Wer 100 Mio. € versenkt ist entweder ein Menschenfreund...

…oder schlecht informiert. Wozu gehören Sie?

Jänner 2019: beim Blick in die Bilanz verschlägt es mir fast den Atem: ein Verlustvortrag von knapp € 100 Millionen ist schwer zu begreifen – angesammelt seit ungefähr 20 Jahren. Im Klartext heißt das, dass pro Jahr ein Verlust von € 5 Millionen „verwirtschaftet“ wurden. Und nun will einer meiner langjährigen Klienten ein Konkurrenzunternehmen übernehmen. Bei mir melden sich leise Zweifel, aber die Gespräche sind schon weit fortgeschritten und der Wille zur Übernahme ist praktisch festgeschrieben. In meine Richtung heißt es knapp: „Ihr kümmert euch um das Thema Produktivität!“

…oder schlecht informiert. Wozu gehören Sie?

Jänner 2019: beim Blick in die Bilanz verschlägt es mir fast den Atem: ein Verlustvortrag von knapp € 100 Millionen ist schwer zu begreifen – angesammelt seit ungefähr 20 Jahren. Im Klartext heißt das, dass pro Jahr ein Verlust von € 5 Millionen „verwirtschaftet“ wurden. Und nun will einer meiner langjährigen Klienten ein Konkurrenzunternehmen übernehmen. Bei mir melden sich leise Zweifel, aber die Gespräche sind schon weit fortgeschritten und der Wille zur Übernahme ist praktisch festgeschrieben. In meine Richtung heißt es knapp: „Ihr kümmert euch um das Thema Produktivität!“

2005: ich komme mit dem oben genannten Klienten über die Empfehlung eines Mitarbeiters ins Gespräch. Der Klient ist in der Unterhaltungsindustrie tätig und betreibt ca. 30 Standorte zwischen Neusiedler See und Bodensee. Das Geschäft ist wegen der starken Abhängigkeit von Wetter und Angebot extrem volatil. Damit ist der Stundeneinsatz sehr schwer steuerbar. Der Klient vertraut auf die Erfahrung seiner Standortleiter und glaubt so das Problem gut im Griff zu haben. Ich erkläre dem für die Operation zuständigen Geschäftsführer, dass ich nach meinen Erfahrungen hohes Produktivitätspotential vermute. Ich habe zu diesem Zeitpunkt schon viele Filialbetriebe optimiert und überall stellte sich heraus, dass die Standortleiter ohne ein auf Aktivitäten, daraus gewonnenen Planwerten und geplanten Kundenfrequenzen basierendem System heillos überfordert sind. Es sind einfach zu viele Variable, denen Einzelpersonen kaum Herr werden können.

Wir vereinbaren einen Fitness-Check, der meine Vermutung bestätigt. Wir besuchen 7 verschiedene Standorte und finden hohe Potentiale. Teilweise fehlen bei hohen Frequenzen Mitarbeiter, was Deckungsbeiträge kostet und bei niedrigen Frequenzen sind meist zu viele Mitarbeiter im Dienst. Manche Standorte helfen sich mit fixen Wochenplänen, was den Mitarbeitern natürlich sehr entgegen kommt, aber hohe Potentiale nach sich zieht. Als erstes Ziel wird eine Produktivitätssteigerung von 30% vereinbart. Als Kennzahl zur Messung der Mitarbeitereffizienz wird „Mitarbeiterstunden pro 100 Kunden“ festgelegt und sie liegt bei Start des Fitness-Trainings“ bei 8,25.

Wir beginnen das Training an 3 Pilotstandorten mit detaillierten Aktivitätslisten, machen Beobachtungen um Planwerte für die Aktivitäten zu fixieren und entwickeln ein Werkzeug für die Personaleinsatzplanung. Abhängig vom Angebot und dem zu erwartenden Wetter errechnet dieses Werkzeug wie viele Mitarbeiter jede Stunde Dienst versehen sollen. Wir stimmen die Resultate mit den Standortleitern ab um größtmögliche Akzeptanz zu erhalten. Die Umsetzung der neuen Personaleinsatzpläne erweist sich als größte Herausforderung. Es gilt viele Einwände zu entkräften bis die Vorschläge auch tatsächlich umgesetzt werden. Nach der erfolgreichen Erprobung geht es an den Roll-Out an allen Standorten. Die Geschäftsführung unterstützt uns optimal und nach dem Roll-Out liegt die Produktivität auf Zielwert: 5,8.

In der Zeit bis zum Herbst 2017 treffe ich mich quartalsweise mit der Geschäftsführung und dem Management um die Ergebnisse zu besprechen und weitere Maßnahmen festzulegen. Ich spüre förmlich wie durch die ständige Beschäftigung mit dem Thema Produktivität und Qualität diese strukturierte Denkweise im besser greift. Und die Produktivität steigt weiter bis auf den Wert von 4,7 – eine 40%-ige Verbesserung über dem Basiswert. Das heißt im Klartext: das Unternehmen erspart sich jedes Jahr 40% der Stunden und kann somit gewaltige Verbesserungen erzielen.

Ende 2017 fällt die Entscheidung das bereits in die Jahre gekommene auf Excel basierende System auf neue Beine zu stellen und eine zeitgemäße web-basierte Lösung zu entwickeln und zu implementieren. Ein kleines Team meines Unternehmens macht sich wieder an die Arbeit, wählt einen professionellen IT-Anbieter aus und zu Ende 2018 ist auch dieses Projekt abgeschlossen. Diesmal bewegen sich die Verbesserungen nur mehr im einstelligen %-Bereich. Wir kommen auf 4,4 Stunden pro 100 Kunden.

Und genau zu diesem Zeitpunkt fällt die Entscheidung das zu Beginn genannte Unternehmen zu übernehmen. Das Ergebnis des Health-Checks bestätigt unsere Vermutung: das Thema Produktivität wird so gut wie vernachlässigt, auch die technische Ausrüstung und Sauberkeit der Standorte lässt mehr als zu wünschen übrig. Systematische Personaleinsatzplanung und eine Kennzahl für die Messung der Produktivität: Fehlanzeigen! In mühsamer Kleinarbeit suchen wir uns die gearbeiteten Stunden aus verschiedenen Unterlagen zusammen: Nachdem wir alles erhoben und verifiziert haben ergibt sich die unglaubliche Kennzahl von 9,2 Stunden pro 100 Kunden – mehr als doppelt so hoch wie der aktuelle Wert unseres Kunden.

Und die Moral von der Geschicht: vernächlässige die Produktivität nicht! Und je schwieriger und volatiler der Kapazitätsbedarf desto mehr gilt das.

Wir vereinbaren einen Fitness-Check, der meine Vermutung bestätigt. Wir besuchen 7 verschiedene Standorte und finden hohe Potentiale. Teilweise fehlen bei hohen Frequenzen Mitarbeiter, was Deckungsbeiträge kostet und bei niedrigen Frequenzen sind meist zu viele Mitarbeiter im Dienst. Manche Standorte helfen sich mit fixen Wochenplänen, was den Mitarbeitern natürlich sehr entgegen kommt, aber hohe Potentiale nach sich zieht. Als erstes Ziel wird eine Produktivitätssteigerung von 30% vereinbart. Als Kennzahl zur Messung der Mitarbeitereffizienz wird „Mitarbeiterstunden pro 100 Kunden“ festgelegt und sie liegt bei Start des Fitness-Trainings“ bei 8,25.

Wir beginnen das Training an 3 Pilotstandorten mit detaillierten Aktivitätslisten, machen Beobachtungen um Planwerte für die Aktivitäten zu fixieren und entwickeln ein Werkzeug für die Personaleinsatzplanung. Abhängig vom Angebot und dem zu erwartenden Wetter errechnet dieses Werkzeug wie viele Mitarbeiter jede Stunde Dienst versehen sollen. Wir stimmen die Resultate mit den Standortleitern ab um größtmögliche Akzeptanz zu erhalten. Die Umsetzung der neuen Personaleinsatzpläne erweist sich als größte Herausforderung. Es gilt viele Einwände zu entkräften bis die Vorschläge auch tatsächlich umgesetzt werden. Nach der erfolgreichen Erprobung geht es an den Roll-Out an allen Standorten. Die Geschäftsführung unterstützt uns optimal und nach dem Roll-Out liegt die Produktivität auf Zielwert: 5,8.

In der Zeit bis zum Herbst 2017 treffe ich mich quartalsweise mit der Geschäftsführung und dem Management um die Ergebnisse zu besprechen und weitere Maßnahmen festzulegen. Ich spüre förmlich wie durch die ständige Beschäftigung mit dem Thema Produktivität und Qualität diese strukturierte Denkweise im besser greift. Und die Produktivität steigt weiter bis auf den Wert von 4,7 – eine 40%-ige Verbesserung über dem Basiswert. Das heißt im Klartext: das Unternehmen erspart sich jedes Jahr 40% der Stunden und kann somit gewaltige Verbesserungen erzielen.

Ende 2017 fällt die Entscheidung das bereits in die Jahre gekommene auf Excel basierende System auf neue Beine zu stellen und eine zeitgemäße web-basierte Lösung zu entwickeln und zu implementieren. Ein kleines Team meines Unternehmens macht sich wieder an die Arbeit, wählt einen professionellen IT-Anbieter aus und zu Ende 2018 ist auch dieses Projekt abgeschlossen. Diesmal bewegen sich die Verbesserungen nur mehr im einstelligen %-Bereich. Wir kommen auf 4,4 Stunden pro 100 Kunden.

Und genau zu diesem Zeitpunkt fällt die Entscheidung das zu Beginn genannte Unternehmen zu übernehmen. Das Ergebnis des Health-Checks bestätigt unsere Vermutung: das Thema Produktivität wird so gut wie vernachlässigt, auch die technische Ausrüstung und Sauberkeit der Standorte lässt mehr als zu wünschen übrig. Systematische Personaleinsatzplanung und eine Kennzahl für die Messung der Produktivität: Fehlanzeigen! In mühsamer Kleinarbeit suchen wir uns die gearbeiteten Stunden aus verschiedenen Unterlagen zusammen: Nachdem wir alles erhoben und verifiziert haben ergibt sich die unglaubliche Kennzahl von 9,2 Stunden pro 100 Kunden – mehr als doppelt so hoch wie der aktuelle Wert unseres Kunden.

Und die Moral von der Geschicht: vernächlässige die Produktivität nicht! Und je schwieriger und volatiler der Kapazitätsbedarf desto mehr gilt das.