Personal richtig planen

Geringe Personaleffizienz? Mehr Klarheit mit einer Personalkostenmatrix!

In einer Personalkostenmatrix werden die Gesamt-Personalkosten inkl. Lohnnebenkosten, Prämien, Zulagen sowie die sogenannten FTE´s (= Full Time Equivalents = vollzeitäquivalente Arbeitskräfte) pro Abteilung erfasst. Damit können durchschnittliche Personalkosten und somit der Diensteinsatz ermittelt werden. Mit diesen Informationen ergibt sich die Möglichkeit die Abteilungen mit hohen Prioritäten auszuwählen.

Weiters ist der Erhebung von Aktivitätslisten ein besonderes Augenmerk zu schenken, diese Aktivitätslisten sind die genaue Erfassung des Arbeitsvolumens der Abteilungen. Die Aktivitätslisten stellen die Basis für die Personaleinsatzplanung dar. Der Zeitpunkt und der Inhalt einer Aktivität wird durch einen Beginn („Start“) und ein Ende detailliert festgelegt. Dazu ist es noch wichtig, dass eine durchschnittliche Häufigkeit angeführt wird. Die durchschnittliche Dauer der Tätigkeit wird durch Gespräche und Begleitungen erfasst. Im Handel oder der Gastronomie ist zum Beispiel der Beginn der Arbeit mit vielen Tätigkeiten eine sehr zeitintensive und stressige Phase, diese Tätigkeiten sind meist gleich und standardisiert somit vom Ablauf gleich.

Aktivitätslisten bringen Struktur

Im Grunde kann bei Aktivitäten zwischenfixen und variablen unterschieden werden. Im Laufe eines Arbeitstages werden fixe Aktivitäten durchgeführt, sie ändern das Arbeitsvolumen eines Tages nicht. Mit den variablen Aktivitäten verhält es sich anders, sie sind immer an gewisse Umstände (Ereignisse) gebunden, diese variablen Aktivitäten ändern das Arbeitsvolumen eines Tages sehr wohl. Die Ereignisse stehen in direktem Zusammenhang mit unternehmensspezifischen Zielgrößen (Treibern). Beispiele für solche Treiber sind Anzahl von Kunden pro Tag (v.a. im Handel, Gastronomie, Kundenanfragen) und die dazugehörige Intensität bzw. Tagesverteilung (Kundenströme).

Aus der Kombination von den spezifischen Daten zu den Treibern, Tagesverteilungen sowie Öffnungszeiten und den essentiellen Aktivitätenlisten kann ein Tagesbedarf an Arbeitskräften sinnvoll dargestellt werden. Dieser Bedarf eines Tagesverlauf an Mitarbeitern ist die Planungsgrundlage für die bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung.

Im Zentrum der bedarfsgerechten Personaleinsatzplanung steht immer der optimale Einsatz der vorhandenen Ressourcen. Das rote Tuch ist unproduktive Zeit. Es ist sehr wohl möglich den Mitarbeitereinsatz so zu gestalten, dass der „Flow“ nicht abreißt und Menschen ihrer Arbeit effizienter mit bessere

Umsatz schwächelt ohne bedarfsgerecht PEP – Ressourcenaufteilung?

Methodik, mehr Motivation und weniger Stress nachgehen können. Durch einen durchdachten und gut geplanten Personaleinsatz sowie aktivem Führungsverhalten, klare Kompetenzen und Verantwortlichkeiten werden unter anderem auch heiklen Konflikten entgegengewirkt.

In Branchen wie zB Einzelhandel, Großhandel, Gastronomie, produzierende Industrie kommt es laufend zu starken  Schwankungen des Arbeitsvolumens. Das Ziel ist es immer die Kundenwünsche bestmöglich zu erfüllen, denn variable Aktivitäten sind sehr stark von Tagesphasen oder sogar von saisonalen Ereignissen  abhängig.

Strukturierte Personaleinsatzplanung nach Bedarf

Beispiel: Im Einzelhandel ist es wichtig, die Frequenzen der Kunden, verteilt an einem Tag zu wissen, denn die Anzahl der Kunden an einem Tag alleine würde nicht ausreichen. Sollten

diese Daten nicht vorhanden sein, müssen diese  erfasst werden. Auf Basis dessen können Personalbedarfspläne abgeleitet werden. Darüber hinaus ist es in diesem Fall ebenso wichtig einzelne Wochentage zu unterscheiden. Bei „Ketten“ ist zudem wichtig auch einzelne Filialen voneinander zu unterscheiden, können jene sehr unterschiedliche Ergebnisse bei den Tagesverläufen und Kundenfrequenzen aufweisen.

Genau da setzt die bedarfsorientierte (bedarfsgerechte) Personaleinsatzplanung an. IT Systeme (Tools), die so eine PEP unterstützen sind hier äußerst hilfreich. Sie sind in der Lage dem Unternehmen bereits bei der Planung mögliche Spitzen oder Stehzeiten anzuzeigen und daraus einen idealen Personaleinsatzplan bereitzustellen.

Die Roten Elefanten helfen bei der Erstellung und Implementierung allumfassend bei der bedarfsgerechten Personaleinsatzplanung.

Hier ein Beispiel aus der Praxis: Ein österreichisches Unternehmen in der Unterhaltungsbranche bittet die Roten Elefanten bei der Entwicklung einer Personaleinsatzplanung zu unterstützen. Nachdem erfolgreich die Aktivitäten der einzelnen Bereiche erhoben wurden und mit dem Kunden, ein Anforderungskatalog (Lastenheft) erstellt hatten war es den Roten Elefanten möglich einen ersten Entwurf eines PEP-Tools zu entwickeln, dieses Tool wurde in einem mehrwöchigen Piloten in mehreren Standorten erfolgreich getestet.

Nachdem vom Kunden die Funktionsfähigkeit des Tools bestätigt worden ist, haben die Roten Elefanten begonnen mit einem externen Engineering Partner ein SQL basierendes PEP-Tool App zu entwickeln. Dieses Tool ist österreichweit auf allen Standorten des Auftraggebers erfolgreich im Einsatz und unterstützt ihm bei der nachhaltigen Steigerung seiner Produktivität.

Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.

Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Profis im Bereich der bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!