Emails und Co: Der richtige Schriftverkehr ist effizienzsteigernd
Dass sich alles mehr Richtung digitale Kommunikation verschiebt, ist vor allem in Zeiten der Corona Krise besonders spürbar, und gerade jetzt kommt jede Schwäche in der Mail- nein in der Unternehmenskultur zu Tage. Warum? Funktionen wie cc („Carbon Copy“) oder bcc („Blind Copy“) lassen Rückschlüsse auf die Machtgefüge und die Unternehmenskultur zu. Wie hoch ist das Vertrauen in die Mitarbeiter und die gelebten Prozesse? Wird effizient und mit Fokus auf die Lösung gearbeitet und gedacht? Spannende Erkenntnisse oder nicht? Man glaubt gar nicht wieviel Potenzial in einer positiven Mail-Kultur steckt. Ein anderes Thema der heutigen Zeit ist die zunehmende Anzahl von Spam-Mails und deren direkte und direkte Gefahren sowie tausende Newsletter, welche mehr oder weniger qualitativ hochwertig durch das Web geschickt werden. Zu Beginn müssen wir uns allerdings ansehen, zu welchem Zweck Mails geschrieben werden:
Arten von Emails oder Schriftverkehr:
Das Informationsmail
Das operative Mail
Das Vertriebs-Mail
Das Spam-Mail
Was sind die Unterschiede bei diesen Mail-Arten? Grundsätzlich gelten für alle Mails dieselben Regeln: Höflichkeit, Struktur, das wichtigste zuerst, ein passender Betreff, etc. Was den Text betrifft sind die Ausprägungen natürlich immer ein wenig verschoben. Generell sollte man immer Mehrwert schaffen und sich fragen welche Zielgruppe möchte ich bedienen und was möchte ich mit dem Mail erreichen.
Im beruflichen Alltag vergeht eigentlich kein Tag mehr ohne E-Mails. In manchen Unternehmen und Bereichen nimmt die E-Mail-Kommunikation mittlerweile sicherlich einen Großteil des Arbeitstages ein. Sie ist praktisch, meistens sind Mails schnell geschrieben und es ist unkompliziert in der Handhabung, vorausgesetzt man beherrscht das jeweilig verwendete Computerprogramm. Wo bleibt dabei aber die Produktivität, und ist eine E-Mail gleich eine E-Mail? In der elektronischen Kommunikation geschehen immer wieder Fehler. Damit sind aber nicht allein zwischenmenschliche Themen, versehentliche Unhöflichkeiten oder Missverständnisse gemeint. Auch der fachliche Inhalt und der Umgang mit den gängigen Funktionen wie cc, bcc etc. führen zu Problemen, nämlich dem de Produktivitätsverlusts.
Gängige Fehler bei der E-Mail-Kommunikation
Es mag auch ein Thema des Generationenwechsels und den modernen Kommunikationsmitteln sein, aber die gesprochene Sprache ist nicht gleich die geschriebene Sprache! Dennoch wirken Mails oft sehr formlos, ohne jegliche Struktur und Förmlichkeit als das zum Beispiel in Geschäftsbriefen der Fall wäre.
- Grammatik, Rechtschreibung, Flüchtigkeit oder Schlampigkeit
Wer kennt es nicht, das klassische „Manager Mail“ – keine Anrede, keine Grußformel. Militärisch knapp und zackig kommt die Entscheidung oder Arbeitsanweisung. Das, sowie offensichtliche Grammatikfehler und Flüchtigkeitsfehler vermitteln dem Empfänger, dass man sich nicht ausreichend Zeit genommen hat.
Jeder macht mal Fehler, vertippt sich oder verdreht Wörter.
TIPP: Gerade die mobilen Endgeräte bergen diese Tücken. Es empfiehlt sich hier der Hinweis, dass die Nachricht von einem Smartphone geschrieben ist, um beim Empfänger mehr Verständnis für Typos etc. zu generieren.
Unabhängig vom Gerät sollte man aber immer die Form wahren. Anrede, passende Grußformel, ganze und annähernd richtige Sätze in der jeweiligen Sprache sollten die Grundlage jedes Mails sein.
- Ist der Überblick dahin, ist die Produktivität dahin
Im Arbeitsalltag schwappen dutzende Mails am Tag durch den Posteingang. Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub, denn die Mailbox platzt aus allen Nähten. Kennen Sie das? Zum einen ist das sicher einer Unternehmens-un-kultur geschuldet. Zu viele Mails in Kopie ohne klaren Arbeitsauftrag oder Mehrwert. Zum anderen unklare Betreffzeilen. Um die Produktivität hoch zu halten sind klare Betreffzeilen und klare Arbeitsaufträge aber unerlässlich.
TIPP: Die Betreffzeile ist die Grundlage für die produktive Bearbeitung eines Mails. Durch diese wird entschieden wie hoch die Priorität ist, was der Inhalt der Mail ist und was mit der Mail weiter passieren soll. Sie gibt Struktur und hebt die Effizienz.
Nicht immer gelingt es, die Mails tagaktuell zu strukturieren und abzuarbeiten. Manche Mails werden verschoben, manchmal erst nach Tagen bearbeitet nachdem der Absender urgiert hat. Es wirkt unprofessionell, den Überblick zu verlieren. Mit Struktur im Mail-Posteingang, mit der man alle wichtigen Mails im Auge behält, sowie ein strukturierter Tagesablauf hilft dabei.
TIPP: Die Mailbearbeitung aktiv steuern! Im Idealfall werden fixe Zeiten am Tag reserviert in denen man Mails bearbeitet. Man unterschätzt wie sehr diese Maßnahme die Produktivität des Tages hebt.
Der Schlüssel ist, ein System zu etablieren, das funktioniert und dazu führt, dass man zuverlässig alles zur rechten Zeit beantworten kann.
Emails und Co: Der richtige Schriftverkehr ist effizienzsteigernd
Dass sich alles mehr Richtung digitale Kommunikation verschiebt, ist vor allem in Zeiten der Corona Krise besonders spürbar, und gerade jetzt kommt jede Schwäche in der Mail- nein in der Unternehmenskultur zu Tage. Warum? Funktionen wie cc („Carbon Copy“) oder bcc („Blind Copy“) lassen Rückschlüsse auf die Machtgefüge und die Unternehmenskultur zu. Wie hoch ist das Vertrauen in die Mitarbeiter und die gelebten Prozesse? Wird effizient und mit Fokus auf die Lösung gearbeitet und gedacht? Spannende Erkenntnisse oder nicht? Man glaubt gar nicht wieviel Potenzial in einer positiven Mail-Kultur steckt. Ein anderes Thema der heutigen Zeit ist die zunehmende Anzahl von Spam-Mails und deren direkte und direkte Gefahren sowie tausende Newsletter, welche mehr oder weniger qualitativ hochwertig durch das Web geschickt werden. Zu Beginn müssen wir uns allerdings ansehen, zu welchem Zweck Mails geschrieben werden:
Arten von Emails oder Schriftverkehr:
Das Informationsmail
Das operative Mail
Das Vertriebs-Mail
Das Spam-Mail
Was sind die Unterschiede bei diesen Mail-Arten? Grundsätzlich gelten für alle Mails dieselben Regeln: Höflichkeit, Struktur, das wichtigste zuerst, ein passender Betreff, etc. Was den Text betrifft sind die Ausprägungen natürlich immer ein wenig verschoben. Generell sollte man immer Mehrwert schaffen und sich fragen welche Zielgruppe möchte ich bedienen und was möchte ich mit dem Mail erreichen.
Im beruflichen Alltag vergeht eigentlich kein Tag mehr ohne E-Mails. In manchen Unternehmen und Bereichen nimmt die E-Mail-Kommunikation mittlerweile sicherlich einen Großteil des Arbeitstages ein. Sie ist praktisch, meistens sind Mails schnell geschrieben und es ist unkompliziert in der Handhabung, vorausgesetzt man beherrscht das jeweilig verwendete Computerprogramm. Wo bleibt dabei aber die Produktivität, und ist eine E-Mail gleich eine E-Mail? In der elektronischen Kommunikation geschehen immer wieder Fehler. Damit sind aber nicht allein zwischenmenschliche Themen, versehentliche Unhöflichkeiten oder Missverständnisse gemeint. Auch der fachliche Inhalt und der Umgang mit den gängigen Funktionen wie cc, bcc etc. führen zu Problemen, nämlich dem de Produktivitätsverlusts.
Gängige Fehler bei der E-Mail-Kommunikation
Es mag auch ein Thema des Generationenwechsels und den modernen Kommunikationsmitteln sein, aber die gesprochene Sprache ist nicht gleich die geschriebene Sprache! Dennoch wirken Mails oft sehr formlos, ohne jegliche Struktur und Förmlichkeit als das zum Beispiel in Geschäftsbriefen der Fall wäre.
- Grammatik, Rechtschreibung, Flüchtigkeit oder Schlampigkeit
Wer kennt es nicht, das klassische „Manager Mail“ – keine Anrede, keine Grußformel. Militärisch knapp und zackig kommt die Entscheidung oder Arbeitsanweisung. Das, sowie offensichtliche Grammatikfehler und Flüchtigkeitsfehler vermitteln dem Empfänger, dass man sich nicht ausreichend Zeit genommen hat.
Jeder macht mal Fehler, vertippt sich oder verdreht Wörter.
TIPP: Gerade die mobilen Endgeräte bergen diese Tücken. Es empfiehlt sich hier der Hinweis, dass die Nachricht von einem Smartphone geschrieben ist, um beim Empfänger mehr Verständnis für Typos etc. zu generieren.
Unabhängig vom Gerät sollte man aber immer die Form wahren. Anrede, passende Grußformel, ganze und annähernd richtige Sätze in der jeweiligen Sprache sollten die Grundlage jedes Mails sein.
- Ist der Überblick dahin, ist die Produktivität dahin
Im Arbeitsalltag schwappen dutzende Mails am Tag durch den Posteingang. Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub, denn die Mailbox platzt aus allen Nähten. Kennen Sie das? Zum einen ist das sicher einer Unternehmens-un-kultur geschuldet. Zu viele Mails in Kopie ohne klaren Arbeitsauftrag oder Mehrwert. Zum anderen unklare Betreffzeilen. Um die Produktivität hoch zu halten sind klare Betreffzeilen und klare Arbeitsaufträge aber unerlässlich.
TIPP: Die Betreffzeile ist die Grundlage für die produktive Bearbeitung eines Mails. Durch diese wird entschieden wie hoch die Priorität ist, was der Inhalt der Mail ist und was mit der Mail weiter passieren soll. Sie gibt Struktur und hebt die Effizienz.
Nicht immer gelingt es, die Mails tagaktuell zu strukturieren und abzuarbeiten. Manche Mails werden verschoben, manchmal erst nach Tagen bearbeitet nachdem der Absender urgiert hat. Es wirkt unprofessionell, den Überblick zu verlieren. Mit Struktur im Mail-Posteingang, mit der man alle wichtigen Mails im Auge behält, sowie ein strukturierter Tagesablauf hilft dabei.
TIPP: Die Mailbearbeitung aktiv steuern! Im Idealfall werden fixe Zeiten am Tag reserviert in denen man Mails bearbeitet. Man unterschätzt wie sehr diese Maßnahme die Produktivität des Tages hebt.
Der Schlüssel ist, ein System zu etablieren, das funktioniert und dazu führt, dass man zuverlässig alles zur rechten Zeit beantworten kann.
- Trotz Einhaltung der Regeln Produktivitätsverlust durch Mails?
Selbst wenn die Netiquette im Mail eingehalten wurde, der Tag gut geplant wurde, kann noch ein hoher Prozentsatz an Produktivität verloren gehen. Ein Beispiel wäre, wenn Mails hin und her gehen um Kleinigkeiten eines Projektes abzustimmen. Bis zur Lösung des Themas und dem endgültigen Arbeitsauftrag vergeht schon mal ein Tag. Die Problematik verschlimmert sich, wenn man sich vor Augen führt, dass hierdurch ja nicht nur beim Verfasser und dessen direkten Empfänger produktive Zeit verloren geht, sondern auch bei jedem, der in cc gesetzt wurde. Gerade für solche Situationen empfiehlt es sich andere Wege der Kommunikation zu wählen:
Ein kurzes Telefonat
Ein kurzer Kaffee oder ein Treffen am Arbeitsplatz des Empfängers
Ein kurzes Meeting (face to face oder online) einberufen
In jedem dieser Fälle spart man viel Zeit, vermeidet Missverständnisse, hält nicht sinnlos andere Kollegen auf und mit einem nachfolgenden Protokoll kann man den Ausgang bzw. die Entscheidung auch gut dokumentieren. Ein positiver Nebeneffekt ist der soziale Austausch, der eine bessere Arbeitsgrundlage schafft.
- Der Kardinalsfehler – cc und bcc als Spiegel der Unternehmenskultur
Wie bereits erwähnt spiegeln die Optionen cc und bcc durchaus auch die generelle Unternehmenskultur wieder. Je eigenverantwortlicher und produktiver gearbeitet wird, desto selektiver werden diese Funktionen genutzt bzw. wird anstelle von Mails generell eher auf persönlichen Austausch gesetzt (wo möglich und sinnvoll). Was sind denn die negativen Impacts durch diese Funktion?
Produktivitätsverlust beim Verfasser, dem Empfänger und allen die in Kopie waren. Menschen verbringen also Zeit mit Informationen, die sie derzeit nicht brauchen
Verlust an Glaubwürdigkeit und Vertrauen – Das betrifft vor allem die bcc Funktion. Nichts ist schlimmer als im Hintergrund Informationen auszutauschen
Zeitverlust durch Suche
TIPP: bevor man das Mail schickt immer hinterfragen ob die Personen in Kopie dieses Mail tatsächlich benötigen. Im Idealfall wirklich den persönlichen Kontakt oder via Telefon suchen als Punkte via Mail zu diskutieren. Dafür ist dieses Medium schlichtweg nicht geeignet.
TIPP: die meisten Mailprogramme haben die Funktion automatische Regeln zu erstellen. In meinem Fall landen alle Mails auf denen ich nur in cc oder bcc bin automatisch in einem Ordner „just info“ – da ich davon ausgehe, dass diese Mails keinen für mich relevanten Arbeitsauftrag enthalten und ich daher nicht sofort oder überhaupt darauf reagieren muss. Das spart Zeit, Nerven und hilft sehr bei der Strukturierung und Priorisierung.
Gängige Fehler bei der E-Mail-Kommunikation
Wie bereits erwähnt sind Mails eine Quelle der Ablenkung, ein Stressor und einer der Hauptproduktivitätsfresser im beruflichen Alltag. Die Konzentration wird oft gestört und nicht selten für nicht relevante Informationen. Ein Großteil der täglichen Mails ist im besten Fall relevant aber nicht dringend. Oft ist gar nicht jeder angeschriebene ein eigentlich gewünschter Adressat der übermittelten Nachricht. Gerade deswegen sollte man Mails mit Bedacht einsetzen und sich sowohl was die Struktur als auch die Netiquette an gewisse Regeln halten um so viel Effizienz wie möglich aus diesem Medium zu holen.
TIPP: eine Möglichkeit wäre es, eine Unternehmensrichtlinie zum Thema Mail an die Mitarbeiter herauszugeben und/oder die Mitarbeiter und Führungskräfte dahingehend zu schulen. So eine Mail-Knigge dient dazu klare Botschaften zu versenden, weniger Zeit zu vergeuden und dadurch an Produktivität zu gewinnen und natürlich auch einen guten Umgang miteinander zu pflegen.
Was könnte man zum Beispiel in so einer Richtlinie definieren?
Welcher Personenkreis sollte wie eingebunden sein? (Eigenverantwortung und Freiraum)
Wie soll die Betreffzeile formuliert sein?
Wie soll der Inhalt der Nachrichten strukturiert werden?
Wie lang sollten Mails maximal sein? (Wörter, Zeichen etc.)
Anfangs- und Grußformeln
Grundsätzlich gilt – kurze Mails werden leichter gelesen als lange, verschachtelte. Das ist per se noch keine große Überraschung. So kann der Leser schnell und einfach den Inhalt erfassen und weiterverarbeiten. Wichtig zu wissen, wenn das Mail zu lang wird und die Key Message am Ende der Mail zu finden sein, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass genau dieser Punkt nicht alle Adressaten erreicht.
Welche Punkte helfen nun geschäftliche Mails effizient und produktiv zu gestalten?
Ordnung im Postfach (Die Funktion der automatischen Regeln nutzen und nicht zu sehr die Ordnerstruktur verschachteln)
Wichtige Dinge kurz und prägnant schreiben
Der Schlüssel ist ein passender Betreff, der die Kernbotschaft widerspiegelt
Sharepoints (Cloud-basierter Dienst, der Organisationen bei der Freigabe und Verwaltung von Inhalten hilft), Telefonate und persönliche Meetings sparen Mails und sind effizient in der Lösungsfindung. Bitte keine Diskussionen via Mail, wer diese umgeht fördert den Teamzusammenhalt die Zusammenarbeit unter Kollegen.
Mails nicht ständig checken! 2 bis maximal 3 Slots am Tag reichen dafür vollkommen aus. Die restliche Zeit wird umgesetzt. Wenn jemand dringend etwas benötigt, dann kann auch ein Anruf getätigt werden um die Dringlichkeit zu betonen.
Es ist nun schon ein paar Mal erwähnt worden, dass man Mails gut strukturieren soll um die die ideale Mischung aus Information und Freundlichkeit zu erreichen. Mit den folgenden 5 Punkten gelingt jedoch ein Großteil der Mails recht gut:
- Die passende Betreffzeile ist zentral
Die Betreffzeile soll auf den ersten Blick Aufschluss über den Inhalt geben. Es macht durchaus Sinn alle RE oder FWD bis auf eines aus dem Betreff zu löschen um die Erfassbarkeit zu verbessern.
- Die Key Message zu Beginn
Selbst wenn man der Vorgesetzte ist, haben Mitarbeiter keine Zeit sich durch Blabla zu lesen. Das bedeutet, nach einer höflichen Begrüßung und kurzen Einleitung kommt man am besten gleich zum Punkt und formuliert signifikant die Information oder den Arbeitsauftrag. Das Gegenüber wird es zu schätzen wissen, wenn achtsam mit dessen Zeit umgegangen wird. Gerade bei Führungskräften ist klare aber höfliche Kommunikation ein Mittel um Glaubwürdigkeit zu erlangen oder aber auch zu verspielen.
- In der Struktur liegt die Wurzel der Effizienz
Gerade wenn die Mail länger wird sollte man sie gut strukturieren. Überschriften oder Aufzählungen helfen hierbei. Eine andere Möglichkeit wäre es einen längeren Text als pdf in den Anhang zu geben und im Mail höflich auf den Inhalt des Anhangs hinzuweisen. ACHTUNG! Mails mit Anhang aber ohne Text sind nicht nur unhöflich, sondern werden auch meisten ungelesen gelöscht, da diese meisten für Viren etc. gehalten werden.
- In der Kürze liegt die Würze – das gilt aber bitte nicht für Abkürzungen
Abkürzungen sind in der geschäftlichen Kommunikation eigentlich ein absolutes No Go. Insbesondere der Trend zu aus dem englischen kommenden Abkürzungen ist grundsätzlich zu vermeiden. Ausnahme sind Abkürzungen die eindeutig sind und man zu 100% weiß, dass der Empfänger diese kennt. Übrigens – auch das bekannte MFG am Schluss eines Mails wird in den meisten Fällen als unhöflich empfunden. Sollte man schreibfaul sein, dann bitte die notwendigen Floskeln als Vorlage speichern.
- Zum Schluss macht natürlich auch der Ton die Musik
Gerade das klassische Führungskräfte-Mail – kurz, bündig, eher anschaffend und militärisch knapp und ohne jegliches Beiwerk – also extrem kurzgehalten und dadurch auch als extrem unhöflich empfunden. Das löst in der Regel Abwehr bei den Empfängern aus. Ausreden wie, sie hätten keine Zeit für Ausführlicheres, alles nur Befindlichkeiten, sie wüssten ja wie’s gemeint ist, kommen nur zu oft vor. Tun die Empfänger das wirklich? Es lohnt sich immer aus, eine E-Mail nicht mit gebellten Befehlen, allzu kurz gehaltenen Anweisungen und grußlosen Hinweisen zu füllen, sondern dem Empfänger die Wertschätzung entgegenzubringen, die man selbst auch erwartet.
Ganz so einfach ist gute E-Mail-Kommunikation also nicht. Rocket Science jedoch auch nicht und mit ein wenig Hausverstand, Planung und Höflichkeit kann ein Unternehmen gerade hier sehr viel an Produktivität und Kultur gewinnen.
- Trotz Einhaltung der Regeln Produktivitätsverlust durch Mails?
Selbst wenn die Netiquette im Mail eingehalten wurde, der Tag gut geplant wurde, kann noch ein hoher Prozentsatz an Produktivität verloren gehen. Ein Beispiel wäre, wenn Mails hin und her gehen um Kleinigkeiten eines Projektes abzustimmen. Bis zur Lösung des Themas und dem endgültigen Arbeitsauftrag vergeht schon mal ein Tag. Die Problematik verschlimmert sich, wenn man sich vor Augen führt, dass hierdurch ja nicht nur beim Verfasser und dessen direkten Empfänger produktive Zeit verloren geht, sondern auch bei jedem, der in cc gesetzt wurde. Gerade für solche Situationen empfiehlt es sich andere Wege der Kommunikation zu wählen:
Ein kurzes Telefonat
Ein kurzer Kaffee oder ein Treffen am Arbeitsplatz des Empfängers
Ein kurzes Meeting (face to face oder online) einberufen
In jedem dieser Fälle spart man viel Zeit, vermeidet Missverständnisse, hält nicht sinnlos andere Kollegen auf und mit einem nachfolgenden Protokoll kann man den Ausgang bzw. die Entscheidung auch gut dokumentieren. Ein positiver Nebeneffekt ist der soziale Austausch, der eine bessere Arbeitsgrundlage schafft.
- Der Kardinalsfehler – cc und bcc als Spiegel der Unternehmenskultur
Wie bereits erwähnt spiegeln die Optionen cc und bcc durchaus auch die generelle Unternehmenskultur wieder. Je eigenverantwortlicher und produktiver gearbeitet wird, desto selektiver werden diese Funktionen genutzt bzw. wird anstelle von Mails generell eher auf persönlichen Austausch gesetzt (wo möglich und sinnvoll). Was sind denn die negativen Impacts durch diese Funktion?
Produktivitätsverlust beim Verfasser, dem Empfänger und allen die in Kopie waren. Menschen verbringen also Zeit mit Informationen, die sie derzeit nicht brauchen
Verlust an Glaubwürdigkeit und Vertrauen – Das betrifft vor allem die bcc Funktion. Nichts ist schlimmer als im Hintergrund Informationen auszutauschen
Zeitverlust durch Suche
TIPP: bevor man das Mail schickt immer hinterfragen ob die Personen in Kopie dieses Mail tatsächlich benötigen. Im Idealfall wirklich den persönlichen Kontakt oder via Telefon suchen als Punkte via Mail zu diskutieren. Dafür ist dieses Medium schlichtweg nicht geeignet.
TIPP: die meisten Mailprogramme haben die Funktion automatische Regeln zu erstellen. In meinem Fall landen alle Mails auf denen ich nur in cc oder bcc bin automatisch in einem Ordner „just info“ – da ich davon ausgehe, dass diese Mails keinen für mich relevanten Arbeitsauftrag enthalten und ich daher nicht sofort oder überhaupt darauf reagieren muss. Das spart Zeit, Nerven und hilft sehr bei der Strukturierung und Priorisierung.
Gängige Fehler bei der E-Mail-Kommunikation
Wie bereits erwähnt sind Mails eine Quelle der Ablenkung, ein Stressor und einer der Hauptproduktivitätsfresser im beruflichen Alltag. Die Konzentration wird oft gestört und nicht selten für nicht relevante Informationen. Ein Großteil der täglichen Mails ist im besten Fall relevant aber nicht dringend. Oft ist gar nicht jeder angeschriebene ein eigentlich gewünschter Adressat der übermittelten Nachricht. Gerade deswegen sollte man Mails mit Bedacht einsetzen und sich sowohl was die Struktur als auch die Netiquette an gewisse Regeln halten um so viel Effizienz wie möglich aus diesem Medium zu holen.
TIPP: eine Möglichkeit wäre es, eine Unternehmensrichtlinie zum Thema Mail an die Mitarbeiter herauszugeben und/oder die Mitarbeiter und Führungskräfte dahingehend zu schulen. So eine Mail-Knigge dient dazu klare Botschaften zu versenden, weniger Zeit zu vergeuden und dadurch an Produktivität zu gewinnen und natürlich auch einen guten Umgang miteinander zu pflegen.
Was könnte man zum Beispiel in so einer Richtlinie definieren?
Welcher Personenkreis sollte wie eingebunden sein? (Eigenverantwortung und Freiraum)
Wie soll die Betreffzeile formuliert sein?
Wie soll der Inhalt der Nachrichten strukturiert werden?
Wie lang sollten Mails maximal sein? (Wörter, Zeichen etc.)
Anfangs- und Grußformeln
Grundsätzlich gilt – kurze Mails werden leichter gelesen als lange, verschachtelte. Das ist per se noch keine große Überraschung. So kann der Leser schnell und einfach den Inhalt erfassen und weiterverarbeiten. Wichtig zu wissen, wenn das Mail zu lang wird und die Key Message am Ende der Mail zu finden sein, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass genau dieser Punkt nicht alle Adressaten erreicht.
Welche Punkte helfen nun geschäftliche Mails effizient und produktiv zu gestalten?
Ordnung im Postfach (Die Funktion der automatischen Regeln nutzen und nicht zu sehr die Ordnerstruktur verschachteln)
Wichtige Dinge kurz und prägnant schreiben
Der Schlüssel ist ein passender Betreff, der die Kernbotschaft widerspiegelt
Sharepoints (Cloud-basierter Dienst, der Organisationen bei der Freigabe und Verwaltung von Inhalten hilft), Telefonate und persönliche Meetings sparen Mails und sind effizient in der Lösungsfindung. Bitte keine Diskussionen via Mail, wer diese umgeht fördert den Teamzusammenhalt die Zusammenarbeit unter Kollegen.
Mails nicht ständig checken! 2 bis maximal 3 Slots am Tag reichen dafür vollkommen aus. Die restliche Zeit wird umgesetzt. Wenn jemand dringend etwas benötigt, dann kann auch ein Anruf getätigt werden um die Dringlichkeit zu betonen.
Es ist nun schon ein paar Mal erwähnt worden, dass man Mails gut strukturieren soll um die die ideale Mischung aus Information und Freundlichkeit zu erreichen. Mit den folgenden 5 Punkten gelingt jedoch ein Großteil der Mails recht gut:
- Die passende Betreffzeile ist zentral
Die Betreffzeile soll auf den ersten Blick Aufschluss über den Inhalt geben. Es macht durchaus Sinn alle RE oder FWD bis auf eines aus dem Betreff zu löschen um die Erfassbarkeit zu verbessern.
- Die Key Message zu Beginn
Selbst wenn man der Vorgesetzte ist, haben Mitarbeiter keine Zeit sich durch Blabla zu lesen. Das bedeutet, nach einer höflichen Begrüßung und kurzen Einleitung kommt man am besten gleich zum Punkt und formuliert signifikant die Information oder den Arbeitsauftrag. Das Gegenüber wird es zu schätzen wissen, wenn achtsam mit dessen Zeit umgegangen wird. Gerade bei Führungskräften ist klare aber höfliche Kommunikation ein Mittel um Glaubwürdigkeit zu erlangen oder aber auch zu verspielen.
- In der Struktur liegt die Wurzel der Effizienz
Gerade wenn die Mail länger wird sollte man sie gut strukturieren. Überschriften oder Aufzählungen helfen hierbei. Eine andere Möglichkeit wäre es einen längeren Text als pdf in den Anhang zu geben und im Mail höflich auf den Inhalt des Anhangs hinzuweisen. ACHTUNG! Mails mit Anhang aber ohne Text sind nicht nur unhöflich, sondern werden auch meisten ungelesen gelöscht, da diese meisten für Viren etc. gehalten werden.
- In der Kürze liegt die Würze – das gilt aber bitte nicht für Abkürzungen
Abkürzungen sind in der geschäftlichen Kommunikation eigentlich ein absolutes No Go. Insbesondere der Trend zu aus dem englischen kommenden Abkürzungen ist grundsätzlich zu vermeiden. Ausnahme sind Abkürzungen die eindeutig sind und man zu 100% weiß, dass der Empfänger diese kennt. Übrigens – auch das bekannte MFG am Schluss eines Mails wird in den meisten Fällen als unhöflich empfunden. Sollte man schreibfaul sein, dann bitte die notwendigen Floskeln als Vorlage speichern.
- Zum Schluss macht natürlich auch der Ton die Musik
Gerade das klassische Führungskräfte-Mail – kurz, bündig, eher anschaffend und militärisch knapp und ohne jegliches Beiwerk – also extrem kurzgehalten und dadurch auch als extrem unhöflich empfunden. Das löst in der Regel Abwehr bei den Empfängern aus. Ausreden wie, sie hätten keine Zeit für Ausführlicheres, alles nur Befindlichkeiten, sie wüssten ja wie’s gemeint ist, kommen nur zu oft vor. Tun die Empfänger das wirklich? Es lohnt sich immer aus, eine E-Mail nicht mit gebellten Befehlen, allzu kurz gehaltenen Anweisungen und grußlosen Hinweisen zu füllen, sondern dem Empfänger die Wertschätzung entgegenzubringen, die man selbst auch erwartet.
Ganz so einfach ist gute E-Mail-Kommunikation also nicht. Rocket Science jedoch auch nicht und mit ein wenig Hausverstand, Planung und Höflichkeit kann ein Unternehmen gerade hier sehr viel an Produktivität und Kultur gewinnen.
Czipin Leistungen bei Reorganisation & Führungsverhalten:
Identifikation der realen Arbeitsabläufe: Dabei erarbeiten wir einen individuellen Ansatz für jeden unserer Kunden. Wir orientierten uns an der Situation sowie der Kultur des Unternehmens.
Matrix von Zuständigkeiten und Kompetenzen auf Basis von Interviews
Erhebung der Kundenbedürfnisse mithilfe von Befragungen
Entwicklung Organisationsmodell neu
Entwicklung einer neuen Kompetenz- und Verantwortungsmatrix
Implementierung
Erfolgskontrolle
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und Ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater für produktives Führungsverhalten wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Czipin Leistungen bei Reorganisation & Führungsverhalten:
Identifikation der realen Arbeitsabläufe: Dabei erarbeiten wir einen individuellen Ansatz für jeden unserer Kunden. Wir orientierten uns an der Situation sowie der Kultur des Unternehmens.
Matrix von Zuständigkeiten und Kompetenzen auf Basis von Interviews
Erhebung der Kundenbedürfnisse mithilfe von Befragungen
Entwicklung Organisationsmodell neu
Entwicklung einer neuen Kompetenz- und Verantwortungsmatrix
Implementierung
Erfolgskontrolle
Bei Czipin glauben wir fest an unsere Methoden und Ihren Erfolg. Deshalb machen wir unser Honorar auch von Ihrem Erfolg abhängig.
Unser Erfolgsrezept lautet Transparenz. Als Berater für produktives Führungsverhalten wollen wir als Ihr Partner gemeinsam für die Basis für zukünftigen Erfolg arbeiten. Wir sprechen die Sprache unserer Kunden!
Eine etwas andere Case Study zum Thema Reorganisation
„Wie eine Unternehmenszentrale wieder in Tritt kam“ gibt es
Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
