Wie funktioniert Personalbedarfsplanung im Facilitymanagement? Ein Praxisbeispiel im Detail

Die Reinigungsbranche ist ein besonderes Pflaster. Warum? Der Facilitymanagement-Sektor zeichnet sich durch eine besonders harte Konkurrenz und einen Verdrängungsmarkt aus. Die Eintrittsbarrieren – also Wettbewerbsvorteile, die Konkurrenzbetrieben den Markteintritt erschweren – sind kaum vorhanden. Darüber hinaus unterliegt Facilitymanagement einem enormen Preisdruck da es ein Ausschreibungsmarkt ist. Für unterstützende Tätigkeiten als Helfer bei der kosteneffizienten Führung des Unternehmens ist tiefes Detailwissen der operativen Vorgänge und Abläufe ein MUSS.

Das erste Gebot in dieser Branche ist, dass vorhandene Kunden gehalten werden, weil in der Regel entscheiden die Zusatz-Services (Sonderreinigung) wie Desinfektionen,  umfassende Teppichbodenreinigung etc. über den langfristigen Erfolg eines Unternehmens im Reinigungssektor.

Die Methoden der Roten Elefanten haben den Vorteil, dass genau hingesehen wird. Was bedeutet das in der Praxis? Es wurden signifikante Verbesserungen bei der systematischen Personalbedarfsplanung von führenden Unternehmen dieser Branche erreicht. Dies konnte nur durch die besondere Detailgenauigkeit aller Aktivitäten erreicht werden. Diese Detailgenauigkeit erfordert eine intensive Präsenz vor Ort bei den Objekten und resultiert in einem operativen Detailwissen der Roten Elefanten, das seinesgleichen sucht.

Darüber hinaus wurden die Prozesse und Arbeitsabläufe in den indirekten Bereichen analysiert und verbessert.

Was ist der Unterschied zwischen Unterhaltsreinigung und  Sonderreinigung?             

Ganz grundsätzlich lassen sich in der Reinigungsbranche zwei Bereiche unterscheiden, einerseits die Unterhaltsreinigung und andererseits die Sonderreinigung. Die Unterhaltsreinigung ist die klassische Reinigung welche in einer definierten Regelmäßigkeit durchgeführt wird. Die Sonderreinigung zeichnet sich durch stärkere Verschmutzungen aus und beschäftigt sich mit den verschiedensten Verunreinigungen. Da diese zwei Bereiche grundverschieden sind werden sie nachfolgend getrennt beschrieben.

Unterhaltsreinigung

Jedes Objekt, welches kalkuliert und beplant werden muss ist grundverschieden und hat entsprechend der Kundenwünsche auch einen individuellen Reinigungsbedarf.

Die ÖNORM 2050 versucht diese Thematik auf einen gemeinsamen Standard zu bringen. In dieser ÖNORM befinden sich Vorschriften für die Standardkalkulation von Unterhaltsreinigungsleistungen. Die einzelnen Räume eines betroffenen Objektes werden nach den sogenannten Nutzungsarten eingeteilt, wie zum Beispiel „Büro“. Auf Basis dieser Nutzungsarten finden sich in der ÖNORM 2050 sogenannte Leistungswerte. Diese besagen wieviel Quadratmeter einer gewissen Nutzungsart pro Stunde zu reinigen sind. Die ÖNORM unterscheidet zwischen drei verschiedenen Leistungswerten:

In der Praxis zeigt diese Personalbedarfsermittlung aber auch einige Schwachpunkte, sie betrachtet nämlich zum Teil nur unzureichend die in den Rayonen/Revieren vorherrschenden Unterschiede von zu reinigenden Zielen. Rayone bzw. Reviere sind in diesem Zusammenhang abgegrenzte Bereiche, welche zumeist von einer Reinigungsfachkraft gereinigt wird. Eine andere Betrachtung, welche auch einen flexibleren Personaleinsatz ermöglicht, ist die aktivitätsbasierende Objektplanung.

Bei dieser Herangehensweise werden Rayone nach Aktivitäten und deren Treibern beplant. Diese Planung berücksichtigt somit treiberbasierende Unterschiede einzelner Gebäudeteile.

Ein Beispiel: Ein 100 m² Büro mit nur einem Schreibtisch verursacht naturgemäß einen geringeren Aufwand als wenn im selben Büro 10 Schreibtische stehen und zwar nicht nur wegen der vielleicht täglich zu wischenden Tischoberflächen, sondern auch aufgrund der höheren Anzahl an auszuleerenden Mistkübeln.

Hierbei resultieren meistens immense Unterschiede bei bestehenden Objekten. In Kombination mit einer Datenbank an Aktivitäten, deren Treibern und die notwendige Zeit pro Treiber lassen sich Rayone umso genauer beplanen und somit auch ein genauerer Personalbedarf (FTE) bestimmen.

Ein solches Instrument (Tool) zur Planung von Aktivitäten ermöglicht eine Erstellung genauer Reinigungspläne sowie sehr genauer Checklisten. Solche Reinigungspläne sind ein sehr standardisiertes Mittel um auch etwaigen Vertretungskräften die Arbeit zu erleichtern. Überdies vermitteln diese dem Kunden auch die Einhaltung der vereinbarten Reinigungsleistungen.

Ein weiteres Einsatzgebiet eines solchen Planungstools ist die Objekt-Optimierung. Gerade in der Reinigungsbranche herrscht eine sehr hohe Konkurrenz, daher ist dieses Thema eine Branchennotwendigkeit. Aufgrund der detaillierten Betrachtung einzelner Aktivitäten und deren Treiber lassen sich jedoch Maßnahmen zur Stundenoptimierung setzten ohne die Qualität der Reinigungsleistung negativ zu beeinflussen.

Wir als die Roten Elefanten von  haben solch ein Instrument (Tool) bereits gemeinsam mit einem der größten Facility Management Anbieter Österreichs konzipiert und eingesetzt.

Ebenso zu beachten ist die Vertreterthematik, denn als Dienstleister im Reinigungssektor ist es notwendig für Mitarbeiter, die auf Urlaub gehen oder anderswertig verhindert sind, einen Ersatz zu stellen. Hier ist der Einsatz von Springerkräften möglich. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit diese gezielt zu steuern, mittels Transparenz und einem entsprechenden Management System lassen sich Leerzeiten vermeiden.