10 Schritte wie Sie gerade als Unternehmer in der Krise Kostenoptimierung im Verwaltungs- und Sachkostenbereich betreiben sollen
Krisenzeiten offenbaren in der Regel die Schwächen von Organisationen, egal ob privater oder professioneller Natur. Viele Unternehmen machen sich aufgrund der aktuellen Covid-19 Krise Gedanken, wie man die Kosten senken sowie die Liquidität hochhalten kann. Gleich zu Beginn, gedankenloser Personalabbau kann ein Unternehmen langfristig eher ruinieren anstelle es aus der Krise zu führen. Warum? Die Talfahrt der Wirtschaft geht auch wieder zu Ende und durch das fehlende Know-How und Human Capital ist eine Wertschöpfung nahezu ausgeschlossen. Die Krise setzt sich also fort. Wir können Unternehmen diesem Kreislauf entgehen? In erster Linie durch langfristige Planung und eine strategisch sinnvolle Aufstellung in allen Unternehmensbereichen. Um Unternehmern und Führungskräften ein paar Anhaltspunkte und Hilfestellungen zu diesem Thema zu geben wollen wir nachfolgend einige Möglichkeiten und Tools näher beleuchten.
Kurz- bis Mittelfristige Maßnahmen von Kostenoptimierung
- Optimierung der Cash Cycles um die Liquidität hoch zu halten
Grundsätzlich gilt es Lieferantenziele zu strecken und Kundenzahlungsziele so kurz wie möglich zu halten. Nachdem die aktuelle Zinslandschaft durchaus schwierig ist, sollte man sich genau durchrechnen ob es sinnvoller ist Skonto zu ziehen oder durch die gestreckten Lieferantenziele mehr Volumen anlegen zu können. Unabhängig davon sollte man immer wieder die Konditionen der Hausbank hinterfragen und nachverhandeln.
- Sonstige Sach- und Verwaltungskosten
Im Bereich der sonstigen Sach- und Verwaltungskosten gibt es unzählige Möglichkeiten um rasch und unkompliziert Kosten einzusparen. In der Regel geht dies Hand in Hand in dem man Prozesse vereinfacht und verschlankt, dazu kommen wir aber später noch. In Unternehmen verhält es sich leider oft wie auf einem Dachboden. Erst wenn man auszieht merkt man, wieviel Ballast eigentlich über die Jahre angefallen ist bzw. man gesammelt hat. Angefangen bei der Bereinigung von Nutzerlizenzen im IT Bereich, Diverse Abos für Fachliteratur kann man natürlich auch größer Denken und ganze Bereiche digitalisieren um analoge Kosten wie Postgebühren etc. zu sparen
- Förderlandschaft auf nationaler und internationaler Ebene
Basierend auf einem Investitionsplan empfiehlt es sich die aktuelle Förderlandschaft genauer zu betrachten. Ideal wäre es diese Förderungen mit notwendigen Investitionen abzugleichen umso Vorteile aus Zuschüssen, staatlichen Garantien etc. zu generieren. Da die Einreichung von Förderungen durchaus Ihre Tücken hat, kann es manchmal sinnvoll sein sich erfolgsbasierte Hilfestellung für die gezielte Formulierung der Einreichunterlagen zu holen. Neben Investitionsförderungen bzw. solchen für Innovationen gibt es natürlich auch eine Reihe von Hilfestellungen was Personalkosten betrifft. Sei es die Einstellung von älteren Dienstnehmern, diverse Kurzarbeitsmodelle etc., die Möglichkeiten sind vielfältig und sollte man fallweise prüfen.
- Miete und Pacht im Fall der Covid-19 Pandemie
Gem § 1104 ABGB entfällt die Verpflichtung zur Zahlung von Miet- oder Pachtzins, wenn die in Bestand genommene Sache wegen außerordentlicher Zufälle (darunter würde auch Covid-19 fallen – rechtlich ist das allerdings noch umstritten) nicht gebraucht oder benutzt werden kann. Als außerordentlicher Zufall gilt ein solcher, der einen größeren Personenkreis gleichzeitig trifft und unwillkürlich, also nicht von Menschen beherrschbar ist. (Das impliziert, dass in Folge dessen auch kein Ersatz von einer Partei erwartet werden kann) Sofern der Mietvertrag nicht regelt, dass im Fall von solchen außerordentlichen Zufällen der Mieter haftet, empfiehlt es sich den Vertrag per Rechtsbeistand diesbezüglich prüfen zu lassen und/oder ein Gespräch mit dem Vermieter zu suchen um eine geteilte Kostenlast zumindest kurzfristig zu erwirken.
- Einkaufspreise und Konditionen
Ein professioneller Einkauf von Leistungen und Gütern rechnet sich. Wenn man dies vorher nicht kontinuierlich implementiert hat, sollte man spätestens in der Krise anfangen Verträge zu verhandeln umso Vorteile zu generieren. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die bedarfsgerechte Gestaltung der Mobilfunk und Internetverträge.
- Investitionsplanung
Durch die Erstellung eines Investitionsplans, priorisiert nach Notwendigkeit bzw. Dringlichkeit und bewertet nach Potenzial, senkt man zum einen das Risiko eines Liquiditätsengpasses und zum anderen verbessert man die entsprechenden Bilanzkennzahlen. Dieses Vorgehen ist hinsichtlich der Bonität bei Banken durchaus vorteilhaft, da sich Verschiebungen in der Investmentstruktur positiv auf die Eigenkapitalquote als auch auf den Verschuldungsgrad auswirkt.
10 Schritte wie Sie gerade als Unternehmer in der Krise Kostenoptimierung im Verwaltungs- und Sachkostenbereich betreiben sollen
Krisenzeiten offenbaren in der Regel die Schwächen von Organisationen, egal ob privater oder professioneller Natur. Viele Unternehmen machen sich aufgrund der aktuellen Covid-19 Krise Gedanken, wie man die Kosten senken sowie die Liquidität hochhalten kann. Gleich zu Beginn, gedankenloser Personalabbau kann ein Unternehmen langfristig eher ruinieren anstelle es aus der Krise zu führen. Warum? Die Talfahrt der Wirtschaft geht auch wieder zu Ende und durch das fehlende Know-How und Human Capital ist eine Wertschöpfung nahezu ausgeschlossen. Die Krise setzt sich also fort. Wir können Unternehmen diesem Kreislauf entgehen? In erster Linie durch langfristige Planung und eine strategisch sinnvolle Aufstellung in allen Unternehmensbereichen. Um Unternehmern und Führungskräften ein paar Anhaltspunkte und Hilfestellungen zu diesem Thema zu geben wollen wir nachfolgend einige Möglichkeiten und Tools näher beleuchten.
Kurz- bis Mittelfristige Maßnahmen von Kostenoptimierung
- Optimierung der Cash Cycles um die Liquidität hoch zu halten
Grundsätzlich gilt es Lieferantenziele zu strecken und Kundenzahlungsziele so kurz wie möglich zu halten. Nachdem die aktuelle Zinslandschaft durchaus schwierig ist, sollte man sich genau durchrechnen ob es sinnvoller ist Skonto zu ziehen oder durch die gestreckten Lieferantenziele mehr Volumen anlegen zu können. Unabhängig davon sollte man immer wieder die Konditionen der Hausbank hinterfragen und nachverhandeln.
- Sonstige Sach- und Verwaltungskosten
Im Bereich der sonstigen Sach- und Verwaltungskosten gibt es unzählige Möglichkeiten um rasch und unkompliziert Kosten einzusparen. In der Regel geht dies Hand in Hand in dem man Prozesse vereinfacht und verschlankt, dazu kommen wir aber später noch. In Unternehmen verhält es sich leider oft wie auf einem Dachboden. Erst wenn man auszieht merkt man, wieviel Ballast eigentlich über die Jahre angefallen ist bzw. man gesammelt hat. Angefangen bei der Bereinigung von Nutzerlizenzen im IT Bereich, Diverse Abos für Fachliteratur kann man natürlich auch größer Denken und ganze Bereiche digitalisieren um analoge Kosten wie Postgebühren etc. zu sparen
- Förderlandschaft auf nationaler und internationaler Ebene
Basierend auf einem Investitionsplan empfiehlt es sich die aktuelle Förderlandschaft genauer zu betrachten. Ideal wäre es diese Förderungen mit notwendigen Investitionen abzugleichen umso Vorteile aus Zuschüssen, staatlichen Garantien etc. zu generieren. Da die Einreichung von Förderungen durchaus Ihre Tücken hat, kann es manchmal sinnvoll sein sich erfolgsbasierte Hilfestellung für die gezielte Formulierung der Einreichunterlagen zu holen. Neben Investitionsförderungen bzw. solchen für Innovationen gibt es natürlich auch eine Reihe von Hilfestellungen was Personalkosten betrifft. Sei es die Einstellung von älteren Dienstnehmern, diverse Kurzarbeitsmodelle etc., die Möglichkeiten sind vielfältig und sollte man fallweise prüfen.
- Miete und Pacht im Fall der Covid-19 Pandemie
Gem § 1104 ABGB entfällt die Verpflichtung zur Zahlung von Miet- oder Pachtzins, wenn die in Bestand genommene Sache wegen außerordentlicher Zufälle (darunter würde auch Covid-19 fallen – rechtlich ist das allerdings noch umstritten) nicht gebraucht oder benutzt werden kann. Als außerordentlicher Zufall gilt ein solcher, der einen größeren Personenkreis gleichzeitig trifft und unwillkürlich, also nicht von Menschen beherrschbar ist. (Das impliziert, dass in Folge dessen auch kein Ersatz von einer Partei erwartet werden kann) Sofern der Mietvertrag nicht regelt, dass im Fall von solchen außerordentlichen Zufällen der Mieter haftet, empfiehlt es sich den Vertrag per Rechtsbeistand diesbezüglich prüfen zu lassen und/oder ein Gespräch mit dem Vermieter zu suchen um eine geteilte Kostenlast zumindest kurzfristig zu erwirken.
- Einkaufspreise und Konditionen
Ein professioneller Einkauf von Leistungen und Gütern rechnet sich. Wenn man dies vorher nicht kontinuierlich implementiert hat, sollte man spätestens in der Krise anfangen Verträge zu verhandeln umso Vorteile zu generieren. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die bedarfsgerechte Gestaltung der Mobilfunk und Internetverträge.
- Investitionsplanung
Durch die Erstellung eines Investitionsplans, priorisiert nach Notwendigkeit bzw. Dringlichkeit und bewertet nach Potenzial, senkt man zum einen das Risiko eines Liquiditätsengpasses und zum anderen verbessert man die entsprechenden Bilanzkennzahlen. Dieses Vorgehen ist hinsichtlich der Bonität bei Banken durchaus vorteilhaft, da sich Verschiebungen in der Investmentstruktur positiv auf die Eigenkapitalquote als auch auf den Verschuldungsgrad auswirkt.
Wie funktioniert effektive und wirkungsvolle Personalkostenoptimierung ohne Produktivitätseinbußen?
Der zweite große Block um eine Optimierung anzusetzen sind die Personalkosten. Da hier langfristige Effekte, Emotionen und bei größeren Organisationen auch ein Betriebsrat im Spiel sind, sollte man in diesem Bereich mit Bedacht und in Krisenzeiten durchaus besonders menschlich vorgehen. Achtung, Employer Branding ist nicht nur eine hohle Floskel. Ähnlich wie die Qualität der verkauften Dienstleistung bzw. des Produktes, ist auch das Image des Unternehmens ein wesentlicher Teil der Wertschöpfung. Gerade Dienstleister leben von Ihrer Marke.
Welche Tools und Grundlagen sollte ein Unternehmen parat haben, um die nächsten Schritte faktenbasiert entscheiden zu können:
Top-Tipp der Roten Elefanten: Erstellen Sie eine Qualifikationsmatrix!
Die Erstellung einer Qualifikationsmatrix spart per se noch keine Kosten ein, gibt aber einen sehr wertvollen Hinweis auf das vorhandene Human Capital und ist eine hervorragende Basis für weitere Entscheidungen in diesem Bereich. Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen genau wissen, welches Know How benötigt es um die Kernaufgaben des Unternehmens intern (Verwaltung) und extern (Produkt, Dienstleistung) zu erbringen.
- Erstellung von Aktivitätslisten um Personalbedarf sowie die Kernprozesse der Bereiche zu beurteilen
Die Erstellung von Aktivitätslisten birgt sicherlich für einige Führungskraft ein gewisses Überraschungspotential, insbesondere wenn die tatsächlich gelebten Prozesse nicht bekannt sind und stark von den Soll-Prozessen abweichen. Mehr Informationen zu gelebten Prozessen finden Sie hier.
- Prozessanalyse
Durch die Dokumentation von Ist-Prozessen, kombiniert mit den Ergebnissen der Aktivitätslisten sowie der Qualifikationsmatrix lässt sehr schön die Personalstruktur hinsichtlich Produktivität, Prozessqualität etc. beurteilen. Details finden zur Prozessanalyse finden Sie auch hier.
- Definition von schlanken, agilen Soll Prozessen
Gewachsene Machtstrukturen, Unternehmensfusionen rasches Wachstum blasen Prozesse auf die Jahre hinweg oft auf. Wie bereits in unserem letzten Artikel über die Führung von virtuellen Teams erwähnt, fehlt oft das Vertrauen. Unklare Freigaberegelungen (sofern es überhaupt welche gibt) und ein zu hoher Administrationsaufwand erhöhen die Kosten, verlangsamen die Prozesse und reduzieren in der Regel die Produktivität. Das Ziel ist es also die Unternehmensprozesse möglichst reduziert und schlank aufzustellen ohne die Signifikanz aus den Augen zu verlieren. Der bloße Wegfall von Prozessen macht noch kein agiles Prozess Management aus. Ich beschreibe diesen Vorgang immer gerne mit typischen, zwar hoch technologisierten, aber aufgeblasenen Reportings. Ich fand es immer sehr spannend, wenn nach ein paar langen Nächten der 30seitige Monatsbericht fertig war, dieser jedoch danach auf eine Seite reduziert vom Top Management abgefragt wurde. Weniger ist mehr, ist generell im Verwaltungsbereich die Devise, dazu gehört aber ein Umdenken und durchaus auch Vertrauen in das eigene Human Capital. Meiner Erfahrung nach kann man die meisten Unternehmen KPI basiert und einem kleinen aber feinen Dashboard wundervoll und schlagkräftig steuern. Wenn die Indikatoren richtig hinsichtlich Relevanz, Aussagekraft etc. gewählt wurden, kann man bei Ausreißern immer noch eine tiefergehende Analyse in Auftrag geben, was für den Einsatz der Ressourcen hinsichtlich Produktivität definitiv von Vorteil ist.
- Messung der Kosteneffizienz – Management System / Dashboard
Weniger ist mehr, effiziente Dashboards mit aussagekräftigen KPIs sind jetzt ein MUSS. Gerade diese Kennzahlen können den Weg hin zu mehr Effizienz in der Verwaltung gut messen und ebnen. Beispiele für solche Kennzahlen wären:
-
- Anteil der Verwaltungskosten am Nettoumsatz – Deckungsbeitrag 1-3
- Verwaltungskosten pro FTE
- Cash Burn Rate (ist gerade bei Startups sehr beliebt, kann aber auch für etablierte Unternehmen spannend sein) – gibt die Anzahl an Jahren an, bis zu dem das Unternehmen zahlungsfähig bleibet – wichtig ist hier die Komponente des anhaltenden Cashflows!
- und viele mehr.
Für jedes Unternehmen gibt es die passenden Kennzahlen!
Systematisch durch unternehmerisch herausfordernde Zeiten – Kostenoptimierung Schritt für Schritt erklärt
Wenn man die nötige Basis geschaffen hat, kann man sich alle möglichen Optionen und Möglichkeiten durchdenken, welche es im Personalbereich gibt. Einige dieser Optionen stellen wir Ihnen nun vor.
- Check Förderlandschaft auf nationaler und internationaler Ebene
Grundsätzlich gilt auch hier (wie oben bereits hinsichtlich Investitionen erwähnt), die Förderlandschaft und Möglichkeiten sind vielfältig. Gerade in der aktuellen Krise schnüren Regierungen unzählige Pakete hinsichtlich Kurzarbeit, etc. Weiters bietet das AMS in Österreich, die Bundesarbeitsagentur in Deutschland etc. gezielt Förderungen bei älteren Dienstnehmern etc. Aufbauend auf der Qualifikationsmatrix, dem notwendigen Bedarf etc. sind diese Tools sinnvoll einzusetzen und abrufen.
- Outsourcing / Off-Shoring – die Make or Buy Entscheidung
Die wichtigste Voraussetzung für Outsourcing/Off-Shoring im Verwaltungsbereich ist, die Prozesse vorher sauber zu strukturieren, um vorhandene Fehler nicht zu potenzieren.
-
- Outsourcing
Die Abgabe von Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister birgt einen wesentlichen Vorteil, man verursacht bedarfsgerecht Kosten. Die Entscheidung ob die bedarfsgerechte Auslagerung von Arbeitspaketen kostengünstiger und produktiver ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Voraussetzung dafür ist auf jeden Fall eine hohe Datenqualität, schlanke, saubere und funktionierende Prozesse sowie das genaue Wissen der für die Leistungserstellung notwendigen Arbeitspakete.
Es gibt diverse Spielarten im Bereich Outsourcing. Keywords wie Selective Outsourcing, Transitional Outsourcing, Comprehensive Outsourcing, Application Service Providing (ASP), Managed Services, etc. sind nur einige davon.
-
- Shared Services / Center of Excellence
In Zeiten der Digitalisierung sind Unternehmen mehr und mehr Standortunabhängig. Shared Service Centers oder Centers of Excellence kann man auf zwei verschiedene Arten führen. Man kann die Arbeitspakete / Mitarbeiter an externe Dienstleister für Shared Services auslagern. Das würde ähnlich dem Outsourcing zu einer Abgabe von Unternehmensaufgaben führen. Vorteil der Variante ist zum einen die Reduktion des Headcounts im Unternehmen und zum anderen die bedarfsgerechte Kostenstruktur. Nachteil ist die meistens sehr behäbige Organisationsstruktur und der fehlende Zugriff, da diese Anbieter meistens in anderen Ländern operieren. Klassisch sind Indien, Polen etc. zu nennen.
Die zweite Möglichkeit ist die Bündelung eigener Mitarbeiter. Das hat ebenso zur Folge, dass lokal Mitarbeiter reduziert werden. Der Zugriff ist natürlich deutlich einfacher und man kann meistens besser steuern, wenn etwas nicht gleich funktioniert. In beiden Fällen muss man eine Opportunitätskostenrechnung anstellen um zu entscheiden welche und ob überhaupt einer Varianten einen höheren RoI bringt bzw. die Kosten in der Verwaltung gesenkt werden.
-
- Off-Shoring
bedeutet vereinfacht „Auslandverlagerung“. Die vorher erwähnten Shared Service Centers können entweder als Outsourcing (Auslagerung an externe Dienstleister) oder Off-Shoring (Auslagerung in Länder mit günstigeren Produktionsbedingungen) aufgestellt werden. Oft vermischen sich beide Varianten, da eine geografische Verlegung oft auch mit einer organisatorischen Hand in Hand geht.
Wie funktioniert effektive und wirkungsvolle Personalkostenoptimierung ohne Produktivitätseinbußen?
Der zweite große Block um eine Optimierung anzusetzen sind die Personalkosten. Da hier langfristige Effekte, Emotionen und bei größeren Organisationen auch ein Betriebsrat im Spiel sind, sollte man in diesem Bereich mit Bedacht und in Krisenzeiten durchaus besonders menschlich vorgehen. Achtung, Employer Branding ist nicht nur eine hohle Floskel. Ähnlich wie die Qualität der verkauften Dienstleistung bzw. des Produktes, ist auch das Image des Unternehmens ein wesentlicher Teil der Wertschöpfung. Gerade Dienstleister leben von Ihrer Marke.
Welche Tools und Grundlagen sollte ein Unternehmen parat haben um die nächsten Schritte faktenbasiert entscheiden zu können:
Top-Tipp der Roten Elefanten: Erstellen Sie eine Qualifikationsmatrix!
Die Erstellung einer Qualifikationsmatrix spart per se noch keine Kosten ein, gibt aber einen sehr wertvollen Hinweis auf das vorhandene Human Capital und ist eine hervorragende Basis für weitere Entscheidungen in diesem Bereich. Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen genau wissen, welches Know How benötigt es um die Kernaufgaben des Unternehmens intern (Verwaltung) und extern (Produkt, Dienstleistung) zu erbringen.
- Erstellung von Aktivitätslisten um Personalbedarf sowie die Kernprozesse der Bereiche zu beurteilen
Die Erstellung von Aktivitätslisten birgt sicherlich für einige Führungskraft ein gewisses Überraschungspotential, insbesondere wenn die tatsächlich gelebten Prozesse nicht bekannt sind und stark von den Soll-Prozessen abweichen. Mehr Informationen zu gelebten Prozessen finden Sie hier.
- Prozessanalyse
Durch die Dokumentation von Ist-Prozessen, kombiniert mit den Ergebnissen der Aktivitätslisten sowie der Qualifikationsmatrix lässt sehr schön die Personalstruktur hinsichtlich Produktivität, Prozessqualität etc. beurteilen. Details finden zur Prozessanalyse finden Sie auch hier.
- Prozessanalyse
Durch die Dokumentation von Ist-Prozessen, kombiniert mit den Ergebnissen der Aktivitätslisten sowie der Qualifikationsmatrix lässt sehr schön die Personalstruktur hinsichtlich Produktivität, Prozessqualität etc. beurteilen. Details finden zur Prozessanalyse finden Sie auch hier.
- Definition von schlanken, agilen Soll Prozessen
Gewachsene Machtstrukturen, Unternehmensfusionen rasches Wachstum blasen Prozesse auf die Jahre hinweg oft auf. Wie bereits in unserem letzten Artikel über die Führung von virtuellen Teams erwähnt, fehlt oft das Vertrauen. Unklare Freigaberegelungen (sofern es überhaupt welche gibt) und ein zu hoher Administrationsaufwand erhöhen die Kosten, verlangsamen die Prozesse und reduzieren in der Regel die Produktivität. Das Ziel ist es also die Unternehmensprozesse möglichst reduziert und schlank aufzustellen ohne die Signifikanz aus den Augen zu verlieren. Der bloße Wegfall von Prozessen macht noch kein agiles Prozess Management aus. Ich beschreibe diesen Vorgang immer gerne mit typischen, zwar hoch technologisierten, aber aufgeblasenen Reportings. Ich fand es immer sehr spannend, wenn nach ein paar langen Nächten der 30seitige Monatsbericht fertig war, dieser jedoch danach auf eine Seite reduziert vom Top Management abgefragt wurde. Weniger ist mehr, ist generell im Verwaltungsbereich die Devise, dazu gehört aber ein Umdenken und durchaus auch Vertrauen in das eigene Human Capital. Meiner Erfahrung nach kann man die meisten Unternehmen KPI basiert und einem kleinen aber feinen Dashboard wundervoll und schlagkräftig steuern. Wenn die Indikatoren richtig hinsichtlich Relevanz, Aussagekraft etc. gewählt wurden, kann man bei Ausreißern immer noch eine tiefergehende Analyse in Auftrag geben, was für den Einsatz der Ressourcen hinsichtlich Produktivität definitiv von Vorteil ist.
- Messung der Kosteneffizienz - Management System / Dashboard
Weniger ist mehr, effiziente Dashboards mit aussagekräftigen KPIs sind jetzt ein MUSS. Gerade diese Kennzahlen können den Weg hin zu mehr Effizienz in der Verwaltung gut messen und ebnen. Beispiele für solche Kennzahlen wären:
-
- Anteil der Verwaltungskosten am Nettoumsatz - Deckungsbeitrag 1-3
- Verwaltungskosten pro FTE
- Cash Burn Rate (ist gerade bei Startups sehr beliebt, kann aber auch für etablierte Unternehmen spannend sein) – gibt die Anzahl an Jahren an, bis zu dem das Unternehmen zahlungsfähig bleibet – wichtig ist hier die Komponente des anhaltenden Cashflows!
- und viele mehr.
Für jedes Unternehmen gibt es die passenden Kennzahlen!
Systematisch durch unternehmerisch herausfordernde Zeiten - Schritt für Schritt zu niedrigen Kosten
Wenn man die nötige Basis geschaffen hat, kann man sich alle möglichen Optionen und Möglichkeiten durchdenken, welche es im Personalbereich gibt. Einige dieser Optionen stellen wir Ihnen nun vor.
- Check Förderlandschaft auf nationaler und internationaler Ebene
Grundsätzlich gilt auch hier (wie oben bereits hinsichtlich Investitionen erwähnt), die Förderlandschaft und Möglichkeiten sind vielfältig. Gerade in der aktuellen Krise schnüren Regierungen unzählige Pakete hinsichtlich Kurzarbeit, etc. Weiters bietet das AMS in Österreich, die Bundesarbeitsagentur in Deutschland etc. gezielt Förderungen bei älteren Dienstnehmern etc. Aufbauend auf der Qualifikationsmatrix, dem notwendigen Bedarf etc. sind diese Tools sinnvoll einzusetzen und abrufen.
- Outsourcing / Off-Shoring – die Make or Buy Entscheidung
Die wichtigste Voraussetzung für Outsourcing/Off-Shoring im Verwaltungsbereich ist, die Prozesse vorher sauber zu strukturieren, um vorhandene Fehler nicht zu potenzieren.
-
- Outsourcing
Die Abgabe von Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister birgt einen wesentlichen Vorteil, man verursacht bedarfsgerecht Kosten. Die Entscheidung ob die bedarfsgerechte Auslagerung von Arbeitspaketen kostengünstiger und produktiver ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Voraussetzung dafür ist auf jeden Fall eine hohe Datenqualität, schlanke, saubere und funktionierende Prozesse sowie das genaue Wissen der für die Leistungserstellung notwendigen Arbeitspakete.
Es gibt diverse Spielarten im Bereich Outsourcing. Keywords wie Selective Outsourcing, Transitional Outsourcing, Comprehensive Outsourcing, Application Service Providing (ASP), Managed Services, etc. sind nur einige davon.
-
- Shared Services / Center of Excellence
In Zeiten der Digitalisierung sind Unternehmen mehr und mehr Standortunabhängig. Shared Service Centers oder Centers of Excellence kann man auf zwei verschiedene Arten führen. Man kann die Arbeitspakete / Mitarbeiter an externe Dienstleister für Shared Services auslagern. Das würde ähnlich dem Outsourcing zu einer Abgabe von Unternehmensaufgaben führen. Vorteil der Variante ist zum einen die Reduktion des Headcounts im Unternehmen und zum anderen die bedarfsgerechte Kostenstruktur. Nachteil ist die meistens sehr behäbige Organisationsstruktur und der fehlende Zugriff, da diese Anbieter meistens in anderen Ländern operieren. Klassisch sind Indien, Polen etc. zu nennen.
Die zweite Möglichkeit ist die Bündelung eigener Mitarbeiter. Das hat ebenso zur Folge, dass lokal Mitarbeiter reduziert werden. Der Zugriff ist natürlich deutlich einfacher und man kann meistens besser steuern, wenn etwas nicht gleich funktioniert. In beiden Fällen muss man eine Opportunitätskostenrechnung anstellen um zu entscheiden welche und ob überhaupt einer Varianten einen höheren RoI bringt bzw. die Kosten in der Verwaltung gesenkt werden.
-
- Off-Shoring
bedeutet vereinfacht „Auslandverlagerung“. Die vorher erwähnten Shared Service Centers können entweder als Outsourcing (Auslagerung an externe Dienstleister) oder Off-Shoring (Auslagerung in Länder mit günstigeren Produktionsbedingungen) aufgestellt werden. Oft vermischen sich beide Varianten, da eine geografische Verlegung oft auch mit einer organisatorischen Hand in Hand geht.
Wie die Roten Elefanten Ihnen bei Gemein- und Sachkostenoptimierung helfen?
Erhebung des objektiv notwendigen Personalbedarfs in Zentralfunktionen auf Basis von Prozesserhebungen und Aktivitätsgerüsten
Definition des notwendigen Leistungsspektrums
Abstimmung der Ergebnisse mit den operativ Verantwortlichen
Identifikation von relevanten Sachkosten
Festlegung des Verbesserungspotenzials der Sachkosten auf Basis von internen und externen Benchmarks
Begleitung der Entwicklung eines transparenten Systems zur Umsetzungsverfolgung
Begleitung der Umsetzung nach Bedarf des Geschäftspartners
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater im Bereich Gemeinkosten- und Sachkostenoptimierung wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Wie die Roten Elefanten Ihnen bei Gemein- und Sachkostenoptimierung helfen?
Erhebung des objektiv notwendigen Personalbedarfs in Zentralfunktionen auf Basis von Prozesserhebungen und Aktivitätsgerüsten
Definition des notwendigen Leistungsspektrums
Abstimmung der Ergebnisse mit den operativ Verantwortlichen
Identifikation von relevanten Sachkosten
Festlegung des Verbesserungspotenzials der Sachkosten auf Basis von internen und externen Benchmarks
Begleitung der Entwicklung eines transparenten Systems zur Umsetzungsverfolgung
Begleitung der Umsetzung nach Bedarf des Geschäftspartners
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater im Bereich Gemeinkosten- und Sachkostenoptimierung wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
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