Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung

Bei der bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung (PEP) sprechen wir von optimal geplantem Einsatz von Ressourcen, um unproduktiven Zeiten entgegenzuwirken. Unproduktive Zeiten sind Zeiten, in denen nicht wertschöpfend gearbeitet wird.

Wie bereits erwähnt steht der optimale Einsatz von Ressourcen in der Personalplanung im Zentrum. Der Einsatz der Ressourcen kann natürlich ganz unterschiedlich sein, weil er sich immer an den Kundenbedürfnissen und der Kernkompetenz des Unternehmens orientiert. Auslastungsspitzen und Stehzeiten sind Faktoren, die die Personalkosten in die Höhe treiben und für das Unternehmen folgenreiche Auswirkungen haben können. Hier setzt die bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung an.

Es sollte in absolut keinem Arbeitsumfeld zu unproduktiven Zeiten kommen, indem vorhandene Mitarbeiter keine wertschöpfende Tätigkeit verrichten. Ein Zustand der weder für das Unternehmen noch für die Mitarbeiter erstrebenswert ist. Ideal ist es den Einsatz des Mitarbeiters so zu planen, dass dieser in seinem „Arbeitsflow“ nicht unterbrochen und dadurch seine Arbeitseffizienz gesteigert wird. Dadurch werden bei den Mitarbeitern Stress reduziert und Konflikte vermieden.

In manchen Branchen (z.B. Einzelhandel, Großhandel, Gastronomie, Hotellerie, produzierende Industrie, usw.) kommt es besonders häufig zu stark fluktuierendem Arbeitsanfall. Um die Bedürfnisse der Kunden stillen zu können, ist eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung unbedingt notwendig. Tools, die eine bedarfsorientierte PEP unterstützen, sind dabei außerordentlich hilfreich. Ein bedarfsorientiertes PEP-Tool zeigt dem Unternehmen bereits bei der Planung mögliche Spitzen oder Stehzeiten an. Mit diesen Informationen ist es einfach einen bedarfsgerechten Personaleinsatzplan zu erstellen.

Um herauszufinden, wie das Unternehmen arbeitet, ist es zunächst wichtig, die Ist-Prozesse (Abläufe) zu erheben. Bei der Personaleinsatzplanung (PEP) werden Aktivitätslisten als Basis verwendet. Die genaue Erfassung des Arbeitsvolumens der betroffenen Abteilungen ist für alle weiteren Schritte essentiell. Jede angeführte Aktivität wird durch einen Start- und einen Endzeitpunkt inhaltlich genau beschrieben. Jeder Aktivität wird eine durchschnittliche Häufigkeit aus den unternehmensinternen Daten zugewiesen. Die durchschnittliche Dauer einer Ausführung durch Beobachtungen der Roten Elefanten ermittelt.

Grundsätzlich kann zwischen fixen und variablen Aktivitäten unterschieden werden. Fixe Aktivitäten werden im Laufe eines Arbeitstages durchgeführt und ändern das tägliche Arbeitsvolumen nicht. Im Gegensatz dazu sind die variablen Aktivitäten immer an bestimmte Ereignisse gebunden und ändern das Arbeitsvolumen auch in Abhängigkeit der Häufigkeit. Diese Ereignisse sind von einem oder mehreren unternehmensspezifischen Zielgrößen (Treibern) abhängig. Dieser Treiber kann zum Beispiel die Anzahl der Kunden (Einzelhandel) pro Tag sein und die dazugehörige Tagesverteilung (Kundenströme) sein.

Aus der Aktivitätenliste (variable, fixe Aktivitäten), den Treiben, den dazugehörigen Tagesverteilungen und Öffnungszeiten kann ein Verlauf des Tagesbedarfs an Mitarbeitern dargestellt werden. Dieser Tagesbedarfsverlauf dient als Planungsgrundlage für eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung. Mit den oben angeführten Informationen wird ein PEP-Tool entwickelt. Nach der Entwicklung folgt die Pilotierung – hier wird das Tool im Feld zum ersten Mal getestet und wenn nötig angepasst. Nach einer erfolgreichen Pilotierung kann das Tool ausgerollt (implementiert) werden.

Die Roten Elefanten verwenden diese PEP-Tools, um bei den Kunden die unternehmerische Fitness zu steigern. Die bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung ist ein fester Bestandteil von nahezu allen Fitness Trainings (Projekten). Seit 40 Jahren wird die PEP erfolgreich angewendet und stetig weiterentwickelt.