anwesenheit kein Indikator für die Qualität der geleisteten Arbeit. Der Arbeitgeber und insbesondere die Führungskräfte müssen lernen zu vertrauen und loslassen können. Bei klar definierten Erwartungshaltungen und offenen Kommunikationslinien sollte es auch keine Überraschungen geben.
- Aufgaben und Systeme priorisieren und auf das Wesentliche reduzieren
Um Aufgaben zu priorisieren und anhand von Dringlichkeit zu erheben und aufzuteilen, eignen sich Maßnahmenkataloge (auch List of open Points) besonders gut. Sie sind simpel gestaltet und jeder kann sie auch führen. Sie beinhalten den Aufnahmezeitpunkt der Aufgaben, eine kurze Beschreibung davon und bis wann sie erledigt werden sollten. Darüber hinaus bieten sie nützliche Anhaltspunkte und eine Struktur, die für die einzelnen Schritte der Arbeit notwendig sind. Sie schaffen Transparenz und ersetzen unnötig viele Mails mit zu vielen Adressaten. Aus einer solchen systematischen Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise folgt eine produktive Verschlankung der Prozesse. Bevorzugen Sie deswegen smarte Meeting-Tools statt aufwendiger Emails.
- Routinen und Rituale einführen – Gute Stimmung und Motivation erhöhen Output bzw. die Leistung
Auf Anwesenheit ausgelegte, starre Zeitkorsetts demotivieren und verhindern die kreative, innovative Leistungserbringung der Mitarbeiter im Homeoffice Modus. Was zählt, ist die erbrachte Leistung und nicht die abgeleisteten Stunden, dies schafft Transparenz. Auch hier gilt, wenn die Erwartung und die erforderlichen Ziele an den Mitarbeiter klar kommuniziert und vereinbart sind, hebt das die Motivation und fördert Produktivität. Daraus ergibt sich, dass Aufgaben und Projekte abgearbeitet und vorangetrieben werden, ohne dass althergebrachte Leistungskontrolle möglich ist.
- Die Fürsorgepflicht wahrnehmen
Die Grätsche zwischen Abgrenzung und persönlicher Bindung an seine Mitarbeiter ist auch im klassischen Büroalltag nicht leicht. Bei virtuellen Teams kann die Auswirkung umso fataler zum Vorschein kommen. Führungskräfte müssen sich für den Mitarbeiter als Mensch interessieren und dessen Routinen und familiäres Umfeld kennen. Wer wegen Schulschließungen aufgrund weitreichender Krisen (wie z.B. Covid-19) zu Hause auf die Kinder aufpasst, braucht vielleicht andere Fristen oder zeitlich flexiblere Aufgaben. Hinzukommt gerade in solchen Krisensituationen, dass bekannte Strukturen nicht mehr halten und vielen Mitarbeitern der Halt fehlt. Gerade dieser Umstand stellt Führungskräfte oft vor Herausforderungen. Wir möchten an dieser Stelle betonen, dass diese Art der Fürsorgepflicht Ausfallswahrscheinlichkeiten reduziert. Es zeigt aber, dass es sich lohnt den Mitarbeitern aufmerksam zuzuhören. Die Roten Elefanten haben seit geraumer Zeit – schon vor der Krise – kurze Meetingeinleitungen entwickelt, wo sie sich durch einen Mini Status Quo mit einem selbst ausgesuchten Codewort (z.B. „Ho“) jedem Teammitglied zwei Minuten Redezeit gibt – ohne Unterbrechung. Das Zentrum ist ein Gegenstand (wir verwenden natürlich unser Symbol den Roten Elefanten, jeder hat einen zuhause). Jeder eröffnet seinen „Monolog“ mit dem Namen des Mitarbeiters (z.B. „Martin spricht, Ho“), dann kann er max. 2 Minuten über seine Empfindungen oder Themen sprechen die ihn heute beschäftigen sprechen und schließt seine Sprechzeit wieder mit „Ho“ ab. Wenn das Mitglied der Runde nichts zu sagen hat, wird das Wort einfch weitergegeben.
- Das digitale Meeting im Home Office – Kommunikation ist Key
Bei aller Freiheit – ohne regelmäßige Treffen geht es nicht. In Zeiten, wo esdutzende digitale Kommunikationstools (Zoom, Skype, Whatsapp, etc) gibt, sollte man zumindest zweimal täglich ein kurzes Meeting abhalten. Der Erfahrung der Roten Elefanten nach, hat es sich bewährt in der Früh kurz in den Tag zu starten um Prioritäten, besondere Bedürfnisse/Vorkommnisse zu klären, Projekte und Ideen vorzustellen, Aufgaben zu besprechen und gegebenenfalls zu ändern. Abends gibt es dann noch ein kurzes Meeting um Feedback und Fortschritte zu besprechen sowie etwaige Fehler und dessen Korrektur zu besprechen. Wichtig ist hier die Meetingkultur! Pünktlichkeit, eine genaue Agenda und das Einhalten der Zeitvorgabe sowie das Abarbeiten des Maßnahmenkatalogs beim Meeting sind unabdingbar. Übrigens sowohl virtuell als auch live J
- Auch virtuelle Teams benötigen ein Wir-Gefühl
Um Teams zusammenwachsen zu lassen und die Führungsaufgabe überhaupt wahrnehmen zu können, braucht es regelmäßigen Austausch um zwischenmenschliche Beziehungen zu fördern. Meine Erfahrung mit virtuellen Teams war, dass sich Mitarbeiter, die sich über das Berufliche hinaus schätzen, ein positives Arbeitsumfeld, ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl sowie mehr Produktivität schaffen. Neben den regelmäßigen Videokonferenzen sollte daher auch der Austausch über das Telefon etc. nicht zu kurz kommen.
- Effizientes Abreiten im Homeoffice – Produktivitätskiller E-Mail
Durch den wegfallenden, direkten Austausch im Homeoffice läuft ein Großteil der Kommunikation über E-Mail. Bitte nehmen Sie Abstand von der cc-Kultur! In einer vertrauensvollen, produktiven Arbeitsumgebung sind nur die Personen in den Mailverkehr eingebunden, die tatsächlich für die Aufgabe notwendig sind. Arbeitsaufträge und Anmerkungen sollten gebündelt und überlegt erfolgen. Produktivität steigt mit klarer, signifikanter Kommunikation. Abgesehen davon steigt meiner Erfahrung nach auch die Glaubwürdigkeit der Führungskraft durch hohe Kommunikationskompetenz. Auch hier gilt es vorher die Spielregeln klar abzustecken und aktiv zu führen!
- Bitte den Feierabend nicht vergessen!
Mit dem Homeoffice werden zwangsläufig die Arbeitszeiten flexibler. Neben der Chance dadurch die produktivsten Phasen jedes Mitarbeiters zu nutzen birgt es aber die Gefahr des Gefühls, rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen. Es empfiehlt sich daher feste Zeiträume zu vereinbaren, in denen Mitarbeiter telefonisch oder per Mail erreichbar sein sollen. Das spart Ärger und man kann mit guten Gewissen den Feierabend genießen.
Was ist Leadership 4.0 und wie funktioniert die digitale Führung von virtuellen Teams zum Erfolg – auch in der Krise
Globalisierung und Internationalisierung verändern die Rahmenbedingungen und Anforderungen an moderne Führungskräfte. Die aktuelle Corona-Pandemie stellt Unternehmen mangels Vorlaufzeit vor ganz besondere Herausforderungen. Ist das Homeoffice doch für viele Firmen ein Weg, bei niedriger Ansteckungsgefahr dennoch weiter funktionieren zu können. Diese Veränderungen im Arbeitsalltag können eine Chance für viele Unternehmen sein, um sich selber neu zu erfinden, einen Kulturwandel zu vollziehen und sich weiter zu entwickeln. Die Arbeit von zu Hause kann aber auch ins Auge gehen, denn die größte Gefahr – aber auch Chance für das Gelingen sitzt im Chefsessel.
Es macht natürlich immer einen Unterschied, ob man von langer Hand geplant oder durch äußere Umstände gezwungen in die virtuelle Arbeitswelt wechselt. Die Regeln hierfür bleiben jedoch gleich. Die folgenden Tipps aus der beruflichen Erfahrung eines Roten Elefanten in der Führung von internationalen virtuellen Teams, sollen Führungskräften helfen diese Herausforderung mit Bravour zu meistern:
Führungskräfte müssen bei Digital Leadership besonderes Augenmerk legen auf: Klare Zielvorgaben – Kommunikation – Routinen
- Proaktives Führen im Homeoffice – es müssen klare Spielregeln gelten
Für beide Seiten, die Führungskraft und den Mitarbeiter müssen die Erwartungshaltung sowie die Zielsetzung und Zuständigkeiten des flexiblen Arbeitens klar sein. Die Pflichten der Mitarbeiter müssen im Vorfeld geklärt und schriftlich vereinbart werden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Zu diesem Zweck ist eine Qualifikationsmatrix der betreffenden Mitarbeiter unumgänglich.
- Ist die Katze aus dem Haus…auch virtuelle Teams brauchen Führung
Virtuelle Teams ohne permanente Anwesenheit benötigen mindestens genauso aufmerksame und professionelle Führung, aber vor allem Ansprache. Meistens sogar deutlich mehr, da der Aufbau einer persönlichen Vertrauensbasis oft fehlt. Eine offene und wertschätzende Feedbackkultur ist daher ein absolutes MUST HAVE. Dieses sollte von der Führungskraft bewusster und regelmäßiger erfolgen.
- Infrastruktur schaffen – Wie rasch gelingt die Umstellung
Das neue Homeoffice bedingt diverse neue Systeme wie VPN-Clients bzw. andere digitale Lösungen um den Arbeitsalltag sicher und reibungslos zu gewährleisten. Nicht allen Mitarbeitern fällt es dabei leicht sich an die neuen Programme und Routinen zu gewöhnen. Dieser Umstand sollte gerade in der ersten Zeit nach dem Umstieg berücksichtigt werden. Am Ende dieses Beitrags fassen wir noch die gängigsten Tools für die Homeofficeorganisation zusammen.
- Vertrauen muss erlernt werden – Änderung der Unternehmenskultur annehmen und leben
Auch in einem nicht virtuellen Arbeitsalltag ist Anwesenheit kein Indikator für die Qualität der geleisteten Arbeit. Der Arbeitgeber und insbesondere die Führungskräfte müssen lernen zu vertrauen und loslassen können. Bei klar definierten Erwartungshaltungen und offenen Kommunikationslinien sollte es auch keine Überraschungen geben.
- Aufgaben und Systeme priorisieren und auf das Wesentliche reduzieren
Um Aufgaben zu priorisieren und anhand von Dringlichkeit zu erheben und aufzuteilen, eignen sich Maßnahmenkataloge (auch List of open Points) besonders gut. Sie sind simpel gestaltet und jeder kann sie auch führen. Sie beinhalten den Aufnahmezeitpunkt der Aufgaben, eine kurze Beschreibung davon und bis wann sie erledigt werden sollten. Darüber hinaus bieten sie nützliche Anhaltspunkte und eine Struktur, die für die einzelnen Schritte der Arbeit notwendig sind. Sie schaffen Transparenz und ersetzen unnötig viele Mails mit zu vielen Adressaten. Aus einer solchen systematischen Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise folgt eine produktive Verschlankung der Prozesse. Bevorzugen Sie deswegen smarte Meeting-Tools statt aufwendiger Emails.
- Routinen und Rituale einführen – Gute Stimmung und Motivation erhöhen Output bzw. die Leistung
Auf Anwesenheit ausgelegte, starre Zeitkorsetts demotivieren und verhindern die kreative, innovative Leistungserbringung der Mitarbeiter im Homeoffice Modus. Was zählt, ist die erbrachte Leistung und nicht die abgeleisteten Stunden, dies schafft Transparenz. Auch hier gilt, wenn die Erwartung und die erforderlichen Ziele an den Mitarbeiter klar kommuniziert und vereinbart sind, hebt das die Motivation und fördert Produktivität. Daraus ergibt sich, dass Aufgaben und Projekte abgearbeitet und vorangetrieben werden, ohne dass althergebrachte Leistungskontrolle möglich ist.
- Die Fürsorgepflicht wahrnehmen
Die Grätsche zwischen Abgrenzung und persönlicher Bindung an seine Mitarbeiter ist auch im klassischen Büroalltag nicht leicht. Bei virtuellen Teams kann die Auswirkung umso fataler zum Vorschein kommen. Führungskräfte müssen sich für den Mitarbeiter als Mensch interessieren und dessen Routinen und familiäres Umfeld kennen. Wer wegen Schulschließungen aufgrund weitreichender Krisen (wie z.B. Covid-19) zu Hause auf die Kinder aufpasst, braucht vielleicht andere Fristen oder zeitlich flexiblere Aufgaben. Hinzukommt gerade in solchen Krisensituationen, dass bekannte Strukturen nicht mehr halten und vielen Mitarbeitern der Halt fehlt. Gerade dieser Umstand stellt Führungskräfte oft vor Herausforderungen. Wir möchten an dieser Stelle betonen, dass diese Art der Fürsorgepflicht Ausfallswahrscheinlichkeiten reduziert. Es zeigt aber, dass es sich lohnt den Mitarbeitern aufmerksam zuzuhören. Die Roten Elefanten haben seit geraumer Zeit – schon vor der Krise – kurze Meetingeinleitungen entwickelt, wo sie sich durch einen Mini Status Quo mit einem selbst ausgesuchten Codewort (z.B. „Ho“) jedem Teammitglied zwei Minuten Redezeit gibt – ohne Unterbrechung. Das Zentrum ist ein Gegenstand (wir verwenden natürlich unser Symbol den Roten Elefanten, jeder hat einen zuhause). Jeder eröffnet seinen „Monolog“ mit dem Namen des Mitarbeiters (z.B. „Martin spricht, Ho“), dann kann er max. 2 Minuten über seine Empfindungen oder Themen sprechen die ihn heute beschäftigen sprechen und schließt seine Sprechzeit wieder mit „Ho“ ab. Wenn das Mitglied der Runde nichts zu sagen hat, wird das Wort einfch weitergegeben.
- Das digitale Meeting im Home Office – Kommunikation ist Key
Bei aller Freiheit – ohne regelmäßige Treffen geht es nicht. In Zeiten, wo esdutzende digitale Kommunikationstools (Zoom, Skype, Whatsapp, etc) gibt, sollte man zumindest zweimal täglich ein kurzes Meeting abhalten. Der Erfahrung der Roten Elefanten nach, hat es sich bewährt in der Früh kurz in den Tag zu starten um Prioritäten, besondere Bedürfnisse/Vorkommnisse zu klären, Projekte und Ideen vorzustellen, Aufgaben zu besprechen und gegebenenfalls zu ändern. Abends gibt es dann noch ein kurzes Meeting um Feedback und Fortschritte zu besprechen sowie etwaige Fehler und dessen Korrektur zu besprechen. Wichtig ist hier die Meetingkultur! Pünktlichkeit, eine genaue Agenda und das Einhalten der Zeitvorgabe sowie das Abarbeiten des Maßnahmenkatalogs beim Meeting sind unabdingbar. Übrigens sowohl virtuell als auch live J
- Auch virtuelle Teams benötigen ein Wir-Gefühl
Um Teams zusammenwachsen zu lassen und die Führungsaufgabe überhaupt wahrnehmen zu können, braucht es regelmäßigen Austausch um zwischenmenschliche Beziehungen zu fördern. Meine Erfahrung mit virtuellen Teams war, dass sich Mitarbeiter, die sich über das Berufliche hinaus schätzen, ein positives Arbeitsumfeld, ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl sowie mehr Produktivität schaffen. Neben den regelmäßigen Videokonferenzen sollte daher auch der Austausch über das Telefon etc. nicht zu kurz kommen.
- Effizientes Abreiten im Homeoffice – Produktivitätskiller E-Mail
Durch den wegfallenden, direkten Austausch im Homeoffice läuft ein Großteil der Kommunikation über E-Mail. Bitte nehmen Sie Abstand von der cc-Kultur! In einer vertrauensvollen, produktiven Arbeitsumgebung sind nur die Personen in den Mailverkehr eingebunden, die tatsächlich für die Aufgabe notwendig sind. Arbeitsaufträge und Anmerkungen sollten gebündelt und überlegt erfolgen. Produktivität steigt mit klarer, signifikanter Kommunikation. Abgesehen davon steigt meiner Erfahrung nach auch die Glaubwürdigkeit der Führungskraft durch hohe Kommunikationskompetenz. Auch hier gilt es vorher die Spielregeln klar abzustecken und aktiv zu führen!
- Bitte den Feierabend nicht vergessen!
Mit dem Homeoffice werden zwangsläufig die Arbeitszeiten flexibler. Neben der Chance dadurch die produktivsten Phasen jedes Mitarbeiters zu nutzen birgt es aber die Gefahr des Gefühls, rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen. Es empfiehlt sich daher feste Zeiträume zu vereinbaren, in denen Mitarbeiter telefonisch oder per Mail erreichbar sein sollen. Das spart Ärger und man kann mit guten Gewissen den Feierabend genießen.
Fehler im Homeoffice vermeiden!
Diese Tipps sollen Führungskräften helfen eine für sie passende Struktur und Kultur zu finden, sowie produktiv und professionell mit dem Thema Leadership 4.0 umzugehen. Studien belegen, dass drei von vier virtuellen Teams scheitern. Warum? Hauptursache sind fehlende Managementkompetenzen und das fehlende Vertrauen zwischen den Teammitgliedern. Gibt es Führungsstile die besonders für solche Teams geeignet sind? Ich persönlich habe gute Erfahrungen mit situativer Führung gemacht. Egal für welchen Stil man sich entscheidet, er muss es schaffen räumliche, kulturelle und zeitliche Distanzen zu überbrücken, Vertrauen aufzubauen und Wissen zu teilen.
Digitale Führung und Teamarbeit ist in den verschiedensten Varianten möglich. Folgende Merkmale haben sie jedoch alle gleich:
Distance Leadership – Digitale Teams zeigen dieselben Merkmale wie traditionelle Teams. Es sind Gruppen, deren Zweck in der gemeinsamen Zielerreichung besteht
Digitale Teams arbeiten prinzipiell dezentralisiert
Industrie 4.0 – Digitale Teams haben eine hohe Systemkompetenz und arbeiten überwiegend mit elektronischen Kommunikationsmitteln
Der Vertrauensaufbau ist eine der wichtigsten Zielsetzung von virtueller Führungsarbeit. Sie ist defacto die zentrale Aufgabe der Teamführung. Durch den Mangel an persönlichem Kontakt, der erschwerten Kommunikation und der Distanz innerhalb des Teams fällt virtuellen Teams die Vertrauensbildung häufig schwer. Gerade die gemeinsame Identität, welche traditionelle Teams zusammenhält, fehlt bei digitalen Teams oft. Dem Aufbau einer solchen, sollte man daher besonders viel Aufmerksamkeit schenken.
Unternehmenskultur als Change Faktor – Nicht nur als Krisenmanagement!
Ohne Kulturwandel eines Unternehmens ist virtuelle Teamarbeit kaum oder gar nicht möglich. Führungskräfte müssen sich vergegenwärtigen, dass virtuelle Teamarbeit nicht nur einen Wandel des Arbeitsalltags für die Mitarbeiter bedeutet, sondern auch einen Kulturwandel der gesamten Organisation. Die virtuelle Teamarbeit muss gänzlich in die Organisation eingebunden sein. Technische, organisatorische und personelle Rahmenbedingungen müssen soweit wie möglich vorab oder zumindest gleich zu Beginn geschaffen werden. In einer Krisensituation wie heute ist das natürlich nur schwer möglich. Dennoch sollte man die notwendigen Schritte mit Bedacht und Ruhe angehen, um danach kein böses Erwachen zu haben. Nicht vergessen sollte man, dass die Mitarbeiter durch regelmäßige Kommunikation ins Boot geholt werden und im kommenden Veränderungsprozess begleitet werden.
Virtuelle Teamarbeit birgt auch viele Chancen. Ich könnte mir vorstellen, dass viele Firmen die Erkenntnisse aus der Krise nutzen und sich insoweit gut und neu aufstellen, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Ein wesentlicher Vorteil besteht ja darin, Projekte nach fachlicher und personeller Qualifikation anstelle des Standortes der Mitarbeiter aufzustellen. Die weltweite Nutzung von lokalem Expertenwissen, dem Human Capital, sowie die produktive Projektarbeit rund um die Uhr sind neben geringeren Lohn- und Lohnnebenkosten nur einige der Vorteile, die zu einem Wettbewerbsvorteil des jeweiligen Unternehmens führen können. Ein weiterer Vorteil ist die Optimierung von Geschäftsprozessen. Gerade in Zeiten, wo Schlagworte wie „Agile“ etc. in aller Munde sind, sind schlagkräftige, schlanke und signifikante Prozesse ein absoluter Vorteil. Abgesehen davon sind die zeitliche und örtliche Flexibilität besonders für hochqualifizierte Mitarbeiter attraktiv.
Die virtuelle Führungsarbeit ist ein fester Bestandteil in vielen Unternehmen. Krisen wie die durch Covid-19 beschleunigen diese Entwicklung. Daher ist ein Wandel der Führungskonzepte notwendig. Führungskräfte müssen sich immer mehr von der Kontrollfunktion lösen und mehr in Richtung Moderator entwickeln, um einerseits Menschen zusammen zu bringen und andererseits komplexe Themenstellungen gemeinsam lösen zu können.
No Gos in der Führung von virtuellen Teams:
Kein oder zu wenig persönlicher Kontakt
Vertrauen ist die Grundlage funktionierender Teams und braucht persönliche Kontakte, nicht nur digitale. Krisen wie die aktuelle lassen diese Kontakte natürlich nur begrenzt bis gar nicht zu. Darauf muss man in der Kommunikation besonders Rücksicht nehmen
Kulturelle Unterschiede
Leider wird dieses Thema oft nicht thematisiert. Gerade in internationalen Teams ist dies aber unabdingbar.
Konflikte
In virtuellen Teams werden Konflikte aufgrund der räumlichen Distanz meist erst erkannt, wenn es schon zu spät ist und Teammitglieder das Arbeiten einstellen oder das Team verlassen.
Passives Führungsverhalten
Passives Führungsverhalten bzw. fehlendes ist der Untergang jedes virtuellen Teams. Sie benötigen mehr als traditionelle Teams einen strukturierten auf Vertrauen basierten Führungsstil
Kulturelle Unterschiede
Leider wird dieses Thema oft nicht thematisiert. Gerade in internationalen Teams ist dies aber unabdingbar.
Fehlende Rituale
Wie oben bereits erwähnt sollte es in Unternehmen Rituale geben, wo auch informeller Austausch forciert wird. Die festen Rituale schaffen Verbundenheit und Solidarität sowie Empathie untereinander.
Die besten und meistverwendeten Tools und Programme für den Homeoffice-Betrieb
- Evernote (https://evernote.com/intl/de/): „Evernote hilft dir dabei, deine Ideen, Projekte und To-do-Listen zu erfassen und zu priorisieren, damit nichts durchs Raster fällt. “
- Priority Matrix (https://appfluence.com/): “Focus on top priorities and projects. Priority Matrix creates a central source of truth to coordinate all the work your team needs to do.”
- Think-cell (https://www.think-cell.com/de/): “PowerPoint-Diagramme. Wie sie sein sollten.”. Think-cell ist in der Tat ein sehr nützliches Powerpoint Add-in. Manche Diagramme wie z.B. Marimekko Charts sind in normalem Excel und Powerpoint so nicht einfach möglich, mit think-cell geht das allerdings „im Handumdrehen“. Ein anderes Beispiel sind Punkt- und Blasendiagramme.
- Efficient Elements (https://www.efficient-elements.com/de/): „Efficient Elements for presentations. Das Add-In für Microsoft PowerPoint. Erstellen Sie professionelle Folien in Ihrem Corporate Design.“
- Visual Thesaurus (https://www.visualthesaurus.com/): „The Visual Thesaurus is an interactive dictionary and thesaurus which creates word maps that blossom with meanings and branch to related words. Its innovative display encourages exploration and learning. You’ll understand language in a powerful new way.“
- GanttProject (https://www.ganttproject.biz/): “GanttProject ist eine in Java geschriebene freie Anwendung für Projektplanungen. Die Hauptfunktionalitäten umfassen u. a. Gantt-Diagramm, Ressourcenmanagement und Erstellung von Berichten sowie Import/Export von MS Project, HTML und PDF. Enthalten sind auch Gruppenfunktionen per WebDAV und ein Datenaustausch mit Tabellenkalkulationsprogrammen.” (wikipedia). Habe das nie selber verwendet. Diejenigen, die das verwendet haben, empfahlen das. Diese Software kostet nichts und ist ein Ersatz für MS Project.
- Expensify (https://www.expensify.com/): „Expensify is the world’s leading application for expense management, receipt scanning, and business travel.“
- Duet Display (https://apps.apple.com/de/app/duet-display/id935754064/): “Duet verwandelt Ihr iPad oder iPhone in den fortschrittlichsten Zweitbildschirm für Ihren Mac und PC.”
- Scanner Pro (https://readdle.com/de/scannerpro/): „Verwandeln Sie Ihr iPhone oder iPad in einen tragbaren Scanner.“
- DocuSign (https://www.docusign.de/): „Sparen Sie Geld, Zeit und Papier. Verträge elektronisch signieren, vorbereiten, ausführen und verwalten für maximale Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.“
Fehler im Homeoffice vermeiden!
Diese Tipps sollen Führungskräften helfen eine für sie passende Struktur und Kultur zu finden, sowie produktiv und professionell mit dem Thema Leadership 4.0 umzugehen. Studien belegen, dass drei von vier virtuellen Teams scheitern. Warum? Hauptursache sind fehlende Managementkompetenzen und das fehlende Vertrauen zwischen den Teammitgliedern. Gibt es Führungsstile die besonders für solche Teams geeignet sind? Ich persönlich habe gute Erfahrungen mit situativer Führung gemacht. Egal für welchen Stil man sich entscheidet, er muss es schaffen räumliche, kulturelle und zeitliche Distanzen zu überbrücken, Vertrauen aufzubauen und Wissen zu teilen.
Digitale Führung und Teamarbeit ist in den verschiedensten Varianten möglich. Folgende Merkmale haben sie jedoch alle gleich:
Distance Leadership – Digitale Teams zeigen dieselben Merkmale wie traditionelle Teams. Es sind Gruppen, deren Zweck in der gemeinsamen Zielerreichung besteht
Digitale Teams arbeiten prinzipiell dezentralisiert
Industrie 4.0 – Digitale Teams haben eine hohe Systemkompetenz und arbeiten überwiegend mit elektronischen Kommunikationsmitteln
Der Vertrauensaufbau ist eine der wichtigsten Zielsetzung von virtueller Führungsarbeit. Sie ist defacto die zentrale Aufgabe der Teamführung. Durch den Mangel an persönlichem Kontakt, der erschwerten Kommunikation und der Distanz innerhalb des Teams fällt virtuellen Teams die Vertrauensbildung häufig schwer. Gerade die gemeinsame Identität, welche traditionelle Teams zusammenhält, fehlt bei digitalen Teams oft. Dem Aufbau einer solchen, sollte man daher besonders viel Aufmerksamkeit schenken.
Unternehmenskultur als Change Faktor – Nicht nur als Krisenmanagement!
Ohne Kulturwandel eines Unternehmens ist virtuelle Teamarbeit kaum oder gar nicht möglich. Führungskräfte müssen sich vergegenwärtigen, dass virtuelle Teamarbeit nicht nur einen Wandel des Arbeitsalltags für die Mitarbeiter bedeutet, sondern auch einen Kulturwandel der gesamten Organisation. Die virtuelle Teamarbeit muss gänzlich in die Organisation eingebunden sein. Technische, organisatorische und personelle Rahmenbedingungen müssen soweit wie möglich vorab oder zumindest gleich zu Beginn geschaffen werden. In einer Krisensituation wie heute ist das natürlich nur schwer möglich. Dennoch sollte man die notwendigen Schritte mit Bedacht und Ruhe angehen, um danach kein böses Erwachen zu haben. Nicht vergessen sollte man, dass die Mitarbeiter durch regelmäßige Kommunikation ins Boot geholt werden und im kommenden Veränderungsprozess begleitet werden.
Virtuelle Teamarbeit birgt auch viele Chancen. Ich könnte mir vorstellen, dass viele Firmen die Erkenntnisse aus der Krise nutzen und sich insoweit gut und neu aufstellen, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Ein wesentlicher Vorteil besteht ja darin, Projekte nach fachlicher und personeller Qualifikation anstelle des Standortes der Mitarbeiter aufzustellen. Die weltweite Nutzung von lokalem Expertenwissen, dem Human Capital, sowie die produktive Projektarbeit rund um die Uhr sind neben geringeren Lohn- und Lohnnebenkosten nur einige der Vorteile, die zu einem Wettbewerbsvorteil des jeweiligen Unternehmens führen können. Ein weiterer Vorteil ist die Optimierung von Geschäftsprozessen. Gerade in Zeiten, wo Schlagworte wie „Agile“ etc. in aller Munde sind, sind schlagkräftige, schlanke und signifikante Prozesse ein absoluter Vorteil. Abgesehen davon sind die zeitliche und örtliche Flexibilität besonders für hochqualifizierte Mitarbeiter attraktiv.
Die virtuelle Führungsarbeit ist ein fester Bestandteil in vielen Unternehmen. Krisen wie die durch Covid-19 beschleunigen diese Entwicklung. Daher ist ein Wandel der Führungskonzepte notwendig. Führungskräfte müssen sich immer mehr von der Kontrollfunktion lösen und mehr in Richtung Moderator entwickeln, um einerseits Menschen zusammen zu bringen und andererseits komplexe Themenstellungen gemeinsam lösen zu können.
No Gos in der Führung von virtuellen Teams:
Kein oder zu wenig persönlicher Kontakt
Vertrauen ist die Grundlage funktionierender Teams und braucht persönliche Kontakte, nicht nur digitale. Krisen wie die aktuelle lassen diese Kontakte natürlich nur begrenzt bis gar nicht zu. Darauf muss man in der Kommunikation besonders Rücksicht nehmen
Kulturelle Unterschiede
Leider wird dieses Thema oft nicht thematisiert. Gerade in internationalen Teams ist dies aber unabdingbar.
Konflikte
In virtuellen Teams werden Konflikte aufgrund der räumlichen Distanz meist erst erkannt, wenn es schon zu spät ist und Teammitglieder das Arbeiten einstellen oder das Team verlassen.
Passives Führungsverhalten
Passives Führungsverhalten bzw. fehlendes ist der Untergang jedes virtuellen Teams. Sie benötigen mehr als traditionelle Teams einen strukturierten auf Vertrauen basierten Führungsstil
Kulturelle Unterschiede
Leider wird dieses Thema oft nicht thematisiert. Gerade in internationalen Teams ist dies aber unabdingbar.
Fehlende Rituale
Wie oben bereits erwähnt sollte es in Unternehmen Rituale geben, wo auch informeller Austausch forciert wird. Die festen Rituale schaffen Verbundenheit und Solidarität sowie Empathie untereinander.
Die besten und meistverwendeten Tools und Programme für den Homeoffice-Betrieb
- Evernote (https://evernote.com/intl/de/): „Evernote hilft dir dabei, deine Ideen, Projekte und To-do-Listen zu erfassen und zu priorisieren, damit nichts durchs Raster fällt. “
- Priority Matrix (https://appfluence.com/): “Focus on top priorities and projects. Priority Matrix creates a central source of truth to coordinate all the work your team needs to do.”
- Think-cell (https://www.think-cell.com/de/): “PowerPoint-Diagramme. Wie sie sein sollten.”. Think-cell ist in der Tat ein sehr nützliches Powerpoint Add-in. Manche Diagramme wie z.B. Marimekko Charts sind in normalem Excel und Powerpoint so nicht einfach möglich, mit think-cell geht das allerdings „im Handumdrehen“. Ein anderes Beispiel sind Punkt- und Blasendiagramme.
- Efficient Elements (https://www.efficient-elements.com/de/): „Efficient Elements for presentations. Das Add-In für Microsoft PowerPoint. Erstellen Sie professionelle Folien in Ihrem Corporate Design.“
- Visual Thesaurus (https://www.visualthesaurus.com/): „The Visual Thesaurus is an interactive dictionary and thesaurus which creates word maps that blossom with meanings and branch to related words. Its innovative display encourages exploration and learning. You’ll understand language in a powerful new way.“
- GanttProject (https://www.ganttproject.biz/): “GanttProject ist eine in Java geschriebene freie Anwendung für Projektplanungen. Die Hauptfunktionalitäten umfassen u. a. Gantt-Diagramm, Ressourcenmanagement und Erstellung von Berichten sowie Import/Export von MS Project, HTML und PDF. Enthalten sind auch Gruppenfunktionen per WebDAV und ein Datenaustausch mit Tabellenkalkulationsprogrammen.” (wikipedia). Habe das nie selber verwendet. Diejenigen, die das verwendet haben, empfahlen das. Diese Software kostet nichts und ist ein Ersatz für MS Project.
- Expensify (https://www.expensify.com/): „Expensify is the world’s leading application for expense management, receipt scanning, and business travel.“
- Duet Display (https://apps.apple.com/de/app/duet-display/id935754064/): “Duet verwandelt Ihr iPad oder iPhone in den fortschrittlichsten Zweitbildschirm für Ihren Mac und PC.”
- Scanner Pro (https://readdle.com/de/scannerpro/): „Verwandeln Sie Ihr iPhone oder iPad in einen tragbaren Scanner.“
- DocuSign (https://www.docusign.de/): „Sparen Sie Geld, Zeit und Papier. Verträge elektronisch signieren, vorbereiten, ausführen und verwalten für maximale Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.“
Czipin Leistungen bei Reorganisation & Führungsverhalten:
Identifikation der realen Arbeitsabläufe: Dabei erarbeiten wir einen individuellen Ansatz für jeden unserer Kunden. Wir orientierten uns an der Situation sowie der Kultur des Unternehmens.
Matrix von Zuständigkeiten und Kompetenzen auf Basis von Interviews
Erhebung der Kundenbedürfnisse mithilfe von Befragungen
Entwicklung Organisationsmodell neu
Entwicklung einer neuen Kompetenz- und Verantwortungsmatrix
Implementierung
Erfolgskontrolle
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und Ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater für produktives Führungsverhalten wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Czipin Leistungen bei Reorganisation & Führungsverhalten:
Identifikation der realen Arbeitsabläufe: Dabei erarbeiten wir einen individuellen Ansatz für jeden unserer Kunden. Wir orientierten uns an der Situation sowie der Kultur des Unternehmens.
Matrix von Zuständigkeiten und Kompetenzen auf Basis von Interviews
Erhebung der Kundenbedürfnisse mithilfe von Befragungen
Entwicklung Organisationsmodell neu
Entwicklung einer neuen Kompetenz- und Verantwortungsmatrix
Implementierung
Erfolgskontrolle
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und Ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater für produktives Führungsverhalten wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
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