Methoden & Instrumente der Reorganisation

Zuallererst ist bei Reorganisationsbedarf ein Fitness Check der Organisation ein MUSS, um die IST Situation der realen Arbeitsabläufe bzw. Prozesse und die in Zusammenhang stehenden Potenziale aufzudecken. In Kombination wird eine übersichtliche Matrix von Zuständigkeiten und Kompetenzen auf Basis von Interviews und Begleitungen vor Ort erstellt. Bestenfalls wird ein Fitness Check von einer externen Ressource wie den Roten Elefanten mit Fingerspitzengefühl und viel Erfahrung im Change Management durchgeführt. Dieser umfangreiche Check muss  natürlich immer vor Ort im Unternehmen mit vollem Einbezug der Mitarbeiter erfolgen, denn nur sie haben den bestmöglichen Einblick in die Prozesse und können erste Hinweise auf Schwachstellen und mögliche Potentiale geben. Ziel des Fitness Check (Analyse) ist es bereits nach wenigen Wochen der intensiven Auseinandersetzung (2 – 4 Wochen) genaue Ansatzpunkte für Verbesserungen sowie das Ausmaß der erforderlichen Schritte zu erkennen.

Die Roten Elefanten nutzen in der Regel ein etabliertes Methodenset damit sie ihren Kunden und den Mitarbeitern vor Ort in den diversen Abteilungen bestmöglich helfen können. Deswegen begleiten die Roten Elefanten vor Ort und ganztägig.

Die Aufteilung und Art dieser Erhebungsmethoden hängen sehr stark von der Aufgabenstellung und Größe des Unternehmens oder der Abteilung ab. Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist die volle Transparenz der Daten, weil nur dann die realistische Abbildung der IST-Situation auch gewährleistet werden kann.

Der Wille zur Veränderung im Sinne einer Reorganisation kann nur eintreten, wenn mithilfe von  besonderen Menschen, die Einfühlungsvermögen, Erfahrung, Empathie und Humor besitzen in Kombination mit neuen Präsentationsmethoden, Geschichten und Herangehensweisen die Potenziale dargestellt werden und die Implementierung begleitet wird, bis es sitzt.

Ist das erste Staunen vorüber setzt sich schnell der Wille durch, eine Organisation neu zu denken und die ersten Schritte Richtung Reorganisation zu gehen. In der Regel können von da an Ziele und Vorgaben entwickelt werden, doch nicht so schnell mit den jungen Pferden.

Organisationsstruktur verbessern

Einen wichtigen Ansatzpunkt für die Potenzialfindung liefert ein Organigramm, denn so gut wie jede Aktivität im Sinne der Wertschöpfungskette wird einem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet. So bilden sich naturgemäß Klein- oder Kleinstgruppen, die sich auf unterschiedliche Art organisieren und die alltäglichen Aufgaben und Herausforderungen meistern. Auf Offenheit und Flexibilität zu den anderen aufgabenähnlichen Abteilungen wird jedoch ein eingeschränktes Augenmerk gelegt. So entwickeln sich in vielen Unternehmen „Silos“, die einerseits natürlich sehr zielorientiert allerdings eigenständig funktionieren, wo andererseits aber auch sehr viel Potenzial auf der Straße bleibt, da es an Kollaboration und Vernetzung fehlt. In mittleren und großen Organisationen steht man vor einer durchaus unübersichtlichen Organisation. Ein einfaches Organigramm ist deswegen meist eine guter erster Schritt solchen Reorganisationsthemen auf den Grund zu gehen.

Ein neues Organisationsmodell wird gemeinsam mit dem Top Management entwickelt und die neuen Muster Kompetenzen und Verantwortungen verabschiedet, bevor dieses neue Modell bei der gesamten Belegschaft vorgestellt und implementiert wird.

Arbeitsprozesse und Schnittstellenkommunikation optimieren

Prozessoptimierung ist ein essentieller Baustein der Reorganisation, dessen Aufgabe es ist optimale Arbeitsabläufe und Prozessketten mit sauberen Schnittstellen, klaren Verantwortungen und eindeutigen Kompetenzen zu schaffen zur bestmöglichen Befriedigung von Kundenbedürfnissen und Nutzung der eigenen Synergien.

Proaktives und Agiles Führungsverhalten kultivieren

Während des Fitness Checks ist die Evaluierung des Verhaltens von Führungskräften ein wichtiger Bestandteil. Wir beobachten im Detail inwieweit die Führung aktiv, persönlich, zielgerichtet und somit mit hoher Produktivität ausfällt. Eine zentrale Frage ist, ob die Führungskräfte ihre Verantwortungen und Kompetenzen im Detail kennen und ob sie mit den richtigen Instrumenten ausgestattet sind, um aktive und agile Führung leben zu können. Es geht hier nie um die fachliche Qualifikation sondern dass das Verhalten einer Führungskraft im bestehenden organisatorischen Umfeld eine Auswirkung auf das Ergebnis hat. Im Kapitel Führungsverhalten finden Sie noch mehr Informationen.

Wichtig bei jeder Veränderung ist das Zusammenspiel von internen Ressourcen und externen Kräften sowie Know How. Bei solch tragenden Veränderungsprozessen für alle Beteiligten des Unternehmens beziehen die Roten Elefanten Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen in die Lösungsfindung ein.

Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.

Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater im Bereich Reorganisation wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!