Warum sind Personalkosten so hoch?

Die zentrale Frage ist, wie viel Arbeitskraft benötige ich als Unternehmen oder Organisation, um die Kundenbedürfnisse zur vollen Zufriedenheit zu erfüllen. Hohe Personalkosten entstehen aus mehreren Gründen, die in jedem Unternehmen in unterschiedlichen Ausprägungen zu finden  sind. Die Roten Elefanten möchten hier einige Gründe aus ihrer jahrzehntelangen Erfahrung beim Steigern der unternehmerischen Fitness ihrer Kunden anführen.

• Ineffizientes Führungsverhalten

Wenn keine klare Definitionen hinsichtlich Verantwortung und faktenbasierenden Entscheidungen bei Führungskräften vorzufinden ist, gibt es Unterbrechungen in Arbeitsabläufen und Mitarbeiter können ihren Aufgaben nicht mit voller Motivation und Elan nachgehen. Die Führungskräfte fühlen sich in ihrer Haut ebenso nicht wohl, weil sie ihrer Aufgabe „die Kraft zu sein, die zeigt, wie alle gemeinsam ans Ziel kommen“ nicht nachkommen. Ein Ungleichgewicht entsteht und die Produktivitätsanforderungen aller Beteiligten kann nicht erfüllt werden. „Aktive Führung“ so wie die Roten Elefanten ihren Kunden helfen zu leben, ist mit eindeutigen Kompetenzen und Abläufen eng verwoben. Im Abschnitt „Was ist aktives Führungsverhalten“ erfahren Sie dazu mehr!

• Fehlendes Managementsystem

Eigentlich hat jedes Unternehmen ein Managementsystem, zumindest ein informelles, denn sonst würden Abläufe gar nicht funktionieren. Jeder weiß implizit und irgendwie was er zu tun hat, wen er was zu berichten hat und wofür er in seiner Tätigkeit verantwortlich ist. Doch wie genau soll dies sein? Wurde dies jemals genau definiert und mit allen Beteiligten abgestimmt? Die Erfahrung der Roten Elefanten ist jene, dass es sehr viele Unternehmen und Organisationen gibt, die keinem eindeutigen Managementsystem besitzen.  Durch fehlende Vorgaben und Entscheidungen kommt es  auch zu erhöhten Personalkosten. Der Sinn eines Managementsystems, ist Transparenz bei miteinander in Verbindung stehenden und abgestimmten Elementen (Tätigkeiten, Aufgaben etc.) zu schaffen und als System darzustellen. Mehr zu Managementsystemen finden Sie hier. (link)

• Aufwendige Prozesse

Sollten die Arbeitsabläufe aufwendig und komplex sein, dann ist dies ein richtiger Ressourcen-Fresser. In der Regel ist das nicht auf den ersten Blick erkennbar, denn erst eine genaue Analyse der aktuellen Situation (IST-Situation und Prozesskritik) gibt mehr Klarheit und verhilft Potenziale aufzufinden. Dieser Optimierungsschritt der Prozessen hängt auch eng mit der Unternehmenskultur zusammen, jedoch ist ein stabiles Arbeitsumfeld unbedingt notwendig um Personalkosten steuern zu können. Prozesse sind zudem essentiell für die Erfüllung der unternehmerischen Qualitätsstandards. Wie die Roten Elefanten bei der Problem- und Potenzialfindung bei Prozessen helfen, lesen Sie im Kapitel „Prozessoptimierung“ (link)

• Mangel an IT Systemlandschaft

Schnittstellen zwischen Datenbanken, die bestimmte Zahlen und Fakten automatisch Bearbeitungssysteme (Excel, BI Tool, etc..) zu Verfügung stellen können sehr hilfreich für die Erstellung von Reports sein. Diese Reports sind für Führungskräfte im Sinne von Steuerung der Mitarbeiter, Zielerreichung essentiell. Sollten solche technische Schnittstellen nicht existent oder fehlerhaft sein um die Daten in Systeme zu übertragen ist manuelle Arbeit gefragt und diese kann sehr ressourcenintensiv sein. Darüber hinaus ist die Validität der Daten auch ständig zu hinterfragen (Stichwort: Fehleranfälligkeit).

Mitarbeiter, sollten Sie welche beschäftigen, sind ein wichtiger Teil, das Herzstück der Organisation, deren Entwicklung das unternehmerische Wachstum mitgestaltet. Der Personaleinsatz und dessen Kosteneffizienz gehört zu den wichtigsten Themen der Unternehmensführung. Jede wertschöpfende Tätigkeit eines Mitarbeiters ist für den Erfolg eines Unternehmens unbedingt notwendig. Dabei ist jedoch jede Ressource mit erheblichen Kosten verbunden und muss aus diesem Grund richtig und gezielt eingesetzt werden.

Die Personalkosten setzen sich aus einem  Bruttolohn plus Lohnnebenkosten jedes Mitarbeiters zusammen. Lohnnebenkosten sind z.B. Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung, Kommunalsteuer, Beitrag zur Mitarbeitervorsorge etc.) und entspricht rund 36%, zusätzlich zum Bruttolohn.  Dieser Satz kann geringe Schwankungen aufweisen. Um die Personalkosten in Österreich zu ermitteln rechnet man meist mit einem Faktor von 1,3 – 1,4.

Die Frage ist nun, wieviel muss ein Mitarbeiter an Umsatz erwirtschaften um kostendeckend zu sein? Bei den Kosten handelt es sich nicht nur um seine eigenen Personalkosten sondern auch um anteilige unternehmensrelevante Kosten  (z. B. Overheadkosten in der Firmenleitung, diverse Mieten, etc.).

Sinnvoll ist es unternehmerische Kennzahlen in Verbindung mit Mitarbeiterstunden zu bringen, welche Kennzahlen das sind dies variiert sehr stark von Unternehmen und Branchen.

Um den Tatsachen und Möglichkeiten auf den Grund zu gehen, gilt es jetzt systematisch vorzugehen und ein genaues Bild der aktuellen Situation zu zeichnen. Die Frage hierbei ist, wie und mit welchen Tätigkeiten, Stresssituationen und Stehzeiten sind die Mitarbeiter konfrontiert um die Bedürfnisse der Kunden zufriedenzustellen.

Die Roten Elefanten sind ein objektiver und hilfsbereiter Begleiter die mit den Mitarbeiter ein optimiertes Arbeitsumfeld schaffen und dadurch ein Mehr an Produktivität herausholen.

Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.

Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Profis im Bereich der bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!